3 (gode) grunde til at arrangere transport for dine deltagere

Ved større arrangementer, fx 2-dages konferencer, messer, store årsmøder og lignende, kan det være en fordel for dig, at koordinere logistikken under arrangementet. Simpelthen at sørge for, at dine deltagere bliver fragtet rundt i i løbet af de dage, dit arrangement løber af stablen.

Det gælder fx hvis du har mere end én venue i brug til det officielle program. Det betyder nemlig, at dine deltagere på en eller anden måde skal fra A til B i løbet af dagen. Eller hvis dine deltagere (eller måske bare nogle af dem) skal deltage i en officiel middag om aftenen. Så har de brug for at komme fra venue til deres hotel for at tjekke ind og måske skifte tøj. Og derefter har de brug for at blive fragtet fra hotellet til stedet, hvor den officielle middag foregår. Og igen fra hotellet til venue næste morgen, hvor dag 2’s program folder sig ud.

Selvom det kræver et godt overblik og en del tid, at koordinere shuttle for dine deltagere, er det alligevel rigtig godt givet ud. Der er nemlig flere åbenlyse fordele ved at du selv har fod på logistikken. Både for dig og dine deltagere Og kniber det med, at du selv kan finde tiden til at planlægge shuttle, kan du altid udlicitere opgaven til OrgaNicer 😊

Se hvordan OrgaNicer hjælper med shuttle her.

De 3 (gode) grunde til at arrangere transport (i fagsprog kaldet shuttle) for dine deltagere kommer her:

1. Det er god service

Hvis du sørger for al shuttle i løbet af arrangementet, sparer dine deltagere en masse tid og kræfter på selv at skulle sørge for transport, finde parkering, finde vej og holde tidsplanen i programmet. Det er både stressende og relativt irriterende for deltagerne, hvis de selv er overladt denne opgave. Så påtag dig al bøvlet med shuttle og giv dine deltagere en rigtig god serviceoplevelse ved at du har sørget for det hele.

2. Du kan bruge tiden fornuftigt

Når du står for shuttle til dine deltagere, har du samtidig mulighed for at brugen transporttiden til noget fornuftigt. Du kan fx sørge for faciliterede netværksøvelser under transporten eller arrangere sjove indslag eller faglige oplæg under transporten. Det gør, at transporttiden opleves som værdifuld frem for som spildtid.

3. Du har styr på dine deltagere

Ro og flow i programmet handler selvfølgelig også om hvordan dagen er designet. Men det faktum, at du har styr på dine deltagere og ved hvor de er hele tiden, bidrager også til ro på stolerækkerne. Du kan nemlig sikre dig, at de deltager i det fulde program og ikke går hjem før tid eller dropper festen om aftenen, hvilket kan være ærgerligt for totaltoplevelsen (både for den, der går hjem før tid, og for dem, der er tilbage).

Så tag dig tid til at planlægge shuttle for dine deltagere. Det er godt givet ud. Og hav tålmodighed. Ikke alle er lige gode til at melde tilbage, hvis du fx har brug for at indhente oplysninger om ankomsttider og afrejsetider. Men i sidste ende, kan det vise sig at være en fordel for både dig og dine deltagere, at du har taget hånd om det hele.

De bedste hilsner,

Tina Biel,

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig