Online standbooking – Spar 10 timers arbejde på 10 minutter

På en helt almindelig konference, er der ganske ofte et antal samarbejdspartnere, som, på den ene eller anden måde, gerne vil eksponeres overfor deltagerne. Én af måderne, hvorpå dét kan foregå, er ved at disse samarbejdspartnere opstiller en fysisk stand et synligt sted på konferencen.

Til nogle konferencer er der ganske få af disse stande, eller ”udstillere”, alt efter hvad du foretrækker at kalde dem.

Til andre er der mange.

Og selvom den enkelte udstiller selv kommer med deres fysiske stand, stiller den op og bemander den under konferencen, giver det alligevel en del ekstra arbejde til dig og mig, som håndterer alt det praktiske. For der er altid en masse praktiske spørgsmål og ting, der skal på plads.

Her kommer et par eksempler fra den virkelige verden:

  • Hvor må vi stille standen op?
  • Hvor stor må standen være?
  • Kan jeg få plads til en bil som en del af min stand?
  • Hvor mange folk må jeg have på min stand?
  • Hvor mange sælgere, må jeg have på standen?
  • Hvorfor må jeg ikke have flere sælgere med?
  • Skal vi selv betale for forplejning?
  • Kan vi få noget andet forplejning end deltagerne?
  • Hvordan med overnatning til mit personale?
  • Er der nok (og de rigtige) strømstik og belysning på standen?
  • Er der kabel til internet?
  • Hvem skal vi stå ved siden af (andre udstillere)?
  • Kan vi få lov at flytte standen og stå ved siden af nogle andre?
  • Hvad koster ekstra belysning?

Det kan nemt gå hen og tage ganske lang tid at besvare alle spørgsmål. Og ikke mindst at få puslespillet til at gå op med hvilken udstiller, der skal have hvilken placering.

Hos OrgaNicer tidsregistrerer vi alle vores opgaver. Derfor ved vi, at det tager minimum 1 time at håndtere 1 udstiller på en konference. Fordi de typisk ikke samler deres spørgsmål eller bestillinger – men drysser dem ud over de 14 dage, der ligger lige op til konferencen.

Det er noget mere, end man skulle tro.

Og det er altså ikke i dagene op til en konference, mødeplanlæggere som du og jeg, har tid til en masse ekstra opgaver.

Har du bare 10 udstillere til din konference, giver det mindst 10 timers ekstra arbejde lige op til dørene åbner.

Nej tak!

Heldigvis behøver vi (og vores kunder) ikke bruge ret meget krudt på den slags mere. For vi styrer det hele fra vores event management system. Du skal ganske vist bruge 10 minutter på at koordinere med os, men så sætter vi til gengæld et system op, der håndterer alle dine udstillere let og uden problemer.

Et system, hvor dine udstillere kan bestille, registrere (og betale) alt ét sted. Forplejning, fysisk placering, teknik, møblement, osv. – the sky is the limit. Det aftaler du og jeg sammen.

Og sådan kan de gå til, at du kan spare minimum 10 timers arbejde ved at bruge 10 minutter sammen med os.

Vil du vide mere? Så tjek vores online standbooking ud lige her.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Tilmelding og Registrering
sådan hjælper OrgaNicer

Tilmelding og Registrering

Sådan hjælper vi dig med at styre tilmelding og registrering til din konference på en nem måde. Og når du lader os hjælpe med registrering og tilmelding, sparer du tid. Meget tid.

Fakturering
sådan hjælper OrgaNicer

Fakturering

Det burde være simpelt, men der er altid udfordringer, når man skal indkræve betaling for deltagelse på et arrangement. Selvom det forekommer, er det sjældent fordi dine deltagere ikke vil betale. De glemmer det bare, eller har indbetalt forkert, eller …

Eventapp
sådan hjælper OrgaNicer

Eventapp

Vi sørger for at din event app passer både i udtryk og indhold til dit arrangement. En event app giver rig mulighed for interaktion og er et bæredygtigt alternativ til trykt program og praktiske informationer.