At styre forventninger

“Promising too much can be as cruel as caring too little.”
― Bill Clinton

Det er altid let at være begejstret, når der skal fortælles om events og lidt for ofte bruger vi som mødeplanlæggere tid på, at skulle forklare, hvorfor et arrangement ikke helt lever op til deltagernes forventning.

Vi vil det hele, men glemmer ofte, at det ikke kun gælder om at få deltagerne til at komme, men også til at få dem til at tage afsted igen – med et smil på læben.

Du kender sikkert disse situationer:

• Årets møde/kongres: Sidste års møde gentaget med lidt nye farver og et andet design – ellers det samme.
• Spændende indlæg: Powerpoints med 100 ord pr. side og en taler, der ikke helt får budskabet ud over rampen, men til gengæld kan tale længe.
• Netværksmuligheder: Vi stopper 1000 mennesker sammen og så er der 2 gange 15 minutter til netværk – hvor der også skal drikkes kaffe, tisses af, passeres de 999 andre på vej ind og ud af lokalet, checkes mail og tales med dem fra kontoret, der også deltager.

Vær ærlig

Det kunne være forfriskende, hvis marketingafdelingen ville skrive: Mødet er som sidste år, med nogle få forbedringer. Så er chancerne lidt større for, at vi som mødeplanlæggere bliver taget alvorligt. For så har man sikret, at deltagernes forventning reelt matcher arrangementet.
Som en hjælp til dit arbejde med mødeplanlægning, vil vi i de kommende uger give vores bud på, hvordan du som mødeplanlægger kan være med til at rykke på indhold, netværksmuligheder og dermed effekten af mødet på en ny og anderledes måde. Vi starter med denne uges mødetips herunder.

Ugens mødetips

• Lav øvedage for indlægsholdere 2-3 uger før mødet. Optag seancen på video og tilknyt en coach til de værste.
• Brug Picha Kucha som inspiration til jeres præsentationer. 20 slides af 20 sekunder. Timet på forhånd og designgodkendt. Det får jeres talere til at forberede sig.

Indtil vi ses igen: Styr forventningerne