Author Archive

OrgaNicer håndterer ikke blot møder og konferencer, men også større events såsom sports-mesterskaber.

Måske du også sidder i en virksomhed, hvor du skal håndtere opgaver af større og mindre størrelsesorden, hvor du til tider finder det udfordrende at have de samme værktøjer til at klare en opgave med 25 deltagere som til en event med 250. Hvis ja, så er der her et par tips til, hvordan du kan benytte dine eksisterende programmer og kompetencer til begge type events.

For et par uger siden samarbejdede vi med European Ultimate Indoor Championships. Der var 44 hold og 16 lande repræsenteret i kampen for at blive Europas bedste hold i Ultimate Frisbee. Det var første gang dette skulle foregå indenfor, og vi fik lov til at sørge for, at de praktiske og logistiske elementer fungerede.

 

Vi stod vi bl.a. for:

  • Indkvartering af teams og officials
  • Tryk af akkrediteringskort
  • Transferkørsel til og fra lufthavnen
  • Shuttle-kørsel

Indkvarteringen blev håndteret via et af vores registreringssystemer, hvor deltagerne selv kunne vælge mellem udvalgte hoteller. Via forbundets (EUCCI) egen side, registrerede holdene deres ankomst og afrejsetider. Ud fra disse oplysninger lavede vi transferlister t/r lufthavnen, og kampprogrammet lagde rammen for selve shuttlekørslen mellem hotellerne og venue.

Normalt når der afholdes store mesterskaber, har forbundene egne akkrediteringssystemer, hvorfra der også printes adgangskort m.m. Dette har EUCCI ikke, da Ultimate stadig er en forholdsvis lille sportsgren, hvorfor arrangørerne lod os håndtere denne opgave. Vi tog udgangspunkt i de navneskilte, som vi ofte leverer til møder og konferencer. Derudover fik vi specialtrykt keyhangers med turneringslogo.

 

Sommetider handler det om at benytte de faglige kompetencer og softwareløsninger, du har til rådighed for at nå i mål med eventen. Ofte er de faglige løsninger i bund og grund de samme, der bare skal benyttes med overvejelser omkring den varierende størrelsesorden. Så grib du bare frisbeen, hvis den lander til en større event – du skal nok klare den 🙂

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

 

Kender du udtrykket JOMO? Udtrykket har eksisteret i nogen tid, men er ifølge en trendforsker, topaktuelt.

Det kan være, du slet ikke nåede at opdage, den trend som JOMO er mod-trend til – nemlig FOMO (Fear Of Missing Out).

Det lyder umiddelbart ikke rart at gå glip af noget. Når vi beder mødedeltagere dele billeder og filmklip fra konferencedagen, er det netop den menneskelige ”frygt” for at være udenfor som vi spiller på. ”Se hvor sjovt og fedt vi havde det – er du sikker på, at du ikke skal med næste gang?”

Smartphones og internettet gør, at vi i princippet altid kan følge med – tjekke en mail, ta’ et opkald og vi er nok alle bevidste om, at det koster os noget. Vi mister nærvær og vi glemmer – måske-  at være tilstede der, hvor vi har brug for at lade op. Hjemme hos familien, på ferien, blandt vennerne osv.

Så blev det uge 7, og vi har alle masser af ting, vi har haft travlt med at få på plads og afsluttet, for at kunne holde en uges velfortjent vinterferie. Det kan være fristende liiige at tage telefonen med lidt ind i vinterferien – bare for at være sikker på, at chefen har, hvad han/hun skal bruge til det næste møde. Eller at kunderne er tilfredse med løsningen.

Men her er en opfordring til at lade være. Nyd i stedet at du går glip af alt muligt. Til gengæld lover jeg, at du får en masse andet – som nærvær, hygge og en dejlig vinterferie 🙂

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Webinar sparer dig transporttid i forhold til at skulle tage ud af kontoret til eksempelvis foredrag, men får man det samme ud af disse ’online møder’?

Webinar (web+seminar) vinder indpas rundt omkring i virksomheder, da flere får mere og mere travlt på arbejdet, og de samtidig også gerne skal følge med i de nyeste fagtrends – og hvem elsker ikke gratis ting i form af viden?

Et webinar foregår ved, at deltagerne får tilsendt et link til det online møderum. Under webinaret er det via en chatfunktion muligt at stille spørgsmål, som oplægsholder svarer på live. Dette betyder altså at rammerne for dette online forum minder meget om det fysiske møderum, hvorfor det også er essentielt at oplægsholder er 100 % forberedt og inde i sit præsenterede stof. Manglende forberedelse kan skabe utroværdighed.

Et nyligt eksempel på dette, kunne være fra egen deltagelse i et webinar i sidste uge. Dette handlede om e-mail automation, og en deltager spørger ind til kilder på de oplyste tal på slideshowet, hvortil der svares “Det er godt nok længe siden, jeg har lavet det, så det skal jeg lige have tjekket op på”. Troværdigheden får desværre et nøk ned i sådanne situationer.

Bagsiden af webinar-medaljen

  • Du får ikke et fysisk netværk
  • Hvis du telefonisk henvender dig til oplægsholder efterfølgende, kan det føles som at blive kapret som kunde ved kold kanvas
  • Ingen workshop.
  • Den fuldstændige opmærksomhed ved fysisk fremmøde mangler. En ringende telefon eller snakkesalig kollega kan forstyrre koncentrationen.

 

Der er selvfølgelig både fordele og ulemper ved den tekniske udvikling, men mulighederne bliver flere og flere. Hvis du vil prøve kræfter med at holde et webinar, skal du vide hvorfor. Hvad er fordelen for deltagerne i dit webinar, udover at de bliver klogere? Og sørg altid for at der er helt styr på den tekniske del såsom lyd, chatfunktion osv., som ofte volder lidt problemer. Vælg en god softwareløsning, som f.eks. GoToWebinar, og dobbeltjek at det hele virker inden start.

Summa summarum mener jeg ikke, at webinar er kommet til et punkt (endnu), hvor mødebookere skal frygte en fyringsseddel. Denne form for online ’møder’ kan sagtens benyttes i nogle sammenhænge, men glem ikke fordelene ved et fysisk møde. Lav en sondring mellem de to og prøv et webinar af.

 

Ps. Hvis du har lyst til at deltage i en konference, der i høj grad giver mulighed for netværk og vidensdeling i fysiske ramme, kan du lige nu søge om at deltage på Planner Days for 0 kr.

Søg om en plads til 0 kr. nu.

 

De bedste hilsner,

Katrine Jespersen

Digital kommunikationsmedarbejder i OrgaNicer

Begrebet bæredygtighed bruges af alle om mangt og meget, så første skridt er at definere, hvordan det tolkes, afgrænses og defineres for dig og din planlægning. Det handler langt hen ad vejen om at bruge sin sunde fornuft samtidig med at udfordre ”det plejer vi”. Her er en god portion nysgerrighed over for muligheder og alternativer en nødvendighed.

Det er helt ok at tage fat i de lavthængende frugter. Brug dem til at skubbe processen med en bæredygtig tilgang til møder i gang. Så kommer der helt automatisk en masse andre konkrete tiltag frem. Her 5 grønne tips, som du hurtigt kan implementere i dine møder:

 

Postevand i stedet for flaskevand

CO2-udledningen fra produktion af 1 l postevand fra den centrale forsyning er 750 gange lavere end fra en liter flaskevand. Vælg derfor i stedet postevand i kander fra hanen, gerne tilsat frugt eller krydderurter til at give lidt smag.

 

Komposterbart service

Service af bambus, sukker- eller majsstivelse eller palmeblade kan bruges til f.eks. picnic og receptioner og er et smukt og funktionelt alternativ til plastikservice.

 

Spar printet med et online værktøj

Brug en app eller anden online løsning, så undgår du at printe deltagerlister, programmer, sponsorliste, afstemninger, evalueringsskemaer mm.

 

Bambus roll up

Alternativet til de mere traditionelle roll ups er produceret af bambus. Bambus giver et robust, miljøvenligt materiale, og planten vokser hurtige end andre planter med en vækstperiode på fire-seks år.

 

Konferenceposer

Har du brug for at distribuere trykt materiale til dine gæster, så køb certificeret økologisk Fairtrade bomulds-muleposer.

 

Hvis du ikke har fået nok tips og tricks, så læs også vores tidligere blogindlæg Sådan tager du dine bæredygtige møder til next level eller Bæredygtige møder og sort samvittighed.

Rigtig god fornøjelse med dine bæredygtige møder.

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

 

Jeg arbejdede engang i en virksomhed, hvor ét særligt møde, gik over i historien og blev en sand vandrehistorie hos alle virksomhedens medarbejdere. Det var et møde, som rykkede så meget ved deltagernes forestilling om, hvad virksomhedens kerneværdier bestod af, at flere gik grædende derfra. Nogle vil mene, at mødet var på grænsen af, hvad der er i orden.

Har du nogensinde tænkt på, hvad man egentlig kan tillade sig i en mødesammenhæng? Dét skal vi udforske til dette års Planner Days, som handler om at flytte grænser.

Planner Days afholdes den 5. og 6. maj – og vi er med til at arrangere. Derfor ved vi også, at dagene kommer til at flytte dine grænser for, hvad man kan i mødesammenhæng – og måske flytte på dine grænser for, hvad du selv formår. Alt sammen med formålet at skabe bedre møder!

Nysgerrig? Så kan du se programmet lige her. Det er spækket med fagligt indhold, inspirerende keynotes og involverende workshops. Planner Days er nemlig to dage med inspiration, faglige diskussioner og et stærkt fællesskab for over 100 professionelle mødeplanlæggere og venues.

Vi ses!

 

De bedste hilsner,

Mette Linjordet Thuesen

Projektleder i OrgaNicer

 

Ps. Lige nu, kan man søge om at deltage på Planner Days for 0 kr. Så dækker partnerne dit deltagergebyr.

Søg om en plads til 0 kr. nu.

 

Vi har igen kigget i krystalkuglen, og giver dig vores bud på hvilke trends og tendenser, der vil præge 2020.


Nye former og formater

Vi vil afholde møder og events andre steder, end vi plejer. Pengepungen er måske heller ikke så tom, som den tidligere har været, så der er ressourcer til at prøve nye typer af venues af som fx kunstmuseer, zoologiske haver og tidligere fabriksbygninger.

Som mødeplanlægger kan du lede efter værktøjer og mennesker, der gør det nemmere for dig at finde og håndtere utraditionelle mødesteder. Når du skal finde stederne, så kan du prøve at kontakte de lokale visitbureauer – de har tit et godt overblik over lokalområdet. Eller prøv bookingservices som fx DKBS – Danske Konferencecentre. Find og forhandl med en fast leverandør af fx personale, mad, møbler, når I skal være andre steder, så holder det udgiftsniveauet nede.


Mindre byer er in

Store byer har fordele og ulemper. Og i de kommende år, så bliver det charmen og fordelen ved de lidt mindre byer der vinder frem.

Vigtige faktorer som nem adgang og rigelig, gratis parkering er nemmere at opnå udenfor storbyerne. Et mindre kulturudbud er mere overskueligt og nemmere at indtænke i et møde eller konference. Vi kan nemt tage en fyraftensøl på et hyggeligt værtshus eller indlægge en guidet rundvisning på et lokalt kunstmuseum. Storbyerne har alt, men det kan vi alligevel ikke nå at få glæde af, hvor trenden også viser at  internationale deltagere også opholder sig på mødelokaliteten kortere og kortere tid.

Som mødeplanlægger skal du ud og lære nye mennesker at kende. Besøg de danske provinsbyer og snak med lokale branchefolk. Find den lokale ildsjæl, som kan give deltagerne en fornemmelse for det sted de har besøgt.


Fra teambuilding til mindful meetings

Vi vil have mødesteder og eventvenues, som understøtter virksomheders behov for at investere i sunde og afbalancerede medarbejdere. Det betyder, at der skal fokus på sundere, måske kødfrie, alternativer i forplejningen, tilbud om aktivitet i pauser eller mellem fyraften og middag. Det kan være alt fra en guidet gå- og løbetur til kajaksejlads. At bevæge sig fysisk og psykisk kan mere end ryste teams sammen. Det understøtter bl.a. også kreative processer. Når vi skal turde være kreative og sprænge vaner og rammer, så skal vi være trygge og i balance. Det vil også give udslag i en lidt anden type oplægsholdere og kursusledere, som har fokus på at kombinere levering af det faglige indhold med motivation til forandring, nærvær og fokus på faglig styrkelse af den individuelle deltager.


Få styr på dit madspild

Selvfølgelig er det stadig vigtigt med klimakompensation og miljørigtige løsninger, men det bliver mindst ligeså vigtigt at reducere vores spild.

Det udfordrer vores branches opfattelse af, hvad der er luksuriøst og vigtigt. Fremadrettet må vi finde andre måder at vise overskud og luksus på end fx overdådige buffeter.

Det er nemlig ikke kun vigtigt at VÆRE miljøbevidst – det er mindst ligeså vigtigt at SIGNALERE miljøbevidsthed, så både deltager og arrangør kan se deres egne værdier og interesser spejlet i arrangementet.

 

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Gør som du plejer – YES!

Foran os venter lige præcis de traditioner, som passer til os – og som vi glæder os til. Hvor er det skønt og befriende, at vi ”bare” kan gøre, som vi plejer. I julen er ”plejer” nemlig ikke død!

 

Der er ikke behov for at være innovativ og forandringsparat. Der er ikke brug for den store nytænkning – heldigvis. Vi slipper også for fortvivlelsen om, hvorvidt vi nu også er nok fremme i skoen med dette og hint.

 

I julen er der nemlig tid til at dyrke det gode gamle, som vi har gjort mange gange før – ja faktisk så tror jeg, at langt de fleste har det sådan, at man ikke skal pille ved juletraditionerne. Dem skal der derimod værnes om. Derfor …. gør du bare, som du gjorde sidste gang.

 

Med disse ord og et vers fra ”Sikken voldsom trængsel og alarm” vil jeg ønske alle en rigtig glædelig jul.

Du som skænkte os den skønne fest,
hvad der båder os, det ved du bedst,
dog har jeg det håb, at – før jeg dør –
du ej nægter mig en vis favør:
Drej kun universet helt omkring,
vend kun op og ned på alle ting,
jorden med, thi den er falsk og hul,
rør blot ikke ved min gamle jul.
Jul, jul, jul, jul, jul, jul,
rør blot ikke ved min gamle jul.

 

På gensyn den 13. januar 2020, hvor vi igen kaster os over nytænkning og vilde ideer.

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

 

Måske er selve ordet evaluering ikke det kedeligste, men de der skemaer, man udsender som ingen gider svare på. Eller det er jo ikke helt rigtigt. De utilfredse deltagere – de skal nu nok få svaret… Resten ignorerer din tredje rykker og indtrængende bøn.

What to do?

 

Du skal have en ny strategi!

For hvad i alverden skal du bruge den evaluering til? Ofte spørger vi detaljeret ind til, hvad den deltagende synes om den pågældende speaker eller workshopfacilitator, men medmindre det er ansatte, så bruger vi dem jo ikke igen. Så hvad skal du bruge den viden til? ”Den er rar at have” eller ”vi skal jo vide om det gik godt”. Jo jo, men det er måske ikke lige de spørgsmål, der sætter dig i stand til at lave en endnu bedre konference næste gang.

Hvis du tidligere har deltaget på Planner Days, så har du måske været med til unconference i Billund.
Her brugte en række mødeplanlæggere og projektmedarbejdere en dag på at arbejde med en mere deltagerstyret mødeform end de fleste er vant til (læs mere om unconference her). Formålet med dagen var at lære hinanden bedre at kende – arrangører og deltagere – samt at høre nærmere til deltagernes ønsker til kommende Planner Days-arrangementer og indholdet hertil. Både fagligt indhold og netværksmuligheder.

Hvis dit formål med en evaluering er at blive bedre, så kommunikér det til deltagerne. Invitér dem digitalt eller personligt til at komme med forslag og ideer. De færreste kan være kreative på kommando eller lige præcis, når de modtager en mail fra dig. Derfor kan det være en idé at lave noget lignende Planner Days Unconference – bare en gang imellem.

 

Når du skal lave din nye strategi, så spørg dig selv:

    1. Udover alt det oplagte – hvad er reelt formålet med min evaluering?
    2. Hvordan kan jeg engagere deltagerne i evaluering?
    3. Hvordan omsætter jeg ny viden til nye handlinger såsom; andre typer speakers, nye program-flows eller mere inspirerende mødesteder?

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Som mødeplanlægger skal du være på forkant og spotte alle tendenser – helst før dine gæster begynder at stille krav.

I sidste uge deltog jeg sammen med en række spisesteder på et udviklingsforløb, som blandt andet skulle prikke lidt til ”plejer” og udfordre det enkelte spisested til at tænke nyt. Som inspiration havde vi inviteret gastronom Per Mandrup, som gav sit bud på de gastronomiske tendenser frem mod 2025.

 

Gæsternes forventninger

Vi må konstatere, at forandringens vinde blæser indenfor fremtidens foodservice – og det samme gør forventningerne fra de gæster, som besøger spisestederne. Vi skal forvente, at den enkelte gæst får en langt større interesse for egen sundhed og ægte mad uden kunstig kemi. Dyrevelfærd bliver vigtigere. Vegetabilske retter efterspørges i højere grad. Det samme gør dansk producerede varer.


Mådehold bliver det nye sort, så derfor vil der blive efterspørgsel på et bæredygtigt madkoncept samt forventning om, at der er styr på rejsen fra jord til bord. Det stiller krav til gennemsigtighed i menukortet med hensyn til de rette råvarer på den rette årstid, ernæringsberegning og reduktion af madspild.


Noget tyder på, at prisen bliver knap så væsentlig, så længe spisestedet kan byde på unikke oplevelser. Det kan f.eks. være at ”bære” producentens passion ind på tallerkenen og dermed fortællingen om måltidet. Eller det kan være at involvere den enkelte gæst i individuelt tilpassede måltider, så man får præcis den unikke ret, man selv har bestemt.


Uanset hvad, så er det en global tendens at betragte maden som en arena, hvor vi udforsker nye kulinariske oplevelser og udfordrer os selv – altså at vi bliver skubbet til af det enkelte spisesteder. Noget tyder også på, at ”de store portioners tid” er forbi. I stedet vinder ”lidt men godt” tankegangen ind.


Det er ikke sikkert, at vi alle kan se os selv i ovenstående scenarie, men det giver stof til eftertanke, når man som spisested skal spidse madkonceptet til og lave en plan for fremtidens forretning. Velbekomme!

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

 

Lyder det for godt til at være sandt? Det er det også…

Her hos OrgaNicer har vi for længe siden fravalgt det ’klassiske’ excel-ark til registrering af deltagere.  Det kan være okay at benytte til mindre og ukomplicerede møder, men laver du arrangementer med mange deltagere, er Excel som ”tilmeldings- og registreringssystem” en tidsrøver af en anden verden. Du kan læse 5 grunde til, hvorfor vi ikke mener Excel skal benyttes til tilmelding og registrering her.

 

Valg af registreringssystem

Nu til dags er der mange muligheder for automatisering og nedbringelse af manuelt arbejde gennem diverse it-systemer. Det gælder (heldigvis) også for registreringssystemer. Fedt nok, tænker du nok. Det kræver bare, at du som mødeplanlægger, holder tungen lige i munden allerede inden du begynder at undersøge hvilke systemer, der er på markedet. Automatiseringen stiller nemlig øgede krav til din evne til at gennemtænke og identificere din virksomheds specifikke behov i forhold til registrering fordi de forskellige registreringssystemer på markedet, har hver deres forskellige features og fordele. Har du fx behov for at systemet kan håndtere brugerbetaling, valg af sideevents, booking af hotel, matchmaking m.m., så vil jeg klart anbefale at du leder efter et registreringssystem, som kan opfylde netop de behov, i stedet for et mere allround registreringssystem.

 

Hos OrgaNicer har vi valgt at benytte et stort amerikansk registreringssystem, for at kunne håndtere så mange forskellige events og imødekomme så mange forskellige slags kunder, som muligt. En af fordelene ved systemet er, at vi kan sætte det op til automatisk at sende tilmeldingsbekræftelser, betalingsrykkere og individuelle programmer ud til deltagerne, og derved spare en masse tid.  Det kan også opsættes automatisk matchmaking, seating og mulighed for mødebooking mellem deltagerne og eventuelle udstillere.

 

Jeg vil ikke altid anbefale at man som mødeplanlægger farer ud og investerer i et så stort registreringssystem – så risikerer man at skyde gråspurve med kanoner. I bund og grund handler det om at finde ud af, hvad din virksomheds behov er og hvilke af disse der er vigtigst. For det er ikke altid sikkert, at de mindre registreringssystemer kan opfylde alle behov.

 

Vil du gerne høre mere om, hvordan vi hos OrgaNicer kan lette arbejdsbyrden omkring dine events og møder ved hjælp af vores registreringssystem, så er du selvfølgelig mere end velkommen til at give mig et kald.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.