Author Archive

Er ledelsen ved at ”møde sig halvt ihjel” uden det giver udbytte?

En undersøgelse gennemført af Lederne blandt tæt ved 1900 medlemmer viser, at ledere i gennemsnit bruger 12 timer om ugen i et mødelokale – og tallet er stigende. Undersøgelsen spurgte blandt andet ind til, hvilke foretrukne ændringer man kunne ønske sig. Her peger de fleste ledere på bedre mødekultur og bedre mødeledelse.

 

Så hvordan får vi bugt med det?

 

Som mødeplanlægger skal man være bevidst om, hvilke indspark man kan give ledelsen for at imødekomme dette. En dårlig mødekultur og – ledelse handler om manglende formål og for dårlig forberedelse af mødet, ikke-strukturerede diskussioner og overholdelse af tidsplanen, uklare konklusioner og ukonkret opsummering samt manglende stringens i opfølgningen.

 

Et tip til ledelsen (fra dig som mødeplanlægger) kan derfor være:


• Forbered dig godt før mødet – formålet skal stå lysende klart
• Sørg for at invitere de rigtige deltagere til mødet
• Vælg det nødvendige indhold til dagsordenen – glem alt andet
• Udsend mødeinvitationen i god tid, så man har mulighed for at komme forberedt
• Beslut dig for mødets struktur inden opstart – og hold den
• Sæt dig for bordenden – og led ”slagets gang”
• Overhold tiden for mødet
• Opsummér og konkludér – sørg for et referat
• Følg op på beslutningerne

Med håb om forbedret mødekultur og -ledelse og dermed større udbytte af møderne.

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Vil du læse endnu mere om god mødekultur? Så tjek “Livet er for kort til lange møder”

Pps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

Jeg er ret vild med innovationsprocesser, brainstorms, hackatons, labs og workshops. At tænke nyt og bedre, er for mig, både vigtigt og spændende.

Men jeg ved også, at der er folk, der bliver trætte… Ikke sådan søvnige, men sådan lidt livstrætte… når der indkaldes til endnu en konsulent-faciliteret omgang i udviklingsmanegen.

Vi er mange, der har rigeligt at tage os til, og det kan være svært at rumme endnu en dag væk fra kontoret og de mange deadlines.

Det er nemt at trække nej-hatten godt ned over ørene. Og lade forestillingen køre forbi med et minimum af deltagelse. Og det kan såmænd også være helt berettiget med den nej-hat – det er bare sjældent særligt sjovt eller lærerigt at have den på…

Når du inviterer til workshop, udviklingsdag, kreativitetskursus osv. med smarte øvelser og hurtige konsulenter, så skal du huske dette. Og huske på at vi skal motiveres!

Hvordan kan du motivere dine kolleger til at deltage i process- og udviklingsaktiviteter?

 

Her er mine bud på 3 afgørende forskelle imellem motivation og frustration:
  • Hav et klart og defineret formål med dagen. Hav respekt for folks tid og indkald kun de, der er nødvendige for processen. Redegør gerne i invitationen for, hvorfor du ønsker, at netop denne person eller afdeling skal deltage.
  • Der skal være en plan for finansiering og implementering af nye ideer og produkter, der kommer som resultat af arbejdet. Hvis ikke der er afsat menneskelige, tekniske og økonomiske ressourcer, så er det tydeligt for alle, at deres arbejde hurtigt bliver tabt på gulvet.
  • Sørg for at alle får tilsendt materiale og plan for dagen i god tid, så alle kan forberede sig. Det er de færreste, der kan få gode ideer lige på stedet.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

Omvendt logik, tænker du måske?

For alt det fede – lækre lokaler, gourmet-forplejning og fancy keynotes – det som gør møder  spændende istedet for kedelige – det koster jo knaster. Mange knaster.

 

Og joeh – det kan der være noget om.

 

I hvert fald, hvis ikke-kedelig er lig med underholdning og bling.

Men når vi taler udbytte af møder, så er det en anden sag. Her hos OrgaNicer mener vi, at dyre møder, er de møder, som ender med at være spild af tid.

Uanset, om budgettet er højt eller lavt.

Hvis mødedeltagerne har præcis den samme indsigt og viden, som de havde, da de kom til mødet – så er det et dyrt møde.

Punktum.

 

Få mest muligt udbytte

Men hvordan designer man så et møde, som i stedet for at være kedeligt og dyrt – er fedt, lærerigt – og endda (potentielt) billigt?

Jaaa.

Man skal egentlig bare have lidt mod. Og kreativitet. Og så gøre brug af de fem Meetovation principper.

Principperne kan du læse mere om i denne artikel, som vi har lavet i samarbejde med finduddannelse.dk.

Og hvis du nu, når du har læst den, vil have vores erfaring og hjælp til den praktiske udførelse – og input til de kreative elementer. Så ringer du bare. Vi har også masser af mod ;-).

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

 

Måske er du godt i gang, og har allerede overbevist dine deltagere om at samkørsel og postevand faktisk er helt ok til en konference. Måske er du slet ikke startet på din bæredygtigheds-transformation.

Uanset, så har vi, når vi snakker bæredygtighed, en tendens til at tænke på grønne og miljøvenlige løsninger. Men bæredygtighed handler om mere end klima og CO2 aftryk.  Så overvej om du skal tage fat på de mere sociale og økonomiske aspekter af bæredygtighed, når du designer bæredygtige møder.

Du kan fx starte med at….

  • Gøre den by, som I besøger til en del af mødet. Lad deltagerne spise frokost på en lokal restaurant, arranger morgenløb i byen for deltagere der overnatter, server fyraftensøl på et af byens gamle værtshuse, lav socialt aftenarrangement på det lokale museum, lad en interessant lokal person byde velkommen til området osv.
  • Rose miljøvenlige mødesteder og fortæl dem at du sætter pris på deres indsats. Det ansporer dem til at arbejde endnu mere med de områder de har indflydelse på
  • Vælge mødesteder som har en politik for diversitet i ansættelse af personale, fx med ansættelse af fleksjobbere eller folk med handicap.
  • Invitere de mennesker for hvem mødet er meget relevant. Når vi mødes forbruger vi ressourcer uanset hvor godt vi planlægger. Derfor er det vigtigt allerede i planlægningsfasen at vi ikke inviterer andre end dem som har behov for og effekt af at deltage.
  • Lade være med at bruge folks tid på mødet på redegørelser og resuméer. Disse kan sagtens sendes ud på forhånd til orientering. Brug tiden sammen på at tale og diskutere med hinanden, udvikle og komme fremad.
  • Brug Skype eller andre digitale løsninger til at sætte internationale speakers på programmet. Du kan også bede dem indspille filme på forhånd og sende dele af filmen ud som markedsføring for arrangementet.

Og hvis du nu også gerne vil have fifs til de grønne løsninger, når det kommer til bæredygtige møder, så kan du læse om det i et tidligere blogindlæg lige her.

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

 

Som mødeplanlæggere anser vi det som en god service, at vores mødedeltagere ved, hvem deres med-deltagere (på en konference, en kongres, et årsmøde osv.) er.

Og der er faktisk kun ém måde, hvorpå du helt kan slippe for at spørge dine deltagere om lov til netop dette.

Nemlig ved ikke at dele deltagerlisten.

Deler du listen, skal du spørge om lov.

Punktum.

 

Såh…

Men hvordan spørger du så smartest dine deltagere om lov?

Den nye europæiske Databeskyttelsesforordning (GDPR) har resulteret i en langt større opmærksomhed og bevidsthed omkring beskyttelse af persondata. Tænk bare få år tilbage, hvor man i mødebranchen, og mange andre brancher, gjorde meget mindre ud af at sikre dette. Virkeligheden i dag er en anden, ikke mindst pga. den nye digitale virkelighed. Som forbrugere har vi ret til at kunne beskytte vores data. Og for os mødeplanlæggere skal vi forholde os til denne nye virkelighed.

 

Her hos OrgaNicer gør vi allerede i den indledende dialog med vores kunder opmærksom på hensyn omkring GDPR. Det smarteste er nemlig at spørge deltagere om lov til at dele deres data på en deltagerliste, allerede når de tilmelder sig arrangementet. Fx i forbindelse med at deltagerne også bedes acceptere de øvrige tilmeldings-, betalings- og annulleringsbetingelser. Forklar dine deltagere formålet med at dele deres navn (og eventuelt virksomhed, stillingsbetegnelse osv.) på en deltagerliste.

Gennemsigtighed frem for alt

Uanset om du deler oplysningerne i en online liste på en hjemmeside, i en event app, eller i en trykt version, så skal du huske at skrive hvilke slags data, du deler. GDPR-reglerne er ikke ensbetydende med, at der er en masse, man ikke må. Det er bare meningen, at man skal have mere kontrol med sine egne data. Der skal være mere gennemsigtighed.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Kan du mærke, at det presser sig på? Behovet for sol, varme, tid med de nærmeste og ikke mindst afslapning.

 

Er du alligevel i tvivl om, hvor stor din ferietrang er, så får du her 7 åbenlyse tegn på, at du virkelig trænger til ferie:

 

  • Du har knoklet SÅ hårdt de sidste måneder, at du ikke engang kan forestille dig, hvordan det vil være at holde fri og bare lave ingenting.
  • Du husker navnene på alle deltagerne fra dit sidste arrangement bedre, end du husker navnene på dine børns bedste venner …. (fake it ’till you make it – de opdager det aldrig).
  • Du sætter dig ud i bilen og kører automatisk mod dit arbejde, selvom du faktisk bare skulle hente 2 liter mælk.
  • Når du skal planlægge børnenes fødselsdag, laver du navneskilte (som du sorterer alfabetisk) uden at tænke over det.
  • Du vågner midt om natten med et sæt, fordi du kommer i tanke om, at du har glemt at informere køkkenpersonalet om en multiallergiker til næste måneds arrangement (så meget haster det heller ikke – sov nu bare videre og få styr på det i morgen).
  • Du står op kl. 5.30 og stryger din skjorte, selvom det er lørdag og du har fri (sådan da, for du skal liiiiiige svare på et par mails, du ikke nåede i fredags).
  • En stemme inde i dit hoved (dit mødeplanlægger-selv) vurderer din søsters havegilde på 5 forskellige parametre og noterer sig, hvordan din søster med få justeringer kunne forbedre arrangementet betydeligt til næste år.

 

Hvis du kan nikke genkendende til én eller flere af disse tegn, vil det måske være ok med en lille ferie. Men her kommer den ene ”helt-ok-grund” til, at du godt må holde ferie nu:

 

  • Du er ikke en duracell-kanin og ingen kan med rimelighed forvente, at du kører derud af med 200 km i timen på permanent basis. Du har fortjent en ferie! Hvor du gearer ned og gør lige præcis dét, du har lyst til og brug for. Både for din egen skyld – men også fordi, du helt sikkert vil vende tilbage til jobbet med fornyet energi og overskud. Det er godt for dig – og det giver bedre arrangementer i den sidste ende. Win win.

 

Så….smut hjem og hold ferie. Det gør vi.

Derfor kommer der ingen MeetingMondays i juli måned. Men til august vender vi tilbage. Med fornyet energi og overskud – og masser af gode tips, tricks og inspiration til hvordan du kan lave endnu bedre arrangementer.

God ferie.

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Gode kollegaer er guld værd.

Både når det kommer til det sociale på kontoret, men også når det kommer til det faglige. Og uanset om du arbejder som mødeplanlægger, kommunikationsmedarbejder eller noget helt tredje, så kan du måske nikke genkendende til det med at være alene med din faglighed og dine arbejdsopgaver.

Og hvis du nu føler dig endnu mere alene  – så ro på. Der er heldigvis masser du kan gøre for at få faglige sparringspartnere. Du skal bare kigge uden for din fysiske arbejdsplads.

Find faglige netværk online

Både Facebook og LinkedIn er platforme, som du kan bruge til faglig sparring. Facebook er god, hvis du gerne vil finde faggrupper og herigennem kunne stille spørgsmål og vidensdele omkring helt konkrete emner eller udfordringer. Start med at søge på fx din titel eller dit fagområde. LinkedIn er særlig god, hvis du udover at være med i et fagligt netværk, gerne vil lave mere dybdegående research. Sørg for at din profil er opdateret med dit CV og et billede. Og vær ikke være bange for at bruge LinkedIn, selvom du ikke har lagt oceaner af tid der tidligere. Bare hop ud i det. Hvis du foretrækker at bruge Facebook privat, så er LinkedIn et ret godt sted at starte.

Deltag i alle de netværksarrangementer, du kan komme afsted med

Når det er svært at finde tiden – eller komme afsted alene – så husk på at netværksarrangementer ikke kun giver ny energi og god sparring, men også nye faglige bekendtskaber. Hvis kurser og videreuddannelse ikke er én mulighed nu og her, så tjek om fx din fagforening eller dit tidligere uddannelsessted tilbyder fyraftensmøder, erfa-grupper eller alumnenetværk, som du kan deltage i. Og husk så at gøre en indsats for at pleje dine nye (eller gamle) netværkskollegaer udfra give-and-get tanken (som vi tidligere har skrevet om her) – så er dit netværk stensikkert klar med faglig sparring, lige når du har brug for det.

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

Når et møde skal planlægges, så kan du vælge en af to veje. Du kan enten gøre, som du plejer – booke oplægsholder, facilitator, en sandwich til frokost, en øl efter middagen osv. Eller du kan starte med at stille dig selv spørgsmålet: Hvordan kan alle mødets elementer understøtte mødets formål?

Har du styr på formålet? For det er der, du skal starte. For at skabe de bedste læringsrum for vores deltagere, skal vi designe mødet ud fra formålet.

Hvis du lige har været med på Planner Days, som fandt sted på Sydfyn, så ved du, hvad jeg taler om. Formålet med Planner Days i år var at inspirere deltagerne til at aktivere flere sanser i møder. Derfor spiste vi middag i et pakhus som lugtede af tjære, træ og hav, vi havde sansefestival, spiste chilier med Chili Klaus osv.

 

Og vi brugte lokationen aktivt. Svendborg og Sydfyn er rundet af de mange skibe, rederier og sømænd, så selvfølgelig skulle vi på værtshus og drikke en øl. På den ene side, er det jo stadig bare en øl, men eftersom den serveres et særligt sted med en særlig stemning og historie, så er det jo ikke bare en øl. Det er nemmere sagt end gjort at opleve et sted under en konference. Det kræver – groft sagt – 3 ting af dig:

 

  • En virkelig grundig og omfangsrig site inspection med inddragelse af lokale
  • Brainstorming-proces hvor du går fra abstrakte fornemmelser til konkrete programpunkter
  • Modet til at eksperimentere med deltagernes comfort zone

Når dine deltagere har fornemmelsen af en tydelig rød tråd igennem programmet, så er du ved at være i mål. Derfra kan du jo så eksperimentere videre med fx at inkorporere mere bæredygtige løsninger i dit møde, anvende nye teknologier som fx event-apps osv. Alt sammen elementer som er med til at understøtte deltagernes oplevelse og læring – det er jo trods alt derfor, de har prioriteret at mødes i stedet for bare at sende en mail😉.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

 

Vi ved det godt alle sammen. At netværke handler om viljen til gensidighed. Give and get…

Hvis vi deler ud af vores viden til andre, så kommer det på et tidspunkt positivt tilbage til os. Det er netværkerens grundlov.

Et kinesisk ordsprog siger: Du har et æg og jeg har et æg – vi bytter. Så har jeg stadig et æg – det har du også! Du har en idé og jeg har en idé – vi bytter. Pludselig har jeg to ideer – det har du også! Sådan er vi begge blevet dobbelt så rige på ideer – blot ved at bytte med hinanden.

Men det kommer ikke af sig selv. Det kræver en personlig indsats og en netværkskompetence, hvor nysgerrighed, åbenhed og tillid er vigtige faktorer. En god netværker finder det interessant at vide noget om de mennesker, som han/hun møder på sin vej – uanset om det er i privat eller professionelt regi.

Mange af os føler det ikke helt naturligt at netværke med nye mennesker, f.eks til et stort møde, og man skal ofte overvinde sig selv for at tage kontakt til helt fremmede og være parat til at stille sin viden til rådighed. Man vil dog ofte opleve værdien af den gode samtale, når vi får taget de indledende skridt og får gang i snakken. Ofte er det viden og indtryk fra disse samtaler, som i sidste ende viser sig at være dét, som vi husker bedst fra mødet. Det er her vi får ”guldkornene”.

Planner Days – årets konference for landets (bedste) mødeplanlæggere er lige om hjørnet. Her får deltagerne både undervisning, foredrag og workshops – men også chancen for at lære en masse spændende nye mennesker at kende. Målet er, at deltagerne tager fra Planner Days med inspiration, værktøjer og mod på at skabe endnu bedre arrangementer. Netværkskompetencerne skal finpudses, så det professionelle netværk udbygges.

Som mødeplanlægger er det vigtigt at indtænke tid til netværk, så mødedeltagere, ud over viden via de faglige indlæg, også får styrket relationerne med de øvrige deltagere. Det handler selvfølgelig om at indarbejde elementer og metoder, som fremmer dialogen, så deltagerne hjælpes til at få en indbyrdes dialog i gang.

Hvis du kommer til Planner Days – så glæder jeg mig til at netværke med dig! Og ellers – så ses vi måske til næste års Planner Days? 🙂

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Ps. Fik du ikke en billet til dette års Planner Days, kan du følge lidt med på vores facebookside. Her deler vi billeder og video fra begge dage.

Pps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Når en ukompliceret opgave bliver kompliceret…

Af og til griber opgaver om sig. Forleden havde jeg en standard hotelbooking på 30 værelser til en gruppe (sådan en laver jeg normalvis i søvne). Indtil det ”standard-mæssige” røg, og vi havde gang i helpension (som buffet) med diverse kostrestriktioner, frokost to-go (når gruppen skulle på tur), booking af bus til at køre dem afsted, ekstra mødelokaler – og ønsker om at bo med ham/hende og højt/lavt.

Og selvom det, i situationen, kan give lidt sved på panden – så er det også fedt på den gode måde. For hvis man ikke bryder sig om den slags –  så befinder man sig næppe godt i vores branche.

Når vi her hos OrgaNicer, assisterer med hotelhåndtering ved større grupper – f.eks. ved sportsevents – er mantraet altid:

 

Expect the unexpected!

 

For selvom man har gjort alt for at planlægge, forberede, og få mange oplysninger om gruppen på forhånd – så kommer der ALTID noget ekstra til, når gruppen ankommer til hotellet.

Da jeg, for nogle år siden, assisterede ved EM i Landevejscykling, endte jeg op med at booke et stort telt med placering lige ved siden af hotellet, hvor cykelmekanikerne kunne klargøre cykler. Og det selvom lokalet, som hotellet havde stillet til rådighed, allerede var godkendt af holdets repræsentant på en tidligere site inspection. Lokalet faldt ikke i mekanikernes smag, da de ankom, og vi måtte derfor hurtigt finde en ny plan. Og det gjorde vi selvfølgelig! 😉

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Læs mere om hvad OrgaNicer´s 100-meter-mestre i hotelhåndtering kan hjælpe dig med lige her.

 

Pps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig