Når en træls opgave går hen og bliver virkelig træls
Fakturering – the gift that keeps on giving
Forestil dig det her:
Du sidder godt tilbagelænet i din kontorstol. Du har en frisk kop kaffe i hånden og har lige vinget én af de mere trælse opgaver af på din to-do-liste.
Du har nemlig lige sendt regninger ud i forbindelse med en konference, der skal holdes om et par måneder. En klassisk faktureringsopgave. Ingen større udfordringer. Bare lidt småkedeligt og så tog det desværre alt, alt for lang tid. For der var mange deltagere. Og du har rigtig mange andre opgaver på dit bord, du også skal have set på.
Men nu er du færdig.
Tjek.
Done.
Videre på to-do-listen, der som sædvanlig er alt for lang. Og fyldt med mere komplicerede opgaver, der kræver lidt mere af dig (og som faktisk også er noget mere spændende).
Men så er det, at telefonen ringer. Det er én af deltagerne. Han mener, regningen er forkert, for han er ansat i en offentlig institution og skal derfor ikke betale moms. Han vil gerne have dig til at rette regningen og sende en ny. Du forklarer ham stille og roligt, hvordan momsreglerne hænger sammen og at regningen er, som den skal være.
Kort efter tikker der en mail ind. Det er fra en anden deltager. Hun vil bare sige, at regningen ikke skal sendes til hende alligevel. Hun er nemlig blevet forhindret og har fået lov til at sende en anden deltager i stedet. Du noterer hendes kontaktoplysninger og afklarer med din kollega, at det er korrekt, at de har tilladt en anden deltager i stedet. Og retter til de nødvendige steder i dit faktureringssystem, hvis du er heldig nok til at have sådan et til hjælp.
Og sådan bliver det ved.
Ikke på én gang. Men godt fordelt ud over de kommende dage og måneder.
Så snupper faktureringsopgaven, der egentligt var overstået og allerede havde taget for meget af din tid, lige 10 minutter mere her og der. Igen og igen. River dig ud af andre opgaver.
Det er lettere frustrerende.
Og det er en situation, mange mødekoordinatorer kan nikke genkendende til.
For du kan sagtens selv håndtere betaling og fakturering til dine arrangementer. Men i erkendelse af, at ressourcerne er ikke uendelige, er der mange, der vælger at uddelegere opgaven til en Professional Conference Organiser (PCO). Altså sådan nogen som OrgaNicer.
Især når der er tale om større arrangementer, såsom konferencer, kongresser, eller store årsmøder.
Det koster ganske vist lidt, hvis du skal have os til at håndtere opgaver som tilmelding, hotelbooking, opkrævning af indbetaling osv. Men altså, det gør din egen tid jo også. Og der er masser af mere komplicerede opgaver, du ikke så let kan videredelegere til andre.
Så overvej, om du kan finde plads i dit budget til at lade nogle andre stå for fakturering og håndtering af betaling. Så du slipper for alt bøvlet. Og ikke skal bruge din tid på billetsalg, rådgivning om online betaling med kreditkort, fakturering (via e-mail eller EAN-faktura), momsregler, rykkerprocedurer, inkasso, og alt det der.
Og er du i tvivl om, hvorvidt det er det rigtige for dig at uddelegere eller ej, så giv mig et kald. Så finder vi ud af det sammen.
De bedste hilsner,
Annette Bang Nielsen
Bookingchef i OrgaNicer
