Author Archive

Når du arbejder strategisk med dit netværk, så åbner du op for såvel faglig, som personlig udvikling.

Hvordan strategisk, tænker du måske? Handler det ikke bare om at kende, så mange som muligt?

Ikke nødvendigvis.

Det er selvfølgelig ikke sådan, at du skal forholde dig strategisk til alle mennesker, som du møder. Men som med så meget andet, er det godt at have gjort sig nogle tanker om, hvad der virker. I hvert fald, hvis du vil have noget ud af din netværksindsats.

 

Så overvej følgende: 

  • Gå ind i netværket for at være noget for andre. Du skal ville være verdens bedste sparringspartner for dit netværk. Og så skal du selvfølgelig håbe, at dit netværk en dag også er der for dig.

  • Gå ikke ind i netværket for at få hurtige resultater, eller regne med at du får noget for noget. Et netværk rummer ikke en garanti for, at du får præcist det samme igen, som du leverer. Du skal i stedet interessere dig for kvaliteten af dialogen. Stil spørgsmål og vis interesse for andres emner og problemstillinger.

  • Mange af os hører udmærket, men vi er for dårlige til at lytte. Kernen i at være en god netværker er at være noget for andre. Det gør du bedst ved at lytte og sparre åbent og engageret. Gør dig klart, hvad du kan og vil tilbyde andre.

  • For mange af os er det grænseoverskridende at bede om hjælp. Men i netværket er vi der ikke for at ”udnytte” hinanden, men tværtimod for at blive bedre sammen. Vær hjælpsom og behagelig – tilbyd dine sparringspartnere dine udvalgte kompetencer og kryds så fingre for, at du en dag også vil kunne drage nytte af de andres kompetencer.

 

 

Det handler altså ikke om at indsamle flest mulige visitkort på kortest tid. Det handler om at pleje relationer og være til rådighed for at lytte, diskutere, hjælpe, sparre osv. Du kan selvfølgelig vælge til og fra i forhold til hvem du vil investere din tid og interesse i. Mennesker med andre baggrunde og kompetencer end dine, kan hjælpe dig på forskellige måder. Så tag gerne initiativet og inviter til en fælles aktivitet, frokost eller et uformelt møde. At netværke handler om at skabe relationer på langt sigt. Ikke om hurtige handler og aftaler. Hav tålmodighed og gør det let for andre at komme til dig. Så bliver det også nemmere for dig, når du får brug for at gå til dit netværk.

Dit netværk – dit ansvar.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

shutterstock_181390730.jpg

Der ER mange ting at holde styr på, når man planlægger en event. Og derfor er der også en række klassiske fælder, som selv de mest hardcore eventarrangører går i, fra tid til anden.

Og selvom det ikke er en udfordring for lige præcis dig , så tjek listen herunder ud – måske kan den bruges som huskeliste fra tid til anden.


Eventarrangører glemmer…

 

1. At nærlæse det med småt

Og misser derfor de enkelte hotellers regler for afbestilling og reducering af værelser. Og det er en svipser, som kan ende med at koste. Dyrt!
Selvom det kan være uoverskueligt at huske de forskellige tidsfrister (især hvis du jonglerer med mere end ét hotel ad gangen) er det super vigtigt, at du noterer dig disse datoer og agerer i god tid inden fristen løber ud.

2. At afklare budgettet

Og have en plan B, hvis der kommer færre deltagere end beregnet. Ofte er arrangementer nemlig afhængige af et bestemt antal deltagere for at kunne løbe rundt.

3. At booke nok værelser

Ikke fordi eventarrangører ikke kan tælle. Men især ved gruppereserveringer, er der altid nogen, der ikke kan beslutte sig for, om de rent faktisk skal deltage eller ej. Og så kan det være super svært at finde værelser til disse ekstra personer på samme hotel som resten af gruppen. Derfor kan det være en fordel at reservere lidt flere værelser, end du egentligt skal bruge. Vær dog fortsat opmærksom på afbestillingsregler, hvis du ender med ikke at få brug for værelserne.

4. At give deltagerne tid til at tale sammen

Et alt for presset program, hvor pauser bare er noget der skal overstås, kan virkelig give bagslag. Rigtig mange deltagere finder stor gevinst i tid til at netværke. Så hav altid plads i programmet til smalltalk.

5. At indlæg ikke må være for lange

Ligesom for korte og få pauser, er laaange indlæg en sikker måde at miste sine deltagere på. Hvis et indlæg kræver meget tid, så sørg for at indlægge en strække-ben-pause, så deltagerne kan få lidt frisk luft.

6. At komme i god tid – og teste teknikken

Især hvis man selv er med som “vært”. Brug tiden til at orientere dig om hvor toiletter, garderobe, restaurant, grupperum m.m. befinder sig. Husk også at teste teknikken! Der skal ikke mere end én oprydnings-vanvittig medarbejder til at fjerne HDMI kablet fra talerstolen.

7. At sortere navneskilte

Denne her kan virkelig koste dyrt på hvor-professionelle-er-vi-lige-kontoen – især hvis man samtidig har lavet brøleren med ikke at være i god tid. Sorter navneskiltene på forhånd (fx alfabetisk) og læg dem op, så det giver mening for deltagerne. Sørg også for at have ekstra blanke navneskilte med.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

shutterstock_162664115.jpg

Holder dine leverandører ikke aftalerne? Eller gør de noget andet, end du havde regnet med?

Måske er det tid til at se lidt nærmere på dem. Og hvordan du kommunikerer til og med dem. De gør det jo næppe for at genere dig 🙂

I denne uge får du en konkret metode til, hvordan du bedst og klogest plejer dine forskellige interessenter i et projekt. For det er nu naturligt, at vi alle har forskellige mål og formål med det vi gør. Herefter kan du lægge en plan for, hvordan du designer din kommunikation til de forskellige typer af interessenter. Og selvom metoden er tiltænkt større projekter, kan den i princippet bruges i mange andre sammenhænge.

 

How-to

  • Start med at identificere dit projekts interessenter. Altså, de der har en interesse i og/eller indflydelse på projektet. Det kan både være enkeltpersoner og grupper. Kunder, styregruppe, projektteam, leverandører, frivillige, venue, partnere, sponsorer, deltagere osv.

  • Tegn nu et koordinatsystem med INTERESSE (i projektet) på den opadgående akse og INDFLYDELSE (på projektet) på den horisontale akse.

  • Indsæt så dine forskellige interessenter, en efter en, i forhold til om de har høj eller lav interesse og om de har høj eller lav indflydelse i og på projektets succes.

    Som eksempel kan vi tage mødestedet for en stor konference. Indflydelsen er relativ stor – de skal trods alt danne ramme om hele mødet. Og på samme måde er interessen formentlig høj, fordi de gerne vil have at du bruger dem en anden gang, og anbefaler dem til dine kollegaer osv. Mødestedet ryger derfor ind i den øverste ydre felt med høj indflydelse og høj interesse.


  • Design nu din plan for projektets kommunikation på baggrund af overblikket over de forskellige interessenters forskellige indflydelse og interesse i dit projekt. Man kan, sådan lidt groft, dele dem ind i fire grupper:

JA-hattene er dem der har høj interesse og lav indflydelse. Brug dem aktivt ved at gøre brug af deres hjælp og som ambassadører.


De (potentielt) udfordrende er dem der har høj indflydelse og lav interesse. Sørg for at holde dem tilfredse. Enten ved at overbevise dem eller neutralisere dem.


Skeptikerne har både lav indflydelse og lav interesse. Det bedste du kan gøre er at holde øje med dem og holde dem orienterede.


De allierede har både høj interesse og høj indflydelse. Dem skal du give særlig opmærksomhed, og udover at informere dem, så sørg for også at involvere dem


Når vi kender vores interessenter godt, så gør vi ofte alt dette, sådan per autopilot, oppe i hovedet. Men især hvis et projekt er stort, komplekst, og vi gerne vil spare lidt tid i eksekveringsfasen, eller hvis det bliver nødvendigt at overdrage projektet til andre, så kan metoden give overblik i planlægningen og være en stor hjælp.

God fornøjelse.

 

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

 

Den der følelse… efter en stor konference eller event.

 

Når savsmulden har lagt sig, champagnen er drukket og deltagerne er taget hjem. Efter måneders planlægning og eksekvering. Og det var så det.

 

Og så alligevel.

 

For der er altid noget at gøre, en to-do-liste mere, for en mødeplanlægger.

 

I denne uges blogindlæg, får du en tjekliste til alt det du skal huske EFTER en stor konference. Det er nu, du skal samle op og binde sløjfe på arrangementet. Tjeklisten kommer her:

 


1. Forbered evalueringer med konferencesteder og andre underleverandører. Tag udgangspunkt i de opstillede mål, kontrakter og aftaler

 2. Afhold evalueringer – eksterne og interne

3. Notér alle relevante konklusioner og gode idéer til næste event. Sørg for at gemme dem et sted, hvor dine kollegaer har adgang til dem

4. Kontroller alle modtagne fakturaer og sammenhold med kontrakter og aftaler

5. Udsend evt. fakturaer til deltagere eller andre

6. Igangsæt rykkerprocedurer

7. Send takkebreve til bl.a. speakere og konferencier – og husk opfølgende kommunikation til dine deltagere som udsendelse af præsentationer m.m., samt efter-promovering, hvis du også står for den del

 

 

En succesfuld konference kræver altså en grundig afrunding. Fyld selv flere punkter på listen, så den giver mening for netop dit arrangement. Og får du brug for assistance, så ring til OrgaNicer 😉

De bedste hilsner

Mette Linjordet Thuesen

 


Ps.  Vil du have hele vores tjekliste til business events sendt direkte til din indbakke? Og samtidig modtage viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events?

JA TAK – send mig Konferencens ABC

 

Traditionen tro starter vi året med en lille intro til, hvad vi tror året 2019 byder på indenfor mødebranchen.

 

1. Vi tror stadig på samtalen i mødet. Det er og bliver vores fremmeste opgave, som planlæggere og projektledere, at facilitere samtalen mellem mennesker endnu bedre. Når vi har taget os den luksus at tage tid ud af kalenderen for at mødes – så vil vi have værdi og resultater med derfra. Værdien kan fx være interessante faglige samtaler, hvor vi føler os hørt og som en del af et fagligt fællesskab.


 

2. Vi ser en efterspørgsel efter venues, hvor tid og praktikalitet er i centrum. Det er de korte, resultatorienterede møder – og så ud af vagten. Her er ikke plads til teambuilding-øvelser og hyggelige afbrydelser. Al forplejning skal afvikles hurtigt og effektivt, og der skal være styr på teknikken.


 

3. Det betyder imidlertid ikke at indhold som teambuilding og netværk er yt. Nej, tværtimod. Der er bare tale om hver ting til sin tid. Særligt teambuilding er tilbage på fuld gas. Især, hvis vi kan kombinere teambuildingen med noget særligt fra mødedestinationen. Fx var vi på sælsafari, sejlede matchrace og gik over Lillebæltsbroen til Planner Days sidste år. Aktiviteterne må meget gerne være lidt skæve, så mødet bliver mindeværdigt for deltagerne.


 

4. Nogle hoteller har ikke, som de fleste andre, fjernet baren i kælderen. Og det var et smart træk. Hyggekroge, sofahjørner og lignende steder er oplagte steder til at dyrke det sociale samvær og til netværksaktiviteter, som er integreret i mødet. Vi vil have flere pauser til at tale med hinanden – og det skal ikke ske i auditorier og glasgange.


 

5. Generelt ser 2019 ud til at kræve endnu mere fleksibilitet af møde-venues, som skal være hurtige på fødderne og kunne omstille sig til de, efterhånden, rigtig mange forskellige typer af møder. Og der skal være lokale oplevelser på menukortet. Vi vil gerne mærke destinationen – smage råvarerne, føle skumsprøjt fra havet og lytte til lokale entertainere.

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Nu er der en uge til juleaften…

Og mon ikke, at du knokler som en gal, for at få styr på alle de løse tråde inden du går på juleferie. Sådan er det at være møde- og eventplanlægger. For arbejdet med events – møder, konferencer, kurser, messer, kongresser, generalforsamlinger, årsmøder – you name it – holder ikke op, bare fordi det er jul.

Du ved bare, at du er møde- og eventplanlægger når…

 


1. Kvalitetstid med familien i juledagene er lig organisering af navneskilte og pakning af goodiebags


2. Du arrangerer familiejulefrokosten med en Doodle


3. Du har undskyldt dig selv fra et julemarked for lige at tjekke stedets event- og mødelokaler ud


4. Du spørger din familie, om der er nogle særlige kostbehov, du skal tage hensyn til i forhold til julemiddagen


5. Du skriver ting som “praktisk fodtøj, der går godt til habitjakke” på din ønskeseddel til jul


6. Du læser denne artikel, mens du spiser frokost, ser TV, tjekker din email og køber julegaver online

 

Det vi prøver at sige er, at vi godt ved, at du knokler hårdt i arbejdet med at planlægge møder og events. Og derfor vil vi gerne give dig denne kaffekop, som på hverdags-basis kan minde dig om, hvor sej du er. Vi giver den kun til bad-ass mødeplanlæggere. Og den koster ikke noget. Men er vores julegave til dig. Fordi du har knoklet for vores fælles passion – at lave super fede møder og events – og som tak fordi, du følger vores nyhedsbrev. (Men skynd dig ind og sig ja tak, hvis du gerne vil have koppen tilsendt. Vi har kun et begrænset antal, og de deles ud efter først til mølle princippet).

Få din egen mødeplanlægger kop her som en julegave fra OrgaNicer til dig lige her.

 

God jul – og husk nu at slappe bare lidt af:)

De bedste hilsner,

Din OrgaNicer

 


Ps. Hvis én af dine kolleger i branchen også fortjener en lille reminder på hvor mega sej vedkommende er, så del dette blogindlæg med dem, så de også kan signe op og få en kop tilsendt.

 

Charterselskaber har gjort det i årevis… udnyttet transporttiden.

Når charterfolket lander i sydens sol, bruger guiderne busturen fra lufthavn til hotel til noget værdifuldt, som at fortælle lidt om destinationen, lave små quizzer, svare på spørgsmål osv.

Det samme kan du gøre med dine mødedeltagere. Alt fra netværksøvelser til sjove indslag eller faglige oplæg. På den måde, kan du ændre spildtid til værditid.

 

What to do:

  • Fortæl om det område, som deltagerne kører i (det er især interessant for udenlandske deltagere, eller hvis bussen kører i et område, som er fagligt interessant for deltagerne – fx  landskabsarkitekter i Naturpark Thy…).
  • Lav en quiz! Deltagerne kan fx quizze i viden om et indslag, som de allerede har været del af, eller om den virksomhed, forening, eller det faglige fællesskab, som de måske er fælles om til eventen.
  • Arrangér et skævt indslag. Her kan du også inddrage deltagerne, hvis én af dem, har en sjov vinkel eller oplevelse at dele – fx havde vi engang en clairvoyant med til Planner Days, som fortalte lidt om numerologi. Husk dog, at deltagerne ikke kan forlade en bus, så indslaget må ikke blive “for meget”.
  • Facilitér en busworkshop – eller måske bare en brainstorm-session.
  • Endelig den klassiske – lav networking-øvelser.

 

Udnyttelse af transporttid begrænser sig ikke til bustransport. Vi lavede engang et arrangement, hvor deltagerne skulle køre i bil fra Herning til København. Vi blandede deltagerne i biler ud fra forskellige kriterier og gav dem forskellige små to-do´s, som løsning af opgaver, diskussion af faglige punkter og forberedelse af korte indslag til den sociale del af arrangementet. Det resulterede i, at deltagerne fik talt med nogle, som de ellers ikke ville have talt så meget med.

 

Du kan også ”bare” lade deltagerne summe to og to omkring et programpunkt, som de netop har deltaget i. Men pres den ikke. Ingen gider lave faglig networking på vej hjem fra en festmiddag – der vil man, højst sandsynligt, bare sludre lidt med sidemanden og summe over dagens indtryk.

 

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, fx med shuttle eller andet, så læs meget mere om hvad vi tilbyder inden for praktik og logistik her.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

shutterstock_162664115.jpg

Kender du udtrykket? Det handler om relevans og tricket er ret nemt. Det, du aller bedst kan lide, din yndlings frase, den fede vending eller det geniale eksempel. Det tekststykke, som på et tidspunkt var helt perfekt afstemt, men som tabte pusten i den videre skriveproces eller sammenhæng. Den må dø!

Vi, der arbejder med at kommunikere med mange forskellige mennesker, kender det godt. Det kan være svært at redigere sin egen tekst og gennemføre ”mordet”.

Når vi skriver til mange og til meget forskellige mennesker – særligt på nettet – så er ”kortfattet” og ”relevant” kodeordene.

Vi har alle et udtryk, som vi godt kan lide at bruge. En lidt slidt metafor, der dukker op igen – eller vi kommer til at fordybe os i en detalje, som er meget relevant for afsenderen, men nok ikke for modtageren. Så skal der skal luges ud og vi ved det jo godt…

Når du skal give praktisk information, så handler det om bullet points, forståelige overskrifter og kort, men præcis tekst.

Hvis du skal skrive mere personlige tekster, som fx blogindlæg, så må du selvfølgelig gerne lade nogle af dine vendinger gå igen og lade din personlighed skinne igennem. Her er det godt at have en personlig tone. Hver ting til sin tid.

Øv dig i at have overblik over din kommunikation og find en balance mellem personlig tone og gode præcise sætninger. Lav gerne nogle tests af måder at skrive på og notér dig dine erfaringer. Det kan du fx gøre, ved at lave to forskellige typer af Facebookopslag for virksomheden eller en event.

George Orwell, som levede fra 1905 til 1950 og bl.a. skrev ”1984” og ”Kammerat Napoleon”, har desuden givet en række gode råd til andre skribenter. Så spørg dig selv:

Hvad er det, jeg prøver at sige?

  1. Hvilke ord kan udtrykke, det jeg prøver at sige?
  2. Hvilket billede eller udtryk kan gøre det mere klart?
  3. Er det et billede, der er så nyt, at det har den ønskede effekt på læseren?
  4. Kunne jeg have skrevet det kortere?
  5. Har jeg skrevet noget, der er grimt på skrift, og som kunne have været skrevet smukkere?[1]

Så kan det vist ikke gå helt galt:)

 

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

 

[1] “Politics and the English Language”. Essay af George Orwell fra www.contentcom.dk/sproglige-tanker/skriv-bedre-tekster-vol-1/

Der er mange ting, jeg er vild med. Jeg elsker god mad og rødvin. Jeg er pjattet med musik og godt humør. Og så elsker jeg – som i elsker – når man kan mærke, at folk gør sig umage.

Lige nu sidder de fantastiske mødeplanlæggere på kontoret, og laver bordplan til et stort arrangement, vi skal håndtere senere på måneden. Som i meget stort – og som med mange mennesker. Bordplanen er, som de fleste ved, en disciplin for sig selv. Det bliver ikke mindre, når man skal håndtere nationaliteter, brancher og kulturer mellem mennesker, som ikke kender hinanden. Det er en historie helt for sig selv – den tager vi en anden gang.

Pointen er, at man nemt kunne forfalde til at lave en bordplan, som går op og passer på antal og praktik. Men man kan også gøre, som vi gør. Gøre sig umage. Så lige nu lytter jeg til en diskussion om, hvor man bedst placerer den japaner, der kommer alene. Og svaret er ikke ”det bord, hvor der er en ledig stol”. Det kræver grundige overvejelser – og spørgsmålene er, hvor han får det bedst – og hvilket selskab, han vil passe bedst ind i.

Mødet mellem mennesker kan alt. Det er ikke virksomheder, der handler sammen – det er mennesker. Derfor kan det arbejde vi gør, når vi gør os umage, betyde forskellen for, om ham japaneren synes turen på 7218 kilometer mellem Tokyo og Herning var det hele værd…

Det skal vi tage alvorligt – og derfor skal vi gøre os umage.

 

shutterstock_274814039.jpg

Kender du udtrykket JOMO? Jeg hørte det nævnt forleden på en messe i London. Udtrykket har eksisteret i nogen tid, men er, ifølge en trendforsker, topaktuelt.

Det kan være, du slet ikke nåede at opdage, den trend som JOMO er mod-trend til – nemlig FOMO (Fear Of Missing Out).

Det lyder umiddelbart ikke rart at gå glip af noget. Når vi beder mødedeltagere dele billeder og filmklip fra konferencedagen, er det netop den menneskelige ”frygt” for at være udenfor som vi spiller på. ”Se hvor sjovt og fedt vi havde det – er du sikker på, at du ikke skal med næste gang?”

Smartphones og internettet gør, at vi i princippet altid kan følge med – tjekke en mail, ta’ et opkald og vi er nok alle bevidste om, at det koster os noget. Vi mister nærvær og vi glemmer – måske-  at være tilstede der, hvor vi har brug for at lade op. Hjemme hos familien, på ferien, blandt vennerne osv.

Nu nærmer december sig og vi har alle masser af ting, vi skal ha’ på plads og afsluttet inden julen og så kan det være fristende liiige at tage telefonen med lidt ind i juleferien – bare for at være sikker på, at chefen har, hvad hun skal bruge til det næste møde. Eller at kunderne er tilfredse med løsningen.

Men her er en opfordring til at lade være med det. Nyd i stedet at du går glip af alt muligt. Til gengæld lover jeg, at du får en masse andet – som nærvær, hygge og en glædelig jul : )

De bedste hilsner,

Stine Nybo

Projektchef i OrgaNicer

 


 

Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig