10 klassiske fejl ved navneskilte

Navneskilte virker måske som en enkel opgave at løse. Og det er skam heller ikke så kompliceret.

Alligevel er der nogle helt klassiske fejl, som mange af dine kolleger i branchen begår, når de laver navneskilte til deres deltagere. Fejl, der enten skaber forvirring hos deltagerne, giver mere arbejde til dig, eller giver indtryk af, at du som arrangør ikke har styr på tingene.

Og det er selvfølgelig ærgerligt.

Især når der faktisk ikke skal så meget til, før det hele spiller.

Se hvordan OrgaNicer kan hjælpe med navneskilte til dit næste arrangement her.

Derfor kommer her 10 klassiske fejl ved navneskilte til events, konferencer, messer, generalforsamlinger og andre faglige arrangementer. Tjek dem igennem – og skulle du være skyldig i en enkelt eller to, kan du jo altid bruge listen som tjekliste, næste gang du laver navneskilte 😊

10 fejl, du ikke må begå, når du laver navneskilte (1-3)

 


1. Forkert sortering

Du har ikke sorteret navneskiltene hjemmefra, og bruger derfor alt for meget tid på at lede efter det rigtige navneskilt. Deltageren står utålmodigt og venter, der bliver kø, og du sveder, mens du febrilsk bladrer de 500 navneskilte igennem.

Ikke så fedt.

Navneskilte skal sorteres efter alfabetisk rækkefølge – også på 2. og evt. 3. bogstav, alt efter hvor mange deltagere, du har til dit arrangement. Overvej hvilken sortering, der er nemmest og giver mest mening for deltagerne: ved fornavn, efternavn, evt. sammen med en sortering efter virksomhedsnavn eller land i særlige tilfælde.


2. Layoutet er ikke tilpasset

Når du designer dit navneskilt, skal du huske, at less is more. For mange logoer eller for meget tekst kan nemt give et meget rodet og uoverskueligt navneskilt. Hvor de vigtigste oplysninger som navn og fx virksomhed drukner i mængden.

Og ja, det vil altid være en afvejning. For der er sikkert en masse samarbejdspartnere, der gerne vil have synlighed, også på navneskiltet.

Få hjælp til at lave dine navneskilte.


3. Autosortering i Excel er kikset

Det er en smart og enkel genvej at bruge autosortering i Excel, når du skal have dine navnelister i alfabetisk rækkefølge. Men pas på at navne/titel/virksomhedsnavne ikke skrider ved en autosortering i Excel. Det giver utilfredse deltagere, når en virksomheds CEO pludselig får titlen ”Markedsføringskoordinator” på navneskiltet. Især ved internationale arrangementer, hvor titler ofte er vigtigere for deltagerne, end de er i Danmark.

Trust me.

Jeg har en kollega i branchen, der engang stod med denne udfordring. Det var virkelig ikke en god dag for hende. Som i: hun var helt nede, da vi talte sammen i telefonen. Men den historie kan du få en anden dag.


4. Kontroller for tastefejl

Ja selvfølgelig, tænker du. Men selvom du bruger de oplysninger, dine deltagere selv har indtastet, er der alligevel næsten altid fejl. Og de kan sjældent huske, at de selv har tastet navnet forkert ind, hvorfor det ender med at se ud som om det er dig, der har sjusket.

Tjek derfor altid for åbenlyse slåfejl. Og sikr dig, at navnene står ens ved alle deltagerne (store forbogstaver, store/små bogstaver og at navne deles grammatisk korrekt, hvis det er så langt at der skal bruges to linjer – eller tilpas det generelle design, så dette ikke bliver et problem).


 5. For lille skriftstørrelse

Det giver næsten sig selv. Navneskilte skal kunne læses af andre. På en passende, ikke invaderende afstand. Vælg derfor en tydelig font og skriftstørrelse. Spar hellere den smarte grafik og definer gerne et max antal anslag (antallet af bogstaver) allerede i dit registreringsskema, hvor deltagerne indtaster deres navn. Så du er sikker på, navnet kan være på navneskiltet.


 6. Navneskiltstype

Der findes masser af forskellige slags navneskilte. De kan variere i udtryk, størrelse, materialer, design, osv. Tænk over hvilken type navneskilt, der passer til dit arrangement. Og husk at afveje fordele og ulemper ved de forskellige modeller, du overvejer.

Fx kan navneskilte, der sættes fast med en lille nål, risikere at ødelægge dine deltageres tøj. Hvilket kan medføre at nogle deltagere helt fravælger at bære navneskiltet.

Ofte er de også for små, til at de kan læses på fornuftig afstand. En deltager til Planner Days fortalte mig engang, hvor taknemmelig han var for, at der var store, letlæselige navneskilte. Som moden herre, var det nemlig meget ubehageligt for ham, at skulle forsøge at læse navnet på kvinders navneskilte, når de sad fast med nål på brystet og havde alt for lille skriftstørrelse. Han ville helst ikke starte en ny relation med at blive misforstået som én, der lurer på kvindebryster frem for at netværke professionelt.

God pointe.


 7. Tid

At lave lister, læse korrektur, designe navneskilte, flette lister, trykke, sætte i plasticlommer og sortere alfabetisk er ikke raketvidenskab.

Men det tager tid.

Det er en af de helt store klassikere at undervurdere, hvor lang tid det egentligt tager, at lave navneskilte, hvis man står med HELE processen selv. Husk derfor at sætte tid nok af til at få denne administrative opgave løst ordentligt, så du ikke ender med at stå og sortere og sætte i plastiklommer natten før dine deltagere dukker op.

Slip for bøvlet og lad OrgaNicer løse opgaven med navneskilte for dig – læs mere her.


8. Udlevering af navneskilte til deltagerne

Overvej udleveringssituationen. Hvordan skal dine deltagere få deres navneskilt? Det er en klassisk fejl ikke at have gennemtænkt hvordan du vil udlevere navneskiltene. Og så ender situationen nemt i kaos og du fremstår uprofessionel i deltagernes øjne.

Skal gæsterne fx selv finde deres navneskilt, kræver det plads, da de skal lægges frem eller stilles op, så det er let for deltagerne at finde sit eget navneskilt. Hvis du hellere selv vil udlevere navneskiltene kræver det derimod mere bemanding, men er måske til gengæld en lidt bedre service.

Få hjælp til bemanding og udlevering af navneskilte m.m. Læs mere om hvordan vi hjælper med praktik og logistik her. 


9. Intelligente navneskilte

Overvej om dit navneskilt KUN skal være et navneskilt. Måske skal det også løse andre opgaver? Fx kan bagsiden af navneskiltet bruges til en kort beskrivelse af arrangementets program eller vise deltageres valgte overnatningssted. En tredje mulighed er at forsiden viser relevante ikoner, som giver adgang til forskellige områder/aktiviteter el.lign. Mulighederne er mange.

Tag fat på én af vores projektledere, hvis du vil have hjælp til at lave intelligente navneskilte til dig arrangement.

Du skal dog stadig være opmærksom på, at designet ikke bliver rodet og derved uoverskueligt.


10. Rød tråd

Et navneskilt er én af de mere synlige markører, der viser den visuelle identitet, du har valgt til dit arrangement. Navneskiltet bidrager i høj grad til den røde tråd ved fx at matche det trykte program (link til tryksager), arrangementets event app (link til produkt) og den fysiske udsmykning på venue (link til produkt: hjælp til lokation).

Se vores artikel om hvordan du bruger den fysiske location aktivt i dit arrangement.


 

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg? Få MeetingMondays direkte i din indbakke hver mandag formiddag. Så går du ikke glip af ny inspiration, tips og tricks til hvordan du laver bedre møder.

Ja tak – jeg vil gerne have tips til hvordan jeg laver bedre arrangementer

Tilmelding og Registrering
sådan hjælper OrgaNicer

Tilmelding og Registrering

Sådan hjælper vi dig med at styre tilmelding og registrering til din konference på en nem måde. Og når du lader os hjælpe med registrering og tilmelding, sparer du tid. Meget tid.

Eventapp
sådan hjælper OrgaNicer

Eventapp

Vi sørger for at din event app passer både i udtryk og indhold til dit arrangement. En event app giver rig mulighed for interaktion og er et bæredygtigt alternativ til trykt program og praktiske informationer.

Tryksager
sådan hjælper OrgaNicer

Tryksager

Selvom tendensen går mod færre tryksager og mod mere information online og via apps, er der alligevel visse ting, der stadig fungerer bedst på tryk. Fx navneskilte eller anden fysisk skiltning.