Author Archive

 

Den der følelse… efter en stor konference eller event.

 

Når savsmulden har lagt sig, champagnen er drukket og deltagerne er taget hjem. Efter måneders planlægning og eksekvering. Og det var så det.

 

Og så alligevel.

 

For der er altid noget at gøre, en to-liste mere, for en mødeplanlægger.

 

I denne uges blogindlæg, får du en tjekliste til alt det du skal huske EFTER en stor konference. Det er nu, du skal samle op og binde sløjfe på arrangementet. Tjeklisten kommer her:

 


1. Forbered evalueringer med konferencesteder og andre underleverandører. Tag udgangspunkt i de opstillede mål, kontrakter og aftaler

 2. Afhold evalueringer – eksterne og interne

3. Notér alle relevante konklusioner og gode idéer til næste event. Sørg for at gemme dem et sted, hvor dine kollegaer har adgang til dem

4. Kontroller alle modtagne fakturaer og sammenhold med kontrakter og aftaler

5. Udsend evt. fakturaer til deltagere eller andre

6. Igangsæt rykkerprocedurer

7. Send takkebreve til bl.a. speakere og konferencier – og husk opfølgende kommunikation til dine deltagere som udsendelse af præsentationer m.m., samt efter-promovering, hvis du også står for den del

 

 

En succesfuld konference kræver altså en grundig afrunding. Fyld selv flere punkter på listen, så den giver mening for netop dit arrangement. Og får du brug for assistance, så ring til OrgaNicer 😉

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps.  Vil du have hele vores tjekliste til business events sendt direkte til din indbakke? Og samtidig modtage viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events?

JA TAK – send mig Konferencens ABC

 

Traditionen tro starter vi året med en lille intro til, hvad vi tror året 2019 byder på indenfor mødebranchen.

 

1. Vi tror stadig på samtalen i mødet. Det er og bliver vores fremmeste opgave, som planlæggere og projektledere, at facilitere samtalen mellem mennesker endnu bedre. Når vi har taget os den luksus at tage tid ud af kalenderen for at mødes – så vil vi have værdi og resultater med derfra. Værdien kan fx være interessante faglige samtaler, hvor vi føler os hørt og som en del af et fagligt fællesskab.


 

2. Vi ser en efterspørgsel efter venues, hvor tid og praktikalitet er i centrum. Det er de korte, resultatorienterede møder – og så ud af vagten. Her er ikke plads til teambuilding-øvelser og hyggelige afbrydelser. Al forplejning skal afvikles hurtigt og effektivt, og der skal være styr på teknikken.


 

3. Det betyder imidlertid ikke at indhold som teambuilding og netværk er yt. Nej, tværtimod. Der er bare tale om hver ting til sin tid. Særligt teambuilding er tilbage på fuld gas. Især, hvis vi kan kombinere teambuildingen med noget særligt fra mødedestinationen. Fx var vi på sælsafari, sejlede matchrace og gik over Lillebæltsbroen til Planner Days sidste år. Aktiviteterne må meget gerne være lidt skæve, så mødet bliver mindeværdigt for deltagerne.


 

4. Nogle hoteller har ikke, som de fleste andre, fjernet baren i kælderen. Og det var et smart træk. Hyggekroge, sofahjørner og lignende steder er oplagte steder til at dyrke det sociale samvær og til netværksaktiviteter, som er integreret i mødet. Vi vil have flere pauser til at tale med hinanden – og det skal ikke ske i auditorier og glasgange.


 

5. Generelt ser 2019 ud til at kræve endnu mere fleksibilitet af møde-venues, som skal være hurtige på fødderne og kunne omstille sig til de, efterhånden, rigtig mange forskellige typer af møder. Og der skal være lokale oplevelser på menukortet. Vi vil gerne mærke destinationen – smage råvarerne, føle skumsprøjt fra havet og lytte til lokale entertainere.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Nu er der en uge til juleaften…

Og mon ikke, at du knokler som en gal, for at få styr på alle de løse tråde inden du går på juleferie. Sådan er det at være møde- og eventplanlægger. For arbejdet med events – møder, konferencer, kurser, messer, kongresser, generalforsamlinger, årsmøder – you name it – holder ikke op, bare fordi det er jul.

Du ved bare, at du er møde- og eventplanlægger når…

 


1. Kvalitetstid med familien i juledagene er lig organisering af navneskilte og pakning af goodiebags


2. Du arrangerer familiejulefrokosten med en Doodle


3. Du har undskyldt dig selv fra et julemarked for lige at tjekke stedets event- og mødelokaler ud


4. Du spørger din familie, om der er nogle særlige kostbehov, du skal tage hensyn til i forhold til julemiddagen


5. Du skriver ting som “praktisk fodtøj, der går godt til habitjakke” på din ønskeseddel til jul


6. Du læser denne artikel, mens du spiser frokost, ser TV, tjekker din email og køber julegaver online

 

Det vi prøver at sige er, at vi godt ved, at du knokler hårdt i arbejdet med at planlægge møder og events. Og derfor vil vi gerne give dig denne kaffekop, som på hverdags-basis kan minde dig om, hvor sej du er. Vi giver den kun til bad-ass mødeplanlæggere. Og den koster ikke noget. Men er vores julegave til dig. Fordi du har knoklet for vores fælles passion – at lave super fede møder og events – og som tak fordi, du følger vores nyhedsbrev. (Men skynd dig ind og sig ja tak, hvis du gerne vil have koppen tilsendt. Vi har kun et begrænset antal, og de deles ud efter først til mølle princippet).

Få din egen mødeplanlægger kop her som en julegave fra OrgaNicer til dig lige her.

 

God jul – og husk nu at slappe bare lidt af:)

De bedste hilsner,

Din OrgaNicer

 


Ps. Hvis én af dine kolleger i branchen også fortjener en lille reminder på hvor mega sej vedkommende er, så del dette blogindlæg med dem, så de også kan signe op og få en kop tilsendt.

 

Charterselskaber har gjort det i årevis… udnyttet transporttiden.

Når charterfolket lander i sydens sol, bruger guiderne busturen fra lufthavn til hotel til noget værdifuldt, som at fortælle lidt om destinationen, lave små quizzer, svare på spørgsmål osv.

Det samme kan du gøre med dine mødedeltagere. Alt fra netværksøvelser til sjove indslag eller faglige oplæg. På den måde, kan du ændre spildtid til værditid.

 

What to do:

  • Fortæl om det område, som deltagerne kører i (det er især interessant for udenlandske deltagere, eller hvis bussen kører i et område, som er fagligt interessant for deltagerne – fx  landskabsarkitekter i Naturpark Thy…).
  • Lav en quiz! Deltagerne kan fx quizze i viden om et indslag, som de allerede har været del af, eller om den virksomhed, forening, eller det faglige fællesskab, som de måske er fælles om til eventen.
  • Arrangér et skævt indslag. Her kan du også inddrage deltagerne, hvis én af dem, har en sjov vinkel eller oplevelse at dele – fx havde vi engang en clairvoyant med til Planner Days, som fortalte lidt om numerologi. Husk dog, at deltagerne ikke kan forlade en bus, så indslaget må ikke blive “for meget”.
  • Facilitér en busworkshop – eller måske bare en brainstorm-session.
  • Endelig den klassiske – lav networking-øvelser.

 

Udnyttelse af transporttid begrænser sig ikke til bustransport. Vi lavede engang et arrangement, hvor deltagerne skulle køre i bil fra Herning til København. Vi blandede deltagerne i biler ud fra forskellige kriterier og gav dem forskellige små to-do´s, som løsning af opgaver, diskussion af faglige punkter og forberedelse af korte indslag til den sociale del af arrangementet. Det resulterede i, at deltagerne fik talt med nogle, som de ellers ikke ville have talt så meget med.

 

Du kan også ”bare” lade deltagerne summe to og to omkring et programpunkt, som de netop har deltaget i. Men pres den ikke. Ingen gider lave faglig networking på vej hjem fra en festmiddag – der vil man, højst sandsynligt, bare sludre lidt med sidemanden og summe over dagens indtryk.

 

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, fx med shuttle eller andet, så læs meget mere om hvad vi tilbyder inden for praktik og logistik her.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

shutterstock_162664115.jpg

Kender du udtrykket? Det handler om relevans og tricket er ret nemt. Det, du aller bedst kan lide, din yndlings frase, den fede vending eller det geniale eksempel. Det tekststykke, som på et tidspunkt var helt perfekt afstemt, men som tabte pusten i den videre skriveproces eller sammenhæng. Den må dø!

Vi, der arbejder med at kommunikere med mange forskellige mennesker, kender det godt. Det kan være svært at redigere sin egen tekst og gennemføre ”mordet”.

Når vi skriver til mange og til meget forskellige mennesker – særligt på nettet – så er ”kortfattet” og ”relevant” kodeordene.

Vi har alle et udtryk, som vi godt kan lide at bruge. En lidt slidt metafor, der dukker op igen – eller vi kommer til at fordybe os i en detalje, som er meget relevant for afsenderen, men nok ikke for modtageren. Så skal der skal luges ud og vi ved det jo godt…

Når du skal give praktisk information, så handler det om bullet points, forståelige overskrifter og kort, men præcis tekst.

Hvis du skal skrive mere personlige tekster, som fx blogindlæg, så må du selvfølgelig gerne lade nogle af dine vendinger gå igen og lade din personlighed skinne igennem. Her er det godt at have en personlig tone. Hver ting til sin tid.

Øv dig i at have overblik over din kommunikation og find en balance mellem personlig tone og gode præcise sætninger. Lav gerne nogle tests af måder at skrive på og notér dig dine erfaringer. Det kan du fx gøre, ved at lave to forskellige typer af Facebookopslag for virksomheden eller en event.

George Orwell, som levede fra 1905 til 1950 og bl.a. skrev ”1984” og ”Kammerat Napoleon”, har desuden givet en række gode råd til andre skribenter. Så spørg dig selv:

Hvad er det, jeg prøver at sige?

  1. Hvilke ord kan udtrykke, det jeg prøver at sige?
  2. Hvilket billede eller udtryk kan gøre det mere klart?
  3. Er det et billede, der er så nyt, at det har den ønskede effekt på læseren?
  4. Kunne jeg have skrevet det kortere?
  5. Har jeg skrevet noget, der er grimt på skrift, og som kunne have været skrevet smukkere?[1]

Så kan det vist ikke gå helt galt:)

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

[1] “Politics and the English Language”. Essay af George Orwell fra www.contentcom.dk/sproglige-tanker/skriv-bedre-tekster-vol-1/

Der er mange ting, jeg er vild med. Jeg elsker god mad og rødvin. Jeg er pjattet med musik og godt humør. Og så elsker jeg – som i elsker – når man kan mærke, at folk gør sig umage.

Lige nu sidder de fantastiske mødeplanlæggere på kontoret, og laver bordplan til et stort arrangement, vi skal håndtere senere på måneden. Som i meget stort – og som med mange mennesker. Bordplanen er, som de fleste ved, en disciplin for sig selv. Det bliver ikke mindre, når man skal håndtere nationaliteter, brancher og kulturer mellem mennesker, som ikke kender hinanden. Det er en historie helt for sig selv – den tager vi en anden gang.

Pointen er, at man nemt kunne forfalde til at lave en bordplan, som går op og passer på antal og praktik. Men man kan også gøre, som vi gør. Gøre sig umage. Så lige nu lytter jeg til en diskussion om, hvor man bedst placerer den japaner, der kommer alene. Og svaret er ikke ”det bord, hvor der er en ledig stol”. Det kræver grundige overvejelser – og spørgsmålene er, hvor han får det bedst – og hvilket selskab, han vil passe bedst ind i.

Mødet mellem mennesker kan alt. Det er ikke virksomheder, der handler sammen – det er mennesker. Derfor kan det arbejde vi gør, når vi gør os umage, betyde forskellen for, om ham japaneren synes turen på 7218 kilometer mellem Tokyo og Herning var det hele værd…

Det skal vi tage alvorligt – og derfor skal vi gøre os umage.

 

shutterstock_274814039.jpg

Kender du udtrykket JOMO? Jeg hørte det nævnt forleden på en messe i London. Udtrykket har eksisteret i nogen tid, men er, ifølge en trendforsker, topaktuelt.

Det kan være, du slet ikke nåede at opdage, den trend som JOMO er mod-trend til – nemlig FOMO (Fear Of Missing Out).

Det lyder umiddelbart ikke rart at gå glip af noget. Når vi beder mødedeltagere dele billeder og filmklip fra konferencedagen, er det netop den menneskelige ”frygt” for at være udenfor som vi spiller på. ”Se hvor sjovt og fedt vi havde det – er du sikker på, at du ikke skal med næste gang?”

Smartphones og internettet gør, at vi i princippet altid kan følge med – tjekke en mail, ta’ et opkald og vi er nok alle bevidste om, at det koster os noget. Vi mister nærvær og vi glemmer – måske-  at være tilstede der, hvor vi har brug for at lade op. Hjemme hos familien, på ferien, blandt vennerne osv.

Nu nærmer december sig og vi har alle masser af ting, vi skal ha’ på plads og afsluttet inden julen og så kan det være fristende liiige at tage telefonen med lidt ind i juleferien – bare for at være sikker på, at chefen har, hvad hun skal bruge til det næste møde. Eller at kunderne er tilfredse med løsningen.

Men her er en opfordring til at lade være med det. Nyd i stedet at du går glip af alt muligt. Til gengæld lover jeg, at du får en masse andet – som nærvær, hygge og en glædelig jul : )

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

laeremestre_shutterstock_121961914_1024x576.jpg

Vil du gerne blive skarpere på at finde din målgruppes match med forskellige sociale medier? Men får du hovedpine ved tanken om at finde hoved og hale i mulighederne? Så læs videre. I denne uges Meeting Mondays  får du en quickguide til de fire sociale medier, som du typisk kan gøre brug af, når du skal markedsføre dine events eller kommunikere til dine mødedeltagere.

Facebook

Facebook er danskernes absolut foretrukne sociale medie. Danskerne bruger facebook hele tiden. Både unge og gamle – og dem midt i mellem (Danmarks Statistik, 2017). Derfor giver det rigtig god mening, at din event er synlig på Facebook. Derudover kræver Facebook ikke et kæmpe budget. Du kan, med få kneb, få utrolig stor synlighed for meget få (måske endda ingen) penge. Med Facebook, skal du overveje at bruge video, hvis du har muligheden – video bliver nemlig belønnet i Facebooks algoritme.  Få tre enkle tips til brug af facebook til events her.

LinkedIn

LinkedIn er et professionelt netværk med mere end 546 millioner brugere (LinkedIn, 2018) og 26% af danskerne har en LinkedIn profil (Danmarks Statistik, 2017). LinkedIn består hovedsagligt af brugernes faglige profiler, af virksomhedsprofiler, samt af forskellige typer af grupper. LinkedIn bruges til fagligt indhold og er derfor velegnet til professionelle arrangementer, hvor fagligheden er i fokus. Jo højere repræsentation af højtuddannede, der er i din målgruppe, jo bedre er LinkedIn, som dit medie. Vær dog opmærksom på, at der på LinkedIn ikke interageres så meget, brugerne imellem, som på mange andre sociale medier.  Dette gælder ikke LinkedIn-grupper, som fx kan bruges til debatter og vidensdeling. Læs mere om hvad du kan bruge en LinkedIn-gruppe til her.

Snapchat

Snapchat er et socialt medie, der lader brugeren dele billeder og video på 1-10 sekunder, hvorefter det helt forsvinder. Mediet er på få år blevet utroligt populært med en stadigt voksende målgruppe – og Snapchat-brugerne elsker at dele deres ”snaps”. Især ”Stories” funktionen er værd at kigge på, hvis du vælger at benytte Snapchat til at markedsføre din event eller virksomhed. Sidste år var 31% af danskere i alderen 16-89 år på Snapchat (Danmarks Statistik, 2017). Når det er sagt, er Snapchat primært et medie som bruges af ”de unge”. Læs mere om effektiv markedsføring af din event på Snapchat her.

Instagram

Instagram er et stærkt værktøj, der lader dig fortælle historier til din målgruppe via billeder og video. Oprindeligt var mediet tiltænkt øjebliksbilleder, men i dag er opslagene generelt nøje udvalgt.  30 % af danskerne mellem 16 – 89 år er på Instagram og 15% af den danske befolkning bruger Instagram hver eneste dag (Danmarks Statistik, 2017). Det er mange! Overvej derfor om Instagram er et medie, der vil give markedsføringen af dit arrangement et velkomment boost. Ligesom Snapchat, har Instagram en ”Stories” funktion, som kan vise små historier via billeder eller video, fx videoklip af forberedelserne af din event eller arrangement. Instagram er, i modsætning til Snapchat, ikke domineret af teenagere, her er ”de midaldrende” også med. Læs mere om brug af Instagram til events her.

Forhåbentlig har denne lille quickguide givet dig overblik over, hvilke af de sociale medier, du måske kan gøre brug af, når du skal markedsføre dine møder og andre events. Med en den rette strategi, en passende tone og relevant indhold er potentialet på de sociale medier stort.

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Hvis du alligevel skulle få brug for en hånd til markedsføringen af dine events, så læs hvad vi kan hjælpe med her.

Pps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

Back to basic

Verden bliver både større og mindre. Vi har aldrig kunnet så meget. Og samtidig er alt tættere på og mere tilgængeligt end nogensinde før. Udviklingen, teknologisk og digitalt, kan kun én ting; det er at accelerere.

I dag er den langsomste dag, i resten af dit liv.

 

Det vilkår gælder mødebranchen. Og det gælder også en række andre brancher. Detailhandlen, for eksempel.

For nogen tid siden var jeg med på et møde, som handlede om netop detailhandlens udfordring, når alt kan købes på nettet, og som, lige om lidt, også er leveret ved din hoveddør, inden du selv når hjem fra arbejde. Det stiller særlige krav til dén branche – og et par af konklusionerne, kan måske genbruges i vores ende af verden.

Når man måler på, hvad der får kunderne til at handle i en forretning i stedet for på nettet, så er svaret helt vildt gammeldags.

Kunderne gider godt forretningen, hvis de bliver mødt med godt købmandskab – og god service. Varen skal have en fair pris, og bemærk, at det betyder ikke den billigste pris – og som kunder skal vi opleve os serviceret og mødt.

 

Det betyder ikke, at vi ikke skal bruge teknologien. For det skal vi i høj grad. Men vi skal huske vores grundlæggende formål og årsag: det gode fysiske møde er kendetegnet ved, at vi føler os mødt og set.

Og den tid vi giver deltagerne på vores møder, skal være mere værd, end den tid vi tager.

Good things come to those who… work their asses off and never give up.
Not to those who wait…

 

Men det skal jo også være indsatsen værd. Vi vil gerne arbejde og knokle for noget som vi synes er vigtigt og værdifuldt. Det er bl.a. derfor vi kan finde på at arbejde frivilligt i foreninger og til events.

Hvis dine mødedeltagere skal investere i mødet. Altså være aktive og engagerede, stille spørgsmål, diskutere osv., så skal du skabe rammer som tydeligt viser, at det her møde – det er indsatsen værd.

Fra invitation til evaluering.

Er dine møder indsatsen værd?

Hvis du har problemer med lav tilfredshed eller lave deltagerantal til dine møder, så kan du starte med at se på hvad der, sådan helt generelt, motiverer mennesker.

 

1. Vi vil bidrage og anerkendes som medlemmer af en gruppe. Når vi kigger i undersøgelser af hvorfor mennesker går til møder generelt, så er det bl.a. for at bidrage i en faglig debat og føle, at de hører til i branchen. Vi er sociale dyr og har brug for at spejle os i hinanden. Hvordan kan du bedre facilitere social og faglig interaktion til møderne? Og hvordan gør du det synligt i invitationen til mødet?

2. Vi vil have langsigtede mål for at kunne se mening med her og nu. Jo jo – det er da fint med en dagsorden i god tid, men vi har altså brug for at vide, hvordan det her møde passer ind i en større sammenhæng. Det giver ikke andet end irritation, hvis vi ikke kan forstå, hvorfor vi er til det her møde! Inviterer du de rigtige til møderne? Og fortæller du dem hvorfor netop de er inviteret?

3. Vi vil tale om det, som vi brænder for. Det er selvsagt nemmere at få mennesker til at deltage og engagere sig i noget som de i forvejen brænder for.  Kan du planlægge dine møder så de bedre imødekommer nogle af de fagområder som deltagerne i forvejen brænder for?

4. Kommunikation skal være tydelig, direkte og ærlig. Jeg kommer ikke til et arrangement jeg ikke kan forstå. Vi kommer alle sammen nemt til at kommunikere lidt indforstået. Få en kollega, som sidder med noget helt andet til at give lidt respons på dine infomails eller invitationer.

5. Vi skal være trygge ved situationen. Der er en grund til at vi ofte har én eller flere kolleger med, når vi skal ud af huset. Vi føler os mere trygge, når vi er i flok. Kan du synliggøre, fx gennem sociale medier, hvem der ellers deltager i dit møde? Eller sørge for at lave et socialt element, som ryster folk lidt sammen inden det faglige program starter?

6. Vi skal føle os kvalificerede til at deltage aktivt. For der er ikke noget, der skaber utryghed og får folk til at trække sig som usikkerhed på egne evner. Når vi samler en hel virksomhed er der tit nogle grupper som er i flertal – og så kommer vi let til at koncentrere os om dem. Er dine oplægsholdere briefet, så de ved, at der skal gøres noget for at inddrage alle de forskellige fagligheder som er tilstede?

 

Vil dine mødedeltagere føle at mødet er indsatsen værd nu?

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig