Event matchmaking: Sådan gør du under eventen

God matchmaking kan være alfa-omega i dine deltageres oplevelse af at mødedeltagelsen er en værdifuld investering. Det hjælper dine deltagerne til at udvide netværket – og finde præcis de kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv., som i sidste ende gør, at tiden og pengene brugt på eventen var det hele værd.

Men hvordan gør man egentlig, sådan rent praktisk under eventen, når man har gjort sit forarbejde, og fundet ud af hvem der matcher med hvem?

• Bordplan: Hvis dit møde har en officiel middag, frokost eller lignende, er noget af det bedste simpelthen at parre dine matches op ved samme bord.
• Hotel: I forlængelse af bordplanen, kan du lade dine matches bo på samme hotel. Så er det lige ud at landevejen at fortsætte den gode snak fra middagen på hjem i bussen og igen blive mindet om hinandens eksistens ved morgenbuffeten.
• Workshops: Hvis mødet indeholder workshops, eller andre aktiviteter, hvor man skal deles op i hold, kan du sørge for at dine matches skal deltage i workshoppen på det samme tidspunkt eller hold. Igen for at øge sandsynligheden for at de kommer godt i snak med hinanden.
• Møder-i-mødet: Til messer er der ofte mulighed for på forhånd at lave aftaler med de ”emner” man finder interessante. Men hvis man ikke ved hvem, der er interessante, hvor skal man så starte? Som mødeplanlægger, kan du sætte små møder op for dine deltagere, allerede inden mødet. Og hvis der er mange matches, kan egentlige speed dating sessioner være en god mulighed. Gerne med en god icebreaker-session forinden til at få deltagerne lidt igang.
• Udover ovenstående ”analoge” metoder, bruger vi hos OrgaNicer flere forskellige digitale metoder til matchmaking. Fx et online system, hvor deltagerne, efter at have svaret på forskellige spørgsmål om interesseemner, selv kan “booke” møder med andre deltagere, som de matcher med. Selvfølgelig med mulighed for at se, hvornår de andre deltagere er ledige. På samme måde, er det smartest hvis deltagerne har mulighed for at kontakte hinanden før og efter eventen, fx igennem en event-app.

Det er svært at lave “salgs” matchmaking, hvis alle deltagere er sælgere. Så vær opmærksom på hvordan fordelingen af de forskellige typer af mødedeltagere er. Hvis den er skæv, så overvej en mere erfa-fokuseret matchmaking i stedet for.

For du skal selvfølgelig ikke lave matchmaking, bare for at sige at der er matchmaking. Det skal give mening (altså værdi) for deltagerne, og der skal være tid (og plads) til det at gøres ordentligt.

Du kan læse meget mere om det gode forarbejde, som går forud for selve matchmaking-aktiviteterne i mit tidligere blogindlæg: ”Matchmaking starter i registreringsskemaet”.

De bedste hilsner,

Annette Bang Nielsen

Bookingchef i OrgaNicer