Giv din fyldte mailboks et kram – og kom godt tilbage i rutinen

 

Så er vi på den igen.

Efter en dejlig sommerferie.

 

Måske er du lynhurtigt oppe i tempo – møder og arrangementer planlægger jo ikke sig selv.

Eller måske har du svært ved at komme op i gear efter ferien. Og drømmer dig tilbage til feriens langsomme trummerum.

I så fald har du, højst sandsynligt, haft en hjerne-venlig ferie. Og ferien har haft lige præcis den effekt, som ferier skal have.

At komme ned i ferietempo er sundt. Men at komme op igen.

 

Av.

 

Det kan føles som et jetlag af dimensioner.

Og selvom feriesæsonen er over de fleste af os, så kender du formentlig én, som ikke har holdt ferie.

Som i overhovedet.

 

Din mailboks.

 

Varm op

Det giver måske sig selv. At du ikke kaster sig over komplekse opgaver på dag 1 efter ferien.

Det er en god idé at varme lidt op først. Og til det formål tjener mail-bjerget fint.

En fyldt mailboks er en udmærket måde at komme tilbage i arbejdsrutinen på. Og en god anledning til at reflektere lidt over egne mail-vaner.

 

Sortér efter afsender

Et godt fif til at få has på mailboksen, er at starte med at sortere mails efter afsender – og undgå at læse mails i kronologisk rækkefølge.

Så kan du hurtigt prioritere vigtige afsendere. Og hurtigt slette mails a la “kage i kantinen”.

Hvis en afsender har sendt dig mails om flere forskellige emner, så overvej at ringe vedkommende op.
Det sparer tid, og der er ofte nyt i sagen siden henvendelsen ramte dig. Og så er der en anden fordel.

Har-du-haft-en-god-ferie-samtaler er nemlig en god anledning til at pleje relationen lidt. For formen for feriesnak er uhøjtidelig og sludrende – og det kan være en god icebreaker – både over for kollegaer, som også er ramt af post-ferie-blues, og i kontakten til kunder og samarbejdspartnere.

 

Lav et system

Når du har sorteret efter afsender, og har slettet de mails som slettes kan, kan du arbejde indbakken i bund ved hjælp af et lille system.

Lav en mappe til de mails, som er gode at have til opgavemæssige tomrum. Fx der ti minutter før frokost, hvor det ikke giver mening at tage hul på en ny opgave.

Nyhedsbreve og blogindlæg kan passende ryge i den mappe :-).

 

Lav også en mappe til alle de mails, som kræver en mindre opdatering i andre systemer eller et simpelt tjek fra din side. Fx justeringer af antal mødedeltagere, bekræftelser på hotelreservationer, opdatering af diverse datoer osv. osv. Det smarte er, at du ikke skal åbne dine hjælpesystemer igen og igen.

Du klarer rækken af småjusteringer på én gang.

 

De korte

Som det næste tager du hul på de mails, som du kan afslutte på under to minutter.

Når du er igennem disse, og har vænnet dig til den ukomfortable og alt for oprejste stilling i kontorstolen, har du formentlig gjort et bemærkelsesværdigt indhug i mængden af mails.

 

… og de lange

Til slut svarer du på de mails, som tager længere end to minutter at svare på.

 

Og så kan du endelig gå i gang med at danne et overblik over de kommende dage, uger eller måneders arbejde med møder og arrangementer.

 

Og husk – hvis du tænker, at det er uoverkommeligt hårdt at komme i gang igen, så bliver det per automatik hårdt.

Beslut dig for at være ovenpå.

 

Det betyder ikke, at du skal springe rundt og være lalleglad.

Bare smil og tænk positivt.

Så skal du nok få styr på den mailboks.

 

Rigtig god arbejdslyst!

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen,

Projektleder i OrgaNicer

 

 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig