Author Archive

Måske er du godt i gang, og har allerede overbevist dine deltagere om at samkørsel og postevand faktisk er helt ok til en konference. Måske er du slet ikke startet på din bæredygtigheds-transformation.

Uanset, så har vi, når vi snakker bæredygtighed, en tendens til at tænke på grønne og miljøvenlige løsninger. Men bæredygtighed handler om mere end klima og CO2 aftryk.  Så overvej om du skal tage fat på de mere sociale og økonomiske aspekter af bæredygtighed, når du designer bæredygtige møder.

Du kan fx starte med at….

  • Gøre den by, som I besøger til en del af mødet. Lad deltagerne spise frokost på en lokal restaurant, arranger morgenløb i byen for deltagere der overnatter, server fyraftensøl på et af byens gamle værtshuse, lav socialt aftenarrangement på det lokale museum, lad en interessant lokal person byde velkommen til området osv.
  • Rose miljøvenlige mødesteder og fortæl dem at du sætter pris på deres indsats. Det ansporer dem til at arbejde endnu mere med de områder de har indflydelse på
  • Vælge mødesteder som har en politik for diversitet i ansættelse af personale, fx med ansættelse af fleksjobbere eller folk med handicap.
  • Invitere de mennesker for hvem mødet er meget relevant. Når vi mødes forbruger vi ressourcer uanset hvor godt vi planlægger. Derfor er det vigtigt allerede i planlægningsfasen at vi ikke inviterer andre end dem som har behov for og effekt af at deltage.
  • Lade være med at bruge folks tid på mødet på redegørelser og resuméer. Disse kan sagtens sendes ud på forhånd til orientering. Brug tiden sammen på at tale og diskutere med hinanden, udvikle og komme fremad.
  • Brug Skype eller andre digitale løsninger til at sætte internationale speakers på programmet. Du kan også bede dem indspille filme på forhånd og sende dele af filmen ud som markedsføring for arrangementet.

Og hvis du nu også gerne vil have fifs til de grønne løsninger, når det kommer til bæredygtige møder, så kan du læse om det i et tidligere blogindlæg lige her.

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

 

Som mødeplanlæggere anser vi det som en god service, at vores mødedeltagere ved, hvem deres med-deltagere (på en konference, en kongres, et årsmøde osv.) er.

Og der er faktisk kun ém måde, hvorpå du helt kan slippe for at spørge dine deltagere om lov til netop dette.

Nemlig ved ikke at dele deltagerlisten.

Deler du listen, skal du spørge om lov.

Punktum.

 

Såh…

Men hvordan spørger du så smartest dine deltagere om lov?

Den nye europæiske Databeskyttelsesforordning (GDPR) har resulteret i en langt større opmærksomhed og bevidsthed omkring beskyttelse af persondata. Tænk bare få år tilbage, hvor man i mødebranchen, og mange andre brancher, gjorde meget mindre ud af at sikre dette. Virkeligheden i dag er en anden, ikke mindst pga. den nye digitale virkelighed. Som forbrugere har vi ret til at kunne beskytte vores data. Og for os mødeplanlæggere skal vi forholde os til denne nye virkelighed.

 

Her hos OrgaNicer gør vi allerede i den indledende dialog med vores kunder opmærksom på hensyn omkring GDPR. Det smarteste er nemlig at spørge deltagere om lov til at dele deres data på en deltagerliste, allerede når de tilmelder sig arrangementet. Fx i forbindelse med at deltagerne også bedes acceptere de øvrige tilmeldings-, betalings- og annulleringsbetingelser. Forklar dine deltagere formålet med at dele deres navn (og eventuelt virksomhed, stillingsbetegnelse osv.) på en deltagerliste.

Gennemsigtighed frem for alt

Uanset om du deler oplysningerne i en online liste på en hjemmeside, i en event app, eller i en trykt version, så skal du huske at skrive hvilke slags data, du deler. GDPR-reglerne er ikke ensbetydende med, at der er en masse, man ikke må. Det er bare meningen, at man skal have mere kontrol med sine egne data. Der skal være mere gennemsigtighed.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Kan du mærke, at det presser sig på? Behovet for sol, varme, tid med de nærmeste og ikke mindst afslapning.

 

Er du alligevel i tvivl om, hvor stor din ferietrang er, så får du her 7 åbenlyse tegn på, at du virkelig trænger til ferie:

 

  • Du har knoklet SÅ hårdt de sidste måneder, at du ikke engang kan forestille dig, hvordan det vil være at holde fri og bare lave ingenting.
  • Du husker navnene på alle deltagerne fra dit sidste arrangement bedre, end du husker navnene på dine børns bedste venner …. (fake it ’till you make it – de opdager det aldrig).
  • Du sætter dig ud i bilen og kører automatisk mod dit arbejde, selvom du faktisk bare skulle hente 2 liter mælk.
  • Når du skal planlægge børnenes fødselsdag, laver du navneskilte (som du sorterer alfabetisk) uden at tænke over det.
  • Du vågner midt om natten med et sæt, fordi du kommer i tanke om, at du har glemt at informere køkkenpersonalet om en multiallergiker til næste måneds arrangement (så meget haster det heller ikke – sov nu bare videre og få styr på det i morgen).
  • Du står op kl. 5.30 og stryger din skjorte, selvom det er lørdag og du har fri (sådan da, for du skal liiiiiige svare på et par mails, du ikke nåede i fredags).
  • En stemme inde i dit hoved (dit mødeplanlægger-selv) vurderer din søsters havegilde på 5 forskellige parametre og noterer sig, hvordan din søster med få justeringer kunne forbedre arrangementet betydeligt til næste år.

 

Hvis du kan nikke genkendende til én eller flere af disse tegn, vil det måske være ok med en lille ferie. Men her kommer den ene ”helt-ok-grund” til, at du godt må holde ferie nu:

 

  • Du er ikke en duracell-kanin og ingen kan med rimelighed forvente, at du kører derud af med 200 km i timen på permanent basis. Du har fortjent en ferie! Hvor du gearer ned og gør lige præcis dét, du har lyst til og brug for. Både for din egen skyld – men også fordi, du helt sikkert vil vende tilbage til jobbet med fornyet energi og overskud. Det er godt for dig – og det giver bedre arrangementer i den sidste ende. Win win.

 

Så….smut hjem og hold ferie. Det gør vi.

Derfor kommer der ingen MeetingMondays i juli måned. Men til august vender vi tilbage. Med fornyet energi og overskud – og masser af gode tips, tricks og inspiration til hvordan du kan lave endnu bedre arrangementer.

God ferie.

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Gode kollegaer er guld værd.

Både når det kommer til det sociale på kontoret, men også når det kommer til det faglige. Og uanset om du arbejder som mødeplanlægger, kommunikationsmedarbejder eller noget helt tredje, så kan du måske nikke genkendende til det med at være alene med din faglighed og dine arbejdsopgaver.

Og hvis du nu føler dig endnu mere alene  – så ro på. Der er heldigvis masser du kan gøre for at få faglige sparringspartnere. Du skal bare kigge uden for din fysiske arbejdsplads.

Find faglige netværk online

Både Facebook og LinkedIn er platforme, som du kan bruge til faglig sparring. Facebook er god, hvis du gerne vil finde faggrupper og herigennem kunne stille spørgsmål og vidensdele omkring helt konkrete emner eller udfordringer. Start med at søge på fx din titel eller dit fagområde. LinkedIn er særlig god, hvis du udover at være med i et fagligt netværk, gerne vil lave mere dybdegående research. Sørg for at din profil er opdateret med dit CV og et billede. Og vær ikke være bange for at bruge LinkedIn, selvom du ikke har lagt oceaner af tid der tidligere. Bare hop ud i det. Hvis du foretrækker at bruge Facebook privat, så er LinkedIn et ret godt sted at starte.

Deltag i alle de netværksarrangementer, du kan komme afsted med

Når det er svært at finde tiden – eller komme afsted alene – så husk på at netværksarrangementer ikke kun giver ny energi og god sparring, men også nye faglige bekendtskaber. Hvis kurser og videreuddannelse ikke er én mulighed nu og her, så tjek om fx din fagforening eller dit tidligere uddannelsessted tilbyder fyraftensmøder, erfa-grupper eller alumnenetværk, som du kan deltage i. Og husk så at gøre en indsats for at pleje dine nye (eller gamle) netværkskollegaer udfra give-and-get tanken (som vi tidligere har skrevet om her) – så er dit netværk stensikkert klar med faglig sparring, lige når du har brug for det.

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

Når et møde skal planlægges, så kan du vælge en af to veje. Du kan enten gøre, som du plejer – booke oplægsholder, facilitator, en sandwich til frokost, en øl efter middagen osv. Eller du kan starte med at stille dig selv spørgsmålet: Hvordan kan alle mødets elementer understøtte mødets formål?

Har du styr på formålet? For det er der, du skal starte. For at skabe de bedste læringsrum for vores deltagere, skal vi designe mødet ud fra formålet.

Hvis du lige har været med på Planner Days, som fandt sted på Sydfyn, så ved du, hvad jeg taler om. Formålet med Planner Days i år var at inspirere deltagerne til at aktivere flere sanser i møder. Derfor spiste vi middag i et pakhus som lugtede af tjære, træ og hav, vi havde sansefestival, spiste chilier med Chili Klaus osv.

 

Og vi brugte lokationen aktivt. Svendborg og Sydfyn er rundet af de mange skibe, rederier og sømænd, så selvfølgelig skulle vi på værtshus og drikke en øl. På den ene side, er det jo stadig bare en øl, men eftersom den serveres et særligt sted med en særlig stemning og historie, så er det jo ikke bare en øl. Det er nemmere sagt end gjort at opleve et sted under en konference. Det kræver – groft sagt – 3 ting af dig:

 

  • En virkelig grundig og omfangsrig site inspection med inddragelse af lokale
  • Brainstorming-proces hvor du går fra abstrakte fornemmelser til konkrete programpunkter
  • Modet til at eksperimentere med deltagernes comfort zone

Når dine deltagere har fornemmelsen af en tydelig rød tråd igennem programmet, så er du ved at være i mål. Derfra kan du jo så eksperimentere videre med fx at inkorporere mere bæredygtige løsninger i dit møde, anvende nye teknologier som fx event-apps osv. Alt sammen elementer som er med til at understøtte deltagernes oplevelse og læring – det er jo trods alt derfor, de har prioriteret at mødes i stedet for bare at sende en mail😉.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

 

Vi ved det godt alle sammen. At netværke handler om viljen til gensidighed. Give and get…

Hvis vi deler ud af vores viden til andre, så kommer det på et tidspunkt positivt tilbage til os. Det er netværkerens grundlov.

Et kinesisk ordsprog siger: Du har et æg og jeg har et æg – vi bytter. Så har jeg stadig et æg – det har du også! Du har en idé og jeg har en idé – vi bytter. Pludselig har jeg to ideer – det har du også! Sådan er vi begge blevet dobbelt så rige på ideer – blot ved at bytte med hinanden.

Men det kommer ikke af sig selv. Det kræver en personlig indsats og en netværkskompetence, hvor nysgerrighed, åbenhed og tillid er vigtige faktorer. En god netværker finder det interessant at vide noget om de mennesker, som han/hun møder på sin vej – uanset om det er i privat eller professionelt regi.

Mange af os føler det ikke helt naturligt at netværke med nye mennesker, f.eks til et stort møde, og man skal ofte overvinde sig selv for at tage kontakt til helt fremmede og være parat til at stille sin viden til rådighed. Man vil dog ofte opleve værdien af den gode samtale, når vi får taget de indledende skridt og får gang i snakken. Ofte er det viden og indtryk fra disse samtaler, som i sidste ende viser sig at være dét, som vi husker bedst fra mødet. Det er her vi får ”guldkornene”.

Planner Days – årets konference for landets (bedste) mødeplanlæggere er lige om hjørnet. Her får deltagerne både undervisning, foredrag og workshops – men også chancen for at lære en masse spændende nye mennesker at kende. Målet er, at deltagerne tager fra Planner Days med inspiration, værktøjer og mod på at skabe endnu bedre arrangementer. Netværkskompetencerne skal finpudses, så det professionelle netværk udbygges.

Som mødeplanlægger er det vigtigt at indtænke tid til netværk, så mødedeltagere, ud over viden via de faglige indlæg, også får styrket relationerne med de øvrige deltagere. Det handler selvfølgelig om at indarbejde elementer og metoder, som fremmer dialogen, så deltagerne hjælpes til at få en indbyrdes dialog i gang.

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Når en ukompliceret opgave bliver kompliceret…

Af og til griber opgaver om sig. Forleden havde jeg en standard hotelbooking på 30 værelser til en gruppe (sådan en laver jeg normalvis i søvne). Indtil det ”standard-mæssige” røg, og vi havde gang i helpension (som buffet) med diverse kostrestriktioner, frokost to-go (når gruppen skulle på tur), booking af bus til at køre dem afsted, ekstra mødelokaler – og ønsker om at bo med ham/hende og højt/lavt.

Og selvom det, i situationen, kan give lidt sved på panden – så er det også fedt på den gode måde. For hvis man ikke bryder sig om den slags –  så befinder man sig næppe godt i vores branche.

Når vi her hos OrgaNicer, assisterer med hotelhåndtering ved større grupper – f.eks. ved sportsevents – er mantraet altid:

 

Expect the unexpected!

 

For selvom man har gjort alt for at planlægge, forberede, og få mange oplysninger om gruppen på forhånd – så kommer der ALTID noget ekstra til, når gruppen ankommer til hotellet.

Da jeg, for nogle år siden, assisterede ved EM i Landevejscykling, endte jeg op med at booke et stort telt med placering lige ved siden af hotellet, hvor cykelmekanikerne kunne klargøre cykler. Og det selvom lokalet, som hotellet havde stillet til rådighed, allerede var godkendt af holdets repræsentant på en tidligere site inspection. Lokalet faldt ikke i mekanikernes smag, da de ankom, og vi måtte derfor hurtigt finde en ny plan. Og det gjorde vi selvfølgelig! 😉

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Læs mere om hvad OrgaNicer´s 100-meter-mestre i hotelhåndtering kan hjælpe dig med lige her.

 

Pps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

shutterstock_150332981.jpg

Når vi afholder et møde eller en konference er formålet – stort set altid – netværk. Det at mødes fysisk – at være sammen og opbygge eller bygge på relationer. Andre gange er formålet måske også at inspirere, underholde eller at opfylde et bestemt kommunikationsbehov.

Som mødeplanlæggere skal vi designe mødet, så det passer til formålet – uanset hvad formålet er. Ved netværk, lader vi folk tale sammen. Ved underholdning, sørger vi for at deltagerne er stimuleret på en sjov eller følelsesmæssig måde.  Og når målet handler om at kommunikere et bestemt budskab –en ny strategi, en plan eller en vision – så sætter vi deltagerne på rækker af stole og viser dem et PowerPoint show.

Eller… gør vi?

 

Byg budskabet ind i de fysiske rammer

Lad os sige, du afholder et møde, hvor hovedbudskabet handler om at effektivisere, optimere, måske endda spare. Så klinger det sådan lidt hult, hvis deltagerne spiser foie gras af guldtallerkener og drikker årgangsvin i luksuriøse omgivelser. Jeg siger ikke, at maden skal være tarvelig. Eller at venue, skal være en spejderhytte. Men rammer, som understreger budskabet, er også med til at servere budskabet.

 

Lad deltagerne mærke budskabet – på egen krop

Du kan også vælge at putte budskabet, helt ind i kroppen på deltagere, og aktivere flere af deres sanser. Lad os sige, at spareplanerne, fra eksemplet ovenfor, skal løses ved at mødets deltagere opfordres til at  ”løfte i flok” og ”stå sammen”. Så er der en god chance for at budskabet trænger ind, hvis de helt fysisk, skal udføre budskabet under mødet. Måske skal deltagerne være sammen om at løfte alle stolene ud til siden af lokalet inden et nyt punkt på programmer. Eller hjælpe hinanden med at dække op til frokosten. Engang var jeg på en studietur, som i høj grad handlede om grøn omstilling. Og hvor det primære transportmiddel i løbet af dagene var cykler! Uanset hvordan, så kan signalværdien og symbolikken i det du finder på, være særdeles effektfuld.

Møder handler om at aktivere, engagere og involvere deltagere – i hvert fald, hvis vi vil have dem til at huske noget fra mødet.

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Når PowerPoints bliver en dræber… og smartphonen lokker

Hvordan får du – og hvordan holder du – deltagernes opmærksomhed?

88% af danskerne ejer en smartphone. På verdensplan drejer det sig om cirka 2,39 mia. mennesker. Det svarer til en tredjedel af jordens befolkning. Vi er storforbrugere af telefonen – både privat og på arbejde. Den er designet til at kalde på os og den rummer næsten hele vores hverdag og arbejde. Fra e-mails til forældreIntra, indkøbssedler, shopping, vejrudsigter, strikkeopskrifter osv.

Du kan med andre ord ligeså godt omfavne den nye teknologi i dine møder – og bruge telefonerne til at have faglig/social interaktion, adgang til program, info om speakers, uploads af kursusmaterialer m.m. Tjek evt. denne freebie med 7 gode grunde til at en event app giver god værdi.

Og sørg så for at lave et spændende et program, som folk ikke går død i efter frokost. Mødedeltagere der sidder og glor ned i deres telefoner i længere tid – betyder kun én ting – de keder sig.
Det lyder banalt, men det er forbløffende, hvor mange møder, konference, kongresser og seminarer der afholdes, hvor ingen får lov til at tale sammen om faglige emner. De eneste chancer vi gives, er ofte til frokost eller i pauserne, hvor vi også spæner efter toiletterne eller lige skal lave et opkald, tjekke en mail eller hvad ved jeg. Jeg har netop takket nej til en konference. En dagskonference med 20(!) speakers. Ellers tak. For der er nemlig lige præcis 2 tommelfingerregler for at skabe mere spændende møder:

  1. Skab mere energi – ikke mindre
  2. Lad deltagerne tale sammen

Husk det nu – møder handler ikke om scenen – møder handler om deltagerne.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

Den gode invitation

Om ikke så længe vil valgkampagner flyve gennem luften i Danmark – både i de trykte og de sociale medier, i lygtepælene og hvor ellers fantasien hos bureauerne fører dem hen. Men har kampagnerne den effekt som forventes, og bider de sig fast hos dem, de skal – altså dig og mig?

Kampagner er hos mange organisationer en naturlig del af kommunikationsstrategien og dermed en væsentlig del af et marketingbudget. Derfor gælder det om at få så meget ”budskab til den rette målgruppe” ud af hver eneste krone som muligt. Mange er tilbøjelige til hurtigt at se på kanalvalg og indhold, men skal kampagnen have en reel effekt, så er det vigtigt at arbejde systematisk med kampagneplanlægning først. En god kampagneplanlægning giver nemlig den indsigt, der skal til, så der kan træffes hensigtsmæssige valg i den videre tilrettelæggelse.

Hvad er målet?

Allerførst skal du kunne svare på: ”Hvad vil du løse med din kampagne” og dermed om du kan kommunikere dig ud af det. Måske er det ikke et kommunikationsproblem.

Det vil også være hensigtsmæssigt at definere den målgruppe, som skal ændre adfærd og holdning via din kampagne. En grundig indsigt i målgruppen kvalificerer dit budskab og dermed dét, som du vil opnå med kampagnen. Sæt mål for din kampagne.

Hvad er budskabet?

Kampagnebudskabet skal være præcist. Du kan med fordel stille dig selv spørgsmålene: ”Hvad er det, der siges? Hvordan siger du det? Hvem siger det?”. Det hjælper dig til at blive skarp på hovedbudskabet.

Hvilket medie?

Først nu giver det mening at se på, hvilke kommunikationsmedier og kanaler, koncepter og indhold der passer bedst til din kampagne. Her kan kreativiteten slippes løs. De mange muligheder skal holdes op mod de økonomiske ressourcer, som du har til rådighed, så det giver mest værdi for pengene.

Test og tidplan

Du synes måske, at din kampagne sidder lige i skabet, men hvis tiden tillader det, så kan det være en fordel at teste kampagnen af på et udsnit af målgruppen. Lyt til deres feedback og justér din kampagne.

Inden du trykker på knappen, så lav en detaljeret tidsplan for hele kampagneperioden, som også indeholder et overblik over, hvornår de enkelte budskaber skal distribueres.

Mens kampagnen kører så husk at følge med samt løbende at evaluere og tilrette, hvis det viser sig at være hensigtsmæssigt. Her skal du tilbage og have fat i målene for kampagnen fra planlægningsfasen.

HUSK: En god kampagne er planlagt i detaljer. Held og lykke med kampagner, der bider sig fast!

 

De bedste hilsner,

Mette Gottlieb

Direktør i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig