3 fejl dine kolleger i mødebranchen begår
når de booker hotelværelser til deres deltagere
Der ER mange ting at holde styr på, når man planlægger en event.
Regler. Procedurer. Branchenormer.
Og helt ærligt. Overnatningsdelen er bare en lille del af de mange opgaver, du sidder med som primær ansvarlig for en event. Derfor er der også et par klassiske fælder, du risikerer at gå i, når du skal sørge for overnatning til dine deltagere.
Eller … Det kan godt være, det ikke er en udfordring for lige præcis dig. Men generelt er der 3 klassiske fejl, dine kolleger i eventplanlægningsbranchen begår. Ofte endda. Dem kigger vi nærmere på i denne uges blogindlæg.
De 3 fejl dine kolleger i møde- og eventbranchen begår, når de booker hotelværelser til deres deltagere kommer her:
1. De glemmer at afstemme forventninger
Dine kolleger i mødebranchen bestiller overnatning i blinde. Forstået på den måde, at de glemmer at afstemme forventninger med enten deres bagland og/eller med deres deltagere.
Det er drønvigtigt, at du tager hensyn til hvilken type personer eller gruppe, du booker overnatning til. Har de nogle særlige behov eller ønsker? Og husk så, at pris og kvalitetsniveau på overnatningen oftest hænger sammen. Har du et budget at tage hensyn til? Eller er beliggenhed og hotelstandard vigtigere? Hvis du har forventningsafstemt disse parametre med dit bagland og du kommunikerer tydeligt omkring det, undgår du frustrerede deltagere og stakeholders.
2. De er ikke opmærksomme på afbestillingsregler og regler for reducering af antal værelser
Dine kolleger i møde- og eventbranchen er ikke opmærksom på at overholde de enkelte hotellers regler for afbestilling og reducering af værelser. Og det kan desværre ende med at koste. Dyrt!
Selvom det kan være uoverskueligt at huske de forskellige tidsfrister (især hvis du jonglerer med mere end ét hotel af gangen) er det super vigtigt, at du noterer dig disse datoer og agerer i god tid inden fristen løber ud. Ellers risikerer du at betale for værelser, du ikke skal bruge.
3. De booker for få værelser
Dine kolleger i møde- og eventbranchen bestiller ikke nok værelser.
Ikke fordi de ikke kan tælle. De tror, de kender det præcise deltagerantal. For deltagerne har jo tilmeldt sig. Men især ved gruppereserveringer, er der altid nogen, der ikke kan beslutte sig for, om de rent faktisk skal deltage eller ej. Ofte kommer der 1-2 ekstra tilmeldinger dumpende på et senere tidspunkt. Og så kan det være super svært at finde værelser til disse ekstra personer på samme hotel som resten af gruppen (nogen gange er det svært at finde et værelse overhovedet!) Derfor kan det være en fordel at reservere lidt flere værelser, end du egentligt skal bruge. Vær dog fortsat opmærksom på evt. afbestillingsregler, hvis du ender med ikke at få brug for værelserne.
