Author Archive

shutterstock_130105307.jpg

Dagen er kommet.

Din konference åbner dørene lige om lidt.

Deltagerne er på trapperne.

Og du står klar til at tage imod, byde velkommen og udlevere navneskilte. Du har selvfølgelig tænkt alle mulige situationer igennem. For du ved, at en on-site-service der kører på skinner, er med til at give deltagerne en oplevelse af et topsmurt arrangement. Og det nytter ikke noget, at man står og fifler med navneskilte og HDMI kabler, når deltagerne melder deres ankomst.

Men hvis du ikke har så meget erfaring udi onsite-service, så læs med her. Bagefter ved du, hvad du skal have styr på og har brug for, når du gerne vil give dine deltagere en god start på din konference.

  • Parkeringstilladdelser: Hav dem klar, som det første (hvis relevant for stedet). Ligeledes information om parkeringssteder og -regler.
  • Udlevering af navneskilte: Sortér altid de trykte navneskilte hjemmefra, fx alfabetisk. Så kan du hurtigt hjælpe deltagerne med at få det rigtige navneskilt på. Hav også ekstra med, hvis der er pludselige ændringer. Husk også at beregne tid til at lægge navneskiltene klar (det kan godt tage lidt tid).
  • Tilmeldingen i overblik: Hav lister, enten online eller på tryk, så du lynhurtigt kan svare på de mest gængse spørgsmål fra deltagerne. Hvilket hotel var det jeg skulle på bo? Hvilken workshop har jeg tilmeldt mig? Og hav mulighed for at registrere ændringer til tilmeldingen – fx i forbindelse med særlige kostbehov eller tilmeldinger til sideevents, udflugter osv. I den forbindelse er det også smart at kunne modtage betalinger.
  • Program: Hav altid ekstra programmer klar.  Eller vær som minimum klar til at vise dine deltagere, hvordan de finder det på din event-hjemmeside eller i din event app. Du skal også være klar til at vejlede om hvordan appen virker og downloades.
  • Wifi adgang: I samme ombæring har dine deltagere naturligvis behov for at vide, hvordan de kommer på wifi.
  • Busplaner, by- og venuekort: Orientér dig om området på forhånd, og hav styr på praktik som: Hvor går tog og bus fra? Og hvordan finder man frem til diverse. Både på venue og i det omkringliggende område eller by.
  • Printer: Hvis du ikke ligefrem slæber din egen printer med, så sørg for kunne koble på en printer på venue, hvis en deltager får brug for assistance med print af et boarding card eller lignende.
  • Survival-kit: Afhængig at typen af venue og afstanden til fornødenheder, så hav gerne et kit af tape, kuglepenne, plaster og panodil med. Kittet kan, af og til, redde dagen for en af dine deltagere – eller dig selv.

Og hvis du skulle få brug for mere assistance eller sparring, så ringer du bare til OrgaNicer.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

Mødedeltagere, som glemmer at sætte mobilen på lydløs, eller aldrig får udfyldt evalueringsskemaet. Lyder det bekendt? Og som noget, du selv kunne glemme i ny og næ?

Så ved du også, at det sjældent handler om manglende intentioner. Man vil gerne, men får det ikke altid gjort.

Her kommer nudge-din-deltager ind i billedet. For er der (vel)vilje er der vej, når det kommer til nudging.

Nudging er et forsøg på at påvirke menneskers valg og adfærd i en forudsigelig retning.
Metoden har været brugt i mange sammenhænge, og er stadig meget aktuel, selvom man idag ofte taler om egentlig adfærdsdesign. Afgørende for nudging (og adfærdsdesign) er at adfærden er 100% frivillig.

Et temmelig udbredt eksempel på nudging, er de der små skilte, som hænger på de fleste hotelbadeværelser med en opfordring om at hænge håndklædet på knagen og bruge det igen. Skiltene, som er designet til at tale til miljøforkæmperen i os alle, giver et kærligt ”puf” til at ændre adfærd.

Måske har du også mødt nudging i toiletkummerne i ungernes børnehave, hvor pædagogerne har tegnet en flue eller blomst, for at øge mængden af pletskud i kummen fremfor på gulvet. Eller grønne fodspor, som leder vej til skraldespande i det offentlige rum.

Og nu tænker du måske – håndklæder, toiletkummer og skraldespande –  hvad har det med mit møde at gøre?

Så tænk igen.

For metoden kan du sagtens kopiere til at ”designe” dine mødedeltageren adfærd. Fx ved at markere specifikke ”ruter” på gulvet gennem en udstillerzone, som leder dine mødedeltagere derhen, hvor du gerne vil. Eller ved at flytte alle stole til siden, når der er netværksaktiviteter og mingling på konferenceprogrammet. Eller hvad du nu kan finde på.

Det kan også være mere kommunikative nudges, fx i tilmeldings- eller evalueringssituationer: 75% af alle deltagerne på *NAVNPÅKONFERENCE* har allerede udfyldt evalueringsskemaet. Har du?”

Du skal bare være lidt kreativ og sætte dig ind i dine mødedeltageres typiske adfærdsmønstre og handlegrundlag. Især tiltag, som udspecificerer, hvad der sker, hvis folk ikke foretager sig noget, er yderst effektive. Ligesom nudges som taler til det sociale væsen i os. Har de andre gjort det – så må jeg hellere også.

God fornøjelse med at puffe 😊.

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

27 ulæste mails… I stedet for at føle sig populær og interessant, så ender vi ofte med følelsen af frustration over altid at være lidt bagefter.

Hænger du også lidt i bremsen?

I en europæisk undersøgelse foretaget af Stepstone konstaterer de, at en af årsagerne er dårlige relationer til chefen. Faktisk angiver lige knap 1/3 af respondenterne, at de har en decideret dårlig relation til deres chef. Vi kan altså ikke altid stole på vores ledere, som facilitatorer af arbejdsglæde og motivation, så hvordan kan vi selv gøre en forskel?

Først og fremmest – hvad er motivation?

Motivation er den positive indstilling til at gennemføre en proces, være en del af en forandring eller udføre en arbejdsopgave. Vi påvirkes i vores motivation af både indre og ydre faktorer. Vores chefer er ydre faktorer. Derudover kan fx løn, normer og karakterer være ydre faktorer. De indre er bl.a. vores egne evner og kompetencer samt personlighed.

 

5 tips til at forbedre din personlige motivation:

  1. Gør noget du er god til. Der er ikke noget som en succesoplevelse til at sætte gang i en positiv oplevelse af egne evner.
  2. Sørg for at dine fremskridt er synlige – både for dig og for dine kolleger og chefer. Bliv bedre til at fejre succeserne på kontoret med en kage, en fredagsøl osv.
  3. Genkald dig positiv feedback, som du tidligere har fået. Hvad synes andre, at du er god til? Eller klarede særligt godt i den situation?
  4. Bak din kolleger op og kom med positiv feedback. Det handler om at skabe en kultur på arbejdspladsen, hvor I tydeligt signalerer, at I støtter hinanden og er medansvarlige for hinandens motivation. Det er altid vigtigt med en stærk fællesskabsfølelse.
  5. Lad være med at fokusere for meget på løn, chefer og kontant afregning af succeser. Selvfølgelig skal du betales det du er værd, men hæng ikke din personlige motivation direkte op på din lønseddel eller din chef.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Har du styr på fagudtryk og forkortelser som allotment, MICE, PCO og GDS?

 

Også i mødebranchen findes der en række udtryk og forkortelser – både fagtermer og de mere slangprægede udtryk – som er udbredte hos bl.a. venues og leverandører – og derfor gode at kende for en mødeplanlægger.

En del af udtrykkene, kan du finde lige her – fyld gerne flere på din egen liste:)

 

  • Allotment: En blok af forhåndsreserverede hotelværelser, der er indhentet af en rejsearrangør eller mødeplanlægger.
  • Boutique: Et designhotel i unikt i stil, enten uafhængigt eller tilknyttet en kæde.
  • Breakout-sessioner: En session af mindre oplæg, workshops osv., der kører sideløbende med en større konference.
  • Connecting rooms: Tilstødende hotelværelser udstyret med en døråbning imellem dem.
  • Cfm: Confirmation.
  • Cxl: Cancellation.
  • F&B: Food & Beverage.
  • Force Majeure: En klausul i alle kontrakter, der frigør både mødested og arrangør fra ansvar i tilfælde af hændelser, man ingen indflydelse har på, og som man ikke kan forudsige.
  • Garni hotel: Et hotel, som kun serverer morgenmad (og ikke andre måltider).
  • GDS: Global Distribution System – Centraliserede reservationssystemer, der anvendes af flere store virksomheder og rejsebureauer til at bestille flere rejserelaterede tjenester, herunder hotelværelser, flybillet og udlejningsbiler.
  • Listepris: Et hotels fastsatte standardpris.
  • MICE: Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions.
  • ”No show”: En booking, hvor gæsten ikke møder op.
  • PCO: Professional Conference Organiser.
  • Provision/kommission: En betaling foretaget af mødestedet til agenten for at have skaffet en kundes forretning.
  • RM: Revenue Management – prisfastsætning ud fra forskellige faktorer, såsom historik, forecast, udbud og efterspørgsel.
  • ROI: Return On Investment – et udtryk for, hvor meget du får ud af en given investering eller indsats.
  • ”Walk in”: Gæster som, ankommer til et hotel uden at have booket på forhånd.

 

Hvis du kender en hotelreceptionist, eller har en erfaren kollega, kan de helt sikkert give dig input til endnu flere udtryk.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

header.jpg

Det er menneskeligt at fejle.

Den kender vi alle. Alligevel er mange af os hunderædde for at lave fejl. Og vi skjuler dem helst.

Men faktisk er fejl, noget af det bedste vi kan lave – i hvert fald hvis vi gerne vil lære. Vil udvikle os. Og blive bedre. Så vi kan planlægge og designe endnu federe og bedre møder i fremtiden. Og hvem vil ikke gerne det?

 

FAIL = First Attempt In Learning

Du skal (selvfølgelig) ikke være ligeglad med at lave fejl – og bare lave dem – igen og igen. Men når vi lærer af vores fejl, og ser dem i et lidt større perspektiv. Og som en del af en proces – på vejen mod succes – så kan det nærmest give mening at lave fejl.

På arbejdspladsen handler det især om kulturen. Er fejl noget vi kan tale om? Og som vi tør dele? Som kommunikationshat har jeg fortalt og delt MANGE succeshistorier. Men sjældent, ja nærmest aldrig, har nogen bedt mig skrive en historie om fejl.

Så hvis du køber tesen (som vinder indpas i en farvel-til-nulfejlskultur-tid), så skal du ikke være nærig med at sige dine fejl højt. Del dem – se dem som en fuldstændig nødvendig læring – som gør dig selv (og dine kollegaer) en vigtig erfaring rigere. Vellykket innovation (du ved, det som vi skal leve af i (frem)tiden), er ofte en direkte konsekvens af fejl, udfordringer, problematikker eller behov.

Blandt kollegaerne kan du:

  • Være åben om fejl og fiaskoer. Del dem med de andre. Hav for eksempel et fast punkt på mødeagendaen, hvor alle deler og lærer af hinandens fejl. Skab en kultur, hvor I deler fejl.
  • Notere dine ”Lessons Learned” hver gang du afslutter et større projekt. Og igen – del fejlene med dine kollegaer – så de får adgang til dine lærepenge. På samme måde får du (forhåbentlig) del i og adgang til deres/jeres.
  • Ros dig selv og dine kollegaer, når I begår fejl.

 

”Selv om fiaskoer ikke garanterer succes, vil fraværet af fiaskoer næsten altid garantere fraværet af succes.”

– Tal Ben-Shahar

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

shutterstock_96101450.jpg

Nu er jeg ikke typen, der mærker for meget efter, sådan indeni… man ved jo aldrig hvad man kan finde 😉. Men jeg må dog erkende, at møder der kun taler til få af de menneskelige sanser  – ja – de er ikke særlig spændende at deltage i.

Det gode ved den slags møder er at de er nemme at planlægge. Men så stopper det også der.  De giver nemlig ikke samme effekt – og samme resultater – som de møder, hvor arrangøren, oplægsholderne og mødestedet har gjort en indsats for at aktivere en masse af vores sanser.

 

Lad mig give et eksempel; når undersøgelser viser, at belysningen på sygehuse, kan have betydning for, hvor hurtigt patienten kommer sig, hvorfor skulle belysningen i mødelokalerne, så ikke have betydning for vores indlæring? Og hvem er ikke blevet taget tilbage til barndommen af en duft? Dufte vækker minder, musik vækker følelser. Mindeværdige møder er møder, som inkluderer alle sanserne.

En nem måde at få aktiveret dine mødedeltageres sanser er ved fx at holde frokosten som picnic udenfor på græsset (hvis det er sommer). Eller slutte mødedagen af med varm kakao ved pejsen om aftenen. Der behøver ikke være store dyre lydanlæg og Michelinstjerner på tallerkenen. Udfordr dit mødested og hør hvad de kan tilbyde, som aktiverer flere sanser, hos dine mødedeltagere.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 

God matchmaking kan være alfa-omega i dine deltageres oplevelse af at mødedeltagelsen er en værdifuld investering. Det hjælper dine deltagerne til at udvide netværket – og finde præcis de kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv., som i sidste ende gør, at tiden og pengene brugt på eventen var det hele værd.

Men hvordan gør man egentlig, sådan rent praktisk under eventen, når man har gjort sit forarbejde, og fundet ud af hvem der matcher med hvem?

 

  • Bordplan: Hvis dit møde har en officiel middag, frokost eller lignende, er noget af det bedste simpelthen at parre dine matches op ved samme bord.
  • Hotel: I forlængelse af bordplanen, kan du lade dine matches bo på samme hotel. Så er det lige ud at landevejen at fortsætte den gode snak fra middagen på hjem i bussen og igen blive mindet om hinandens eksistens ved morgenbuffeten.
  • Workshops: Hvis mødet indeholder workshops, eller andre aktiviteter, hvor man skal deles op i hold, kan du sørge for at dine matches skal deltage i workshoppen på det samme tidspunkt eller hold. Igen for at øge sandsynligheden for at de kommer godt i snak med hinanden.
  • Møder-i-mødet: Til messer er der ofte mulighed for på forhånd at lave aftaler med de ”emner” man finder interessante. Men hvis man ikke ved hvem, der er interessante, hvor skal man så starte? Som mødeplanlægger, kan du sætte små møder op for dine deltagere, allerede inden mødet. Og hvis der er mange matches, kan egentlige speed dating sessioner være en god mulighed. Gerne med en god icebreaker-session forinden til at få deltagerne lidt igang.
  • Udover ovenstående ”analoge” metoder, bruger vi hos OrgaNicer flere forskellige digitale metoder til matchmaking. Fx et online system, hvor deltagerne, efter at have svaret på forskellige spørgsmål om interesseemner, selv kan “booke” møder med andre deltagere, som de matcher med. Selvfølgelig med mulighed for at se, hvornår de andre deltagere er ledige. På samme måde, er det smartest hvis deltagerne har mulighed for at kontakte hinanden før og efter eventen, fx igennem en event-app.

 

Det er svært at lave “salgs” matchmaking, hvis alle deltagere er sælgere. Så vær opmærksom på hvordan fordelingen af de forskellige typer af mødedeltagere er. Hvis den er skæv, så overvej en mere erfa-fokuseret matchmaking i stedet for.

For du skal selvfølgelig ikke lave matchmaking, bare for at sige at der er matchmaking. Det skal give mening (altså værdi) for deltagerne, og der skal være tid (og plads) til det at gøres ordentligt.

Du kan læse meget mere om det gode forarbejde, som går forud for selve matchmaking-aktiviteterne i mit tidligere blogindlæg: ”Matchmaking starter i registreringsskemaet”.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

Når du arbejder strategisk med dit netværk, så åbner du op for såvel faglig, som personlig udvikling.

Hvordan strategisk, tænker du måske? Handler det ikke bare om at kende, så mange som muligt?

Ikke nødvendigvis.

Det er selvfølgelig ikke sådan, at du skal forholde dig strategisk til alle mennesker, som du møder. Men som med så meget andet, er det godt at have gjort sig nogle tanker om, hvad der virker. I hvert fald, hvis du vil have noget ud af din netværksindsats.

 

Så overvej følgende: 

  • Gå ind i netværket for at være noget for andre. Du skal ville være verdens bedste sparringspartner for dit netværk. Og så skal du selvfølgelig håbe, at dit netværk en dag også er der for dig.

  • Gå ikke ind i netværket for at få hurtige resultater, eller regne med at du får noget for noget. Et netværk rummer ikke en garanti for, at du får præcist det samme igen, som du leverer. Du skal i stedet interessere dig for kvaliteten af dialogen. Stil spørgsmål og vis interesse for andres emner og problemstillinger.

  • Mange af os hører udmærket, men vi er for dårlige til at lytte. Kernen i at være en god netværker er at være noget for andre. Det gør du bedst ved at lytte og sparre åbent og engageret. Gør dig klart, hvad du kan og vil tilbyde andre.

  • For mange af os er det grænseoverskridende at bede om hjælp. Men i netværket er vi der ikke for at ”udnytte” hinanden, men tværtimod for at blive bedre sammen. Vær hjælpsom og behagelig – tilbyd dine sparringspartnere dine udvalgte kompetencer og kryds så fingre for, at du en dag også vil kunne drage nytte af de andres kompetencer.

 

 

Det handler altså ikke om at indsamle flest mulige visitkort på kortest tid. Det handler om at pleje relationer og være til rådighed for at lytte, diskutere, hjælpe, sparre osv. Du kan selvfølgelig vælge til og fra i forhold til hvem du vil investere din tid og interesse i. Mennesker med andre baggrunde og kompetencer end dine, kan hjælpe dig på forskellige måder. Så tag gerne initiativet og inviter til en fælles aktivitet, frokost eller et uformelt møde. At netværke handler om at skabe relationer på langt sigt. Ikke om hurtige handler og aftaler. Hav tålmodighed og gør det let for andre at komme til dig. Så bliver det også nemmere for dig, når du får brug for at gå til dit netværk.

Dit netværk – dit ansvar.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

shutterstock_181390730.jpg

Der ER mange ting at holde styr på, når man planlægger en event. Og derfor er der også en række klassiske fælder, som selv de mest hardcore eventarrangører går i, fra tid til anden.

Og selvom det ikke er en udfordring for lige præcis dig , så tjek listen herunder ud – måske kan den bruges som huskeliste fra tid til anden.


Eventarrangører glemmer…

 

1. At nærlæse det med småt

Og misser derfor de enkelte hotellers regler for afbestilling og reducering af værelser. Og det er en svipser, som kan ende med at koste. Dyrt!
Selvom det kan være uoverskueligt at huske de forskellige tidsfrister (især hvis du jonglerer med mere end ét hotel ad gangen) er det super vigtigt, at du noterer dig disse datoer og agerer i god tid inden fristen løber ud.

2. At afklare budgettet

Og have en plan B, hvis der kommer færre deltagere end beregnet. Ofte er arrangementer nemlig afhængige af et bestemt antal deltagere for at kunne løbe rundt.

3. At booke nok værelser

Ikke fordi eventarrangører ikke kan tælle. Men især ved gruppereserveringer, er der altid nogen, der ikke kan beslutte sig for, om de rent faktisk skal deltage eller ej. Og så kan det være super svært at finde værelser til disse ekstra personer på samme hotel som resten af gruppen. Derfor kan det være en fordel at reservere lidt flere værelser, end du egentligt skal bruge. Vær dog fortsat opmærksom på afbestillingsregler, hvis du ender med ikke at få brug for værelserne.

4. At give deltagerne tid til at tale sammen

Et alt for presset program, hvor pauser bare er noget der skal overstås, kan virkelig give bagslag. Rigtig mange deltagere finder stor gevinst i tid til at netværke. Så hav altid plads i programmet til smalltalk.

5. At indlæg ikke må være for lange

Ligesom for korte og få pauser, er laaange indlæg en sikker måde at miste sine deltagere på. Hvis et indlæg kræver meget tid, så sørg for at indlægge en strække-ben-pause, så deltagerne kan få lidt frisk luft.

6. At komme i god tid – og teste teknikken

Især hvis man selv er med som “vært”. Brug tiden til at orientere dig om hvor toiletter, garderobe, restaurant, grupperum m.m. befinder sig. Husk også at teste teknikken! Der skal ikke mere end én oprydnings-vanvittig medarbejder til at fjerne HDMI kablet fra talerstolen.

7. At sortere navneskilte

Denne her kan virkelig koste dyrt på hvor-professionelle-er-vi-lige-kontoen – især hvis man samtidig har lavet brøleren med ikke at være i god tid. Sorter navneskiltene på forhånd (fx alfabetisk) og læg dem op, så det giver mening for deltagerne. Sørg også for at have ekstra blanke navneskilte med.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

shutterstock_162664115.jpg

Holder dine leverandører ikke aftalerne? Eller gør de noget andet, end du havde regnet med?

Måske er det tid til at se lidt nærmere på dem. Og hvordan du kommunikerer til og med dem. De gør det jo næppe for at genere dig 🙂

I denne uge får du en konkret metode til, hvordan du bedst og klogest plejer dine forskellige interessenter i et projekt. For det er nu naturligt, at vi alle har forskellige mål og formål med det vi gør. Herefter kan du lægge en plan for, hvordan du designer din kommunikation til de forskellige typer af interessenter. Og selvom metoden er tiltænkt større projekter, kan den i princippet bruges i mange andre sammenhænge.

 

How-to

  • Start med at identificere dit projekts interessenter. Altså, de der har en interesse i og/eller indflydelse på projektet. Det kan både være enkeltpersoner og grupper. Kunder, styregruppe, projektteam, leverandører, frivillige, venue, partnere, sponsorer, deltagere osv.

  • Tegn nu et koordinatsystem med INTERESSE (i projektet) på den opadgående akse og INDFLYDELSE (på projektet) på den horisontale akse.

  • Indsæt så dine forskellige interessenter, en efter en, i forhold til om de har høj eller lav interesse og om de har høj eller lav indflydelse i og på projektets succes.

    Som eksempel kan vi tage mødestedet for en stor konference. Indflydelsen er relativ stor – de skal trods alt danne ramme om hele mødet. Og på samme måde er interessen formentlig høj, fordi de gerne vil have at du bruger dem en anden gang, og anbefaler dem til dine kollegaer osv. Mødestedet ryger derfor ind i den øverste ydre felt med høj indflydelse og høj interesse.


  • Design nu din plan for projektets kommunikation på baggrund af overblikket over de forskellige interessenters forskellige indflydelse og interesse i dit projekt. Man kan, sådan lidt groft, dele dem ind i fire grupper:

JA-hattene er dem der har høj interesse og lav indflydelse. Brug dem aktivt ved at gøre brug af deres hjælp og som ambassadører.


De (potentielt) udfordrende er dem der har høj indflydelse og lav interesse. Sørg for at holde dem tilfredse. Enten ved at overbevise dem eller neutralisere dem.


Skeptikerne har både lav indflydelse og lav interesse. Det bedste du kan gøre er at holde øje med dem og holde dem orienterede.


De allierede har både høj interesse og høj indflydelse. Dem skal du give særlig opmærksomhed, og udover at informere dem, så sørg for også at involvere dem


Når vi kender vores interessenter godt, så gør vi ofte alt dette, sådan per autopilot, oppe i hovedet. Men især hvis et projekt er stort, komplekst, og vi gerne vil spare lidt tid i eksekveringsfasen, eller hvis det bliver nødvendigt at overdrage projektet til andre, så kan metoden give overblik i planlægningen og være en stor hjælp.

God fornøjelse.

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig