Måske er du godt i gang, og har allerede overbevist dine deltagere om at samkørsel og postevand faktisk er helt ok til en konference. Måske er du slet ikke startet på din bæredygtigheds-transformation. Uanset, så har vi, når vi snakker bæredygtighed, en tendens til at tænke på grønne og miljøvenlige løsninger. Men bæredygtighed handler om mere end klima og CO2 aftryk.  Så overvej om du skal tage fat på de mere sociale og økonomiske aspekter af bæredygtighed, når du designer bæredygtige møder.

mødeplanlæggere anser vi det som en god service, at vores mødedeltagere ved, hvem deres med-deltagere (på en konference, en kongres, et årsmøde osv.) er. Og der er faktisk kun ém måde, hvorpå du helt kan slippe for at spørge dine deltagere om lov til netop dette. Nemlig ved ikke at dele deltagerlisten. Deler du listen, skal du spørge om lov. Punktum. Såh…

Kan du mærke, at det presser sig på? Behovet for sol, varme, tid med de nærmeste og ikke mindst afslapning. Er du alligevel i tvivl om, hvor stor din ferietrang er, så får du her 7 åbenlyse tegn på, at du virkelig trænger til ferie:

Gode kollegaer er guld værd. Både når det kommer til det sociale på kontoret, men også når det kommer til det faglige. Og uanset om du arbejder som mødeplanlægger, kommunikationsmedarbejder eller noget helt tredje, så kan du måske nikke genkendende til det med at være alene med din faglighed og dine arbejdsopgaver. Og hvis du nu føler dig endnu mere alene  – så ro på. Der er heldigvis masser du kan gøre for at få faglige sparringspartnere. Du skal bare kigge uden for din fysiske arbejdsplads.

Når et møde skal planlægges, så kan du vælge en af to veje. Du kan enten gøre, som du plejer – booke oplægsholder, facilitator, en sandwich til frokost, en øl efter middagen osv. Eller du kan starte med at stille dig selv spørgsmålet: Hvordan kan alle mødets elementer understøtte mødets formål? Har du styr på formålet? For det er der, du skal starte. For at skabe de bedste læringsrum for vores deltagere, skal vi designe mødet ud fra formålet. Hvis du lige har været med på Planner Days, som fandt sted på Sydfyn, så ved du, hvad jeg taler om. Formålet med Planner Days i år var at inspirere deltagerne til at aktivere flere sanser i møder. Derfor spiste vi middag i et pakhus som lugtede af tjære, træ og hav, vi havde sansefestival, spiste chilier med Chili-Klaus osv.

Vi ved det godt alle sammen. At netværke handler om viljen til gensidighed. Give and get…. Hvis vi deler ud af vores viden til andre, så kommer det på et tidspunkt positivt tilbage til os. Et kinesisk ordsprog siger: Du har et æg og jeg har et æg – vi bytter. Så har jeg stadig et æg – det har du også! Du har en idé og jeg har en idé – vi bytter. Pludselig har jeg to ideer – det har du også! Sådan er vi begge blevet dobbelt så rige på ideer – blot ved at bytte med hinanden. Men det kommer ikke af sig selv. Det kræver en personlig indsats og en netværkskompetence, hvor nysgerrighed, åbenhed og tillid er vigtige faktorer. En god netværker finder det interessant at vide noget om de mennesker, som han/hun møder på sin vej – uanset om det er i privat eller professionelt regi.

Af og til griber opgaver om sig. Forleden havde jeg en standard hotelbooking på 30 værelser til en gruppe (sådan en laver jeg normalvis i søvne). Indtil det ”standard-mæssige” røg, og vi havde gang i helpension som buffet med diverse kostrestriktioner, frokost to-go (når gruppen skulle på tur) booking af bus til at køre dem afsted, ekstra mødelokaler - og ønsker om at bo med ham/hende og højt/lavt. Og selvom det i situationen, kan give lidt sved på panden, så er det også fedt på den gode måde. Og hvis man ikke bryder sig om den slags -  så befinder man sig næppe godt i vores branche:)

Når vi afholder et møde eller en konference er formålet – stort set altid - netværk. Det at mødes fysisk - at være sammen og opbygge eller bygge på relationer. Andre gange er formålet også at inspirere eller underholde. Eller for at opfylde et bestemt kommunikationsbehov. Som mødeplanlæggere skal vi designe mødet, så det passer til formålet – uanset hvad formålet er. Ved netværk, lader vi folk tale sammen. Ved underholdning, sørger vi for at deltagerne er stimuleret på en sjov, eller følelsesmæssig måde.  Og når målet handler om at kommunikere et bestemt budskab –en ny strategi, en plan eller en vision - så sætter vi deltagerne på rækker af stole og viser dem et PowerPoint show. Eller… gør vi?

Hvordan får du – og hvordan holder du – deltagernes opmærksomhed? 88% af danskerne ejer en smartphone. På verdensplan drejer det sig om cirka 2,39 mia. mennesker. Det svarer til en tredjedel af jordens befolkning. Vi er storforbrugere af telefonen – både privat og på arbejde. Den er designet til at kalde på os og den rummer næsten hele vores hverdag og arbejde. Fra e-mails til forældreIntra, indkøbssedler, shopping, vejrudsigter, strikkeopskrifter osv.

Om ikke så længe vil valgkampagner flyve gennem luften i Danmark – både i de trykte og de sociale medier, i lygtepælene og hvor ellers fantasien hos bureauerne fører dem hen. Men har kampagnerne den effekt som forventes, og bider de sig fast hos dem, de skal – altså dig og mig? Kampagner er hos mange organisationer en naturlig del af kommunikationsstrategien og dermed en væsentlig del af et marketingbudget. Derfor gælder det om at få så meget ”budskab til den rette målgruppe” ud af hver eneste krone som muligt. Mange er tilbøjelige til hurtigt at se på kanalvalg og indhold, men skal kampagnen have en reel effekt, så er det vigtigt at arbejde systematisk med kampagneplanlægning først. En god kampagneplanlægning giver nemlig den indsigt, der skal til, så der kan træffes hensigtsmæssige valg i den videre tilrettelæggelse.

Dagen er kommet. Din konference åbner dørene lige om lidt. Deltagerne er på trapperne. Og du står klar til at tage imod, byde velkommen og udlevere navneskilte. Du har selvfølgelig tænkt alle mulige situationer igennem. For du ved, at en on-site-service der kører på skinner, er med til at give deltagerne en oplevelse af et topsmurt arrangement. Og det nytter ikke noget, at man står og fifler med navneskilte og HDMI kabler, når deltagerne melder deres ankomst. Men hvis du ikke har så meget erfaring udi onsite-service, så læs med her. Bagefter ved du, hvad du skal have styr på og har brug for, når du gerne vil give dine deltagere en god start på din konference.

Mødedeltagere som glemmer at sætte mobilen på lydløs eller aldrig får udfyldt evalueringsskemaet. Lyder det bekendt? Og som noget, du også selv kan glemme, i ny og næ? Så ved du også, at det sjældent handler om manglende intentioner. Man får det bare ikke altid gjort. Her kommer nudge-din-deltager ind i billedet. For er der (vel)vilje er der vej, når det kommer til nudging. At nudge er et forsøg på at påvirke menneskers valg og adfærd i en forudsigelig retning. Metoden har, i de senere år, været brugt i mange sammenhænge. Afgørende for nudging er at adfærden er 100% frivillig.

27 ulæste mails… I stedet for at føle sig populær og interessant, så ender vi ofte med følelsen af frustration over altid at være lidt bagefter. Hænger du også lidt i bremsen? I en europæisk undersøgelse foretaget af Stepstone konstaterer de, at en af årsagerne er dårlige relationer til chefen. Faktisk angiver lige knap 1/3 af respondenterne, at de har en decideret dårlig relation til deres chef. Vi kan altså ikke altid stole på vores ledere som facilitatorer af arbejdsglæde og motivation, så hvordan kan vi selv gøre en forskel? Først og fremmest – hvad er motivation? Motivation er den positive indstilling til at gennemføre en proces – være en del af en forandring eller udføre en arbejdsopgave. Vi påvirkes i vores motivation af både indre og ydre faktorer. Vores chefer er ydre faktorer. Derudover kan fx løn, normer og karakterer være eksterne faktorer. De indre er bl.a. vores egne evner og kompetencer samt personlighed.

Har du styr på fagudtryk og forkortelser som allotment, MICE, PCO og GDS? Også i mødebranchen findes der en række udtryk og forkortelser – både fagtermer og de mere slangprægede udtryk - som er udbredte hos bl.a. venues og leverandører - og derfor gode at kende for en mødeplanlægger. En del af udtrykkene, kan du finde lige her - fyld gerne flere på din egen liste:)

Det er menneskeligt at fejle. Den sætning kender vi alle. Alligevel er mange af os hunderædde for at lave fejl. Og vi skjuler dem helst. Men faktisk er fejl, noget af det bedste vi kan lave – i hvert fald hvis vi gerne vil lære. Vil udvikle os. Og blive bedre. Og hvem vil ikke det? FAIL = First Attempt In Learning Du skal (selvfølgelig) ikke være ligeglad med at lave fejl - og bare lave dem - igen og igen. Men når vi lærer af vores fejl, og ser dem i et lidt større perspektiv. Og som en del af en proces – på vejen mod succes – så kan det nærmest give mening at lave fejl en gang imellem. På arbejdspladsen handler det især om kulturen. Er fejl noget vi kan tale om? Og som vi tør dele? Som kommunikationshat har jeg fortalt og delt MANGE succeshistorier. Men sjældent, ja nærmest aldrig, har nogen bedt mig skrive en historie om fejl.

Nu er jeg ikke typen, der mærker for meget efter, sådan indeni… man ved jo aldrig hvad man kan finde . Men jeg må dog erkende, at møder der kun taler til få af de menneskelige sanser og som fuldstændig glemmer kroppen – ja – de er ikke særlig spændende at deltage i. Den slags møder er meget nemmere at planlægge. Men de giver heller ikke de samme resultater og den samme effekt, som de møder, hvor arrangøren, oplægsholderne og mødestedet har gjort en indsats for at aktivere en masse af vores sanser.

God matchmaking kan være alfa-omega i dine deltageres oplevelse af at mødedeltagelsen er en værdifuld investering. Det hjælper dine deltagerne til at udvide netværket - og finde præcis de kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv., som i sidste ende gør, at tiden og pengene brugt på eventen var det hele værd. Men hvordan gør man egentlig, sådan rent praktisk under eventen, når man har gjort sit forarbejde, og fundet ud af hvem der matcher med hvem?

Det er ikke ofte, vi mødeplanlæggere kommer ud og bliver luftet. Hvor det hele handler om os og vores faglige udvikling. Hvornår har du måske sidst været af sted til en faglig konference? (Som deltager, ikke som arrangør). Mit gæt er, at det er ganske længe siden. Men NU er det tid. Tid til at du skal have lov at komme af sted. Sammen med os. Til årets konference for de bedste mødeplanlæggere i Danmark.

Når du arbejder strategisk med dit netværk, så åbner du op for såvel faglig som personlig udvikling. Hvordan strategisk, tænker du måske? Handler det ikke bare om at kende så mange som muligt? Ikke nødvendigvis. Det er ikke sådan, at du skal forholde dig strategisk til alle mennesker du møder. Men som med så meget andet, er det godt at have gjort sig nogle tanker om, hvad der virker. Og måske endda lægge en plan. I hvert fald, hvis du vil have noget ud af din netværksindsats. I den sammenhæng kan du overveje følgende:

Der ER mange ting at holde styr på, når man planlægger en event. Og derfor er der også en række klassiske fælder, som selv de mest hardcore eventarrangører går i fra tid til anden. Og selvom det ikke er en udfordring for lige præcis dig. Så tjek listen ud – måske kan den bruges som huskeliste fra tid til anden.

Holder dine leverandører ikke aftalerne? Eller gør de noget andet, end du havde regnet med? Måske er det tid til at se på hvordan du kommunikerer med dem. De gør det jo næppe for at genere dig:) I denne uge, får du en konkret metode til at få overblik over, hvordan du bedst og klogest plejer dine forskellige interessenter i et projekt. For det er nu naturligt, at vi alle har forskellige mål og formål med det vi gør. Herefter kan du lægge en plan for, hvordan du designer din kommunikation til de forskellige typer af interessenter. Og selvom den er tiltænkt større projekter, kan den i princippet bruges i mange andre sammenhænge.

Den der følelse… efter en stor konference eller event. Når savsmulden har lagt sig, champagnen er drukket og deltagerne er taget hjem. Efter måneders planlægning og eksekvering. Og det var så det. Og så alligevel. For der er altid noget at gøre, en to-liste mere, for en mødeplanlægger.

Traditionen tro starter vi året med en lille intro til, hvad vi tror året 2019 byder på indenfor mødebranchen. Vi tror stadig på samtalen i mødet. Det er og bliver vores fremmeste opgave, som planlæggere og projektledere, at facilitere samtalen mellem mennesker endnu bedre. Når vi har taget os den luksus at tage tid ud af kalenderen for at mødes – så vil vi have værdi og resultater med derfra. Værdien kan fx være interessante faglige samtaler, hvor vi føler os hørt og som en del af et fagligt fællesskab. Der er ikke mange ting, der er mere irriterende end at tage til en konference - og så bare blive pralet til hele dagen fra scenen.

Nu er der en uge til juleaften... Og mon ikke, at du knokler som en gal, for at få styr på alle de løse tråde inden du går på juleferie. Sådan er det at være møde- og eventplanlægger. For arbejdet med events – møder, konferencer, kurser, messer, kongresser, generalforsamlinger, årsmøder – you name it – holder ikke op, bare fordi det er jul. Og vi ved godt, at det kan det være svært, at  komme helt i jule-mode og lægge mødelivet på hylden for en stund. Du ved bare, at du er møde- og eventplanlægger når...

Charterselskaber har gjort det i årevis... udnyttet transporttiden. Når charterfolket lander i sydens sol udnytter guiderne busturen fra lufthavn til hotel til noget værdifuldt, som at fortælle lidt om destinationen, lave små quizzer, svare på spørgsmål osv. osv. Det samme kan du gøre med dine mødedeltagere. Alt fra faciliterede netværksøvelser, sjove indslag eller faglige oplæg. På den måde kan du ændre spildtid til en værdifuld oplevelse.

Kender du udtrykket? Det handler om relevans og tricket er ret nemt. Det, du aller bedst kan lide, din yndlings frase, den fede vending eller det geniale eksempel. Det tekststykke, som på et tidspunkt var helt perfekt afstemt, men som tabte pusten i den videre skriveproces eller sammenhæng. Den må dø! Vi, der arbejder med at kommunikere med mange forskellige mennesker, kender det godt. Det kan være svært at redigere sin egen tekst og gennemføre ”mordet”.

Der er mange ting, jeg er vild med. Jeg elsker god mad og rødvin. Jeg er pjattet med musik og godt humør. Og så elsker jeg – som i elsker – når man kan mærke, at folk gør sig umage. Lige nu sidder de fantastiske mødeplanlæggere på kontoret, og laver bordplan til et stort arrangement, vi skal håndtere senere på måneden. Som i meget stort – og som med mange mennesker. Bordplanen er, som de fleste ved, en disciplin for sig selv. Det bliver ikke mindre, når man skal håndtere nationaliteter, brancher og kulturer mellem mennesker, som ikke kender hinanden. Det er en historie helt for sig selv – den tager vi en anden gang.

Kender du udtrykket JOMO? Jeg hørte det nævnt forleden på en messe i London. Udtrykket har eksisteret i nogen tid, men er, ifølge en trendforsker, topaktuelt. Det kan være, du slet ikke nåede at opdage, den trend som JOMO er mod-trend til – nemlig FOMO (Fear Of Missing Out). Det lyder umiddelbart ikke rart at gå glip af noget. Når vi beder mødedeltagere dele billeder og filmklip fra konferencedagen, er det netop den menneskelige ”frygt” for at være udenfor som vi spiller på. ”Se hvor sjovt og fedt vi havde det – er du sikker på, at du ikke skal med næste gang?”

Vil du gerne blive skarpere på at finde din målgruppes match med forskellige sociale medier? Og får du hovedpine ved tanken om at finde hoved og hale i mulighederne? Så læs videre. I denne uges Meeting Mondays  får du en quickguide til de fire sociale medier, som du typisk kan gøre brug af, når du skal markedsføre dine events eller kommunikere til dine mødedeltagere.

Verden bliver både større og mindre. Vi har aldrig kunnet så meget og samtidig er alt tættere på og mere tilgængeligt en nogensinde før. Udviklingen, teknologisk og digitalt, kan kun én ting; det er at accelerere. I dag er den langsomste dag, i resten af dit liv. Det vilkår gælder mødebranchen. Og det gælder også en række andre brancher. Detailhandlen, for eksempel. For nogen tid siden var jeg med på et møde, som handlede om netop detailhandlens udfordring, når alt kan købes på nettet, og om føje tid også være leveret ved din hoveddør inden du selv når hjem fra arbejde. Det stiller særlige krav til dén branche – og et par af konklusionerne kan måske genbruges i vores ende af verden.

Good things come to those who… work their asses off and never give up. Not to those who wait… Men det skal jo også være indsatsen værd. Vi vil gerne arbejde og knokle for noget som vi synes er vigtigt og værdifuldt. Det er bl.a. derfor vi kan finde på at arbejde frivilligt i foreninger og til events. Hvis dine mødedeltagere skal investere i mødet. Altså være aktive og engagerede, stille spørgsmål, diskutere osv., så skal du skabe rammer som tydeligt viser, at det her møde – det er indsatsen værd. Fra invitation til evaluering. Er dine møder indsatsen værd?

Forestil dig det her. Du sidder der bag skærmen på arbejdet og en e-mail tikker ind. Du læser. Helt almindelig nydelig e-mail. Kort, informativ, velformuleret. Og læser igen. For der mangler lissom noget. Den der lille gule klat, som vi jævnligt (læs: ustandseligt) bruger til at afslutte kommunikation via diverse kanaler. Og som kommer i mange afskygninger. Glad, sur, ked, bister, grinende, rødmende, rasende, grædende osv. osv. For ikke at glemme den blinkende (den blinkende kommer jeg tilbage til). Det er selvfølgelig smileys jeg snakker om. Eller emoticons (på dansk; humørikon), som de ret beset hedder.

Go’dav. Jeg hedder godt nok ikke Lars Larsen, men jeg har altså et rigtig godt tilbud til dig! Tilbuddet hedder Planner Days, og det er, efter vores egen subjektive vurdering, det bedste tilbud på markedet til dig og din faglighed som mødeplanlægger. Det sker 21. - 22. maj 2019 – og nu kan vi afsløre, at rammen om Planner Days bliver mageløse Sydfyn.

Alle taler om det… Alle tror de andre gør det… Alle vil gerne gøre det… Ingen ved helt hvordan man gør… Er Big data i virkeligheden kejserens nye klæder? Her får du 3 bud på hvad Big data er. Og et par bud på hvorfor vi skal holde øje med det.

Hvis du har det sådan - så er det (nok) din egen skyld. Når du arrangerer møder, som involverer mennesker fra mange forskellige lande, så er det en rigtig god idé at have styr på kulturelle forskelligheder. Og mind you. Nedenstående er baseret på egne erfaringer, så der er måske en generalisering eller to. Lav en flydende start. I Skandinavien møder man som udgangspunkt til den inviterede tid, måske endda lidt før. Andet opfattes ubehøvlet. Mens tid i lande i det sydlige Europa og Amerika er en mere fluffy størrelse. Det kan du heldigvis planlægge dig ud af. Fx ved at have lidt fyldstof i mødets begyndelse, så alle mødedeltagere er tilstede til den rigtige start.

Kender du det. Det ene supereffektive møde afløser det andet. Alle deltagere kommer til tiden, topforberedte med papir og pen og slukkede mobiltelefoner. Det hele kører på skinner, en opdateret handlingsplan er hurtigt på plads. Og mødet slutter ti minutter før planlagt. Nå, ikke. Hvad så med. En række af endeløse og ineffektive møder. Masser af afstikkere undervejs. Small-talk om YouTube-klip, kageopskrifter eller koordinering af helt andre opgaver, som gør det umuligt at skrive referat og holde tidsplanen.

Det er ikke sådan, at vi har bestemt os for at holde ikke-bæredygtige møder - men det virker bare så uoverskueligt, det der med at planlægge et 100% bæredygtigt møde…ik? Hvis man er interesseret i en bureaukratisk proces, så er der masser af muligheder (bare søg på google). Alt fra nøglehulsmærker, ISO-certificeringer og andre kanoner at skyde gråspurve med. Men hvis det ikke liiiige er sagen, så har jeg her udvalgt en række forslag til, hvordan du helt lavpraktisk kan arbejde med at gøre jeres møder, måske ikke decideret bæredygtige, men i hvert fald mindre belastende for klimaet og det omgivende samfund.

Du har godt set, når statsministeren holder pressemøde. Journalister på rad og række – mikrofoner i alle farver og med store mediers logo på siden. Kameraer, lys, blitz. Og omtale. Besked til omverdenen om dette eller hint. Nogle gange holder du måske møder, hvor du synes pressen burde interessere sig for indholdet. Men det er bare som om, at det ikke er helt de samme scener, som når statsministeren stiller sig op. Så hvad gør du så, hvis du vil have fat på pressen? Der er flere muligheder – én er, at blive statsminister. En anden er, at læse denne uges pressetips i MeetingMondays…

Kunden har altid ret Det er dæleme en gammel traver. Men det er ikke desto mindre den mest enkle og korrekte formulering. Og nej. Selvfølgelig betyder det ikke, at vi skal nedværdige os eller på anden måde finde os i at blive tilsvinet af sure kunder. Men det betyder, at vi skal møde den sure kunde med respekt og en vilje til at løse deres problem. Det er langt hen ad vejen ikke væsentligt, om vi synes, der er et problem. Det er jo ikke os, der er kunden…

God matchmaking kan være alfa-omega i dine deltageres oplevelse af mødedeltagelsen som en værdifuld investering. Med det rette match hjælper du dine deltagerne til at udvide netværket og finde præcis de kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv. som i sidste ende gør at tiden og pengene brugt på eventen var det hele værd. Og faktisk behøver det ikke være vildt tidskrævende for dig som mødeplanlægger. Hvis bare du gør dit forarbejde godt. Udover at bruge et registreringsskema til, ja, registrering af dine deltagere, kan du bruge registreringsskemaet som et effektivt første step i matchmakingen af kunder, udstillere, leverandører, sponsorer osv.

Før sommerferien deltog jeg i Planner Days, et møde hvor de sejeste mødeplanlæggere og de sejeste venues samles under samme tag, i to dage – og hvor programmet er proppet med faglige oplæg og sjove oplevelser. Under et oplæg leverede fremtidsforsker Stefan Hyttfors en pointe, som jeg har grublet lidt mere over i løbet af sommerferien. I sin afsluttende key note kastede han blikket på møder – og hvordan de opleves.

Nogensinde siddet der på stolen og klikket lidt med kuglepennen, mens du overvejede, hvad det egentlig er du evaluerer på i alle de skemaer, du sender ud til deltagerne? Jeg tror, der er mange der sidder der ligesom dig. For vi laver mange skuffe-evalueringer i det her land. Og hvis der ikke fra din eller ledelsens side er et ønske om at følge op og forbedre jeres møder, så bare stop med at lave dem. Så er det ligegyldigt hvad deltagerne synes. Men hvis I gerne vil blive bedre, så er her lidt tips til hvad du kan overveje.  

Så er vi på den igen. Efter en dejlig sommerferie. Måske er du lynhurtigt oppe i tempo - møder og arrangementer planlægger jo ikke sig selv. Eller måske har du svært ved at komme op i gear efter ferien. Og drømmer dig tilbage til feriens langsomme trummerum. I så fald har du, højst sandsynligt, haft en hjerne-venlig ferie. Og ferien har haft lige præcis den effekt, som ferier skal have. At komme ned i ferietempo er sundt. Men at komme op igen. Av. Det kan føles som et jetlag af dimensioner. Og selvom feriesæsonen er over de fleste af os, så kender du formentlig én, som ikke har holdt ferie. Som i overhovedet. Din mailboks.

Det er ferietid... lige om lidt. Som mødeplanlægger har du selvfølgelig planlagt ferien ned til mindste detalje. Med tjeklister til det hele. Pakkeliste. Indkøbsliste. Sightseeing-liste. Alt er klargjort, der er tænkt på det hele. Men hvad med nedlukningen af din pind på kontoret? Har du en tjekliste til det? Hvis ikke, kan du måske finde inspiration her.

Skal du i gang med at udarbejde en event app - måske for første gang – så gør du dig sikkert en masse overvejelser. Måske ved du ikke helt, hvor du skal starte og slutte? I denne uges MeetingMondays blogindlæg, har vi valgt at dele en case fra den virkelige verden. I casen kigger vi nærmere på en konkret event app fra en konference, som løb af stablen i efteråret 2016. Vi dykker ned i detaljerne om appen, og ser på appens overordnede formål.

Hvor mange kager kender du? Tænk over det. Hindbærsnitter. Napoleonshat. Jordbærtærte. Wienerbrød. Træstammer. Kaj-kage. Trøfler Fortsæt selv listen. Hvor lang bliver den? Min når hen til 162. Gør din også det? Eller er den længere? 162 forskellige kager. Det er mange kager. Pointen her er ikke, at mødeplanlæggere og eventskabere er glade for kage. Det er der mange der er, også på vores kontor…

På en helt almindelig konference, er der ganske ofte et antal samarbejdspartnere, som, på den ene eller anden måde, gerne vil eksponeres overfor deltagerne. Én af måderne, hvorpå dét kan foregå, er ved at disse samarbejdspartnere opstiller en fysisk stand et synligt sted på konferencen. Det kan tage rigtigt lang tid at håndtere ... men det behøver det ikke.

Derfor sætter vi vores bagdel i klaskhøjde og ser det mest kritiske publikum i øjnene – de knalddygtige mødeplanlæggere, som ved hvordan klaveret skal spille og som analyserer al vores gøren og laden med kritiske og professionelle øjne.

Tilstedeværelsen af (ny) teknologi vil være konstant - så vi kan lige så godt vænne os til den og omfavne de muligheder, teknologien tilbyder. Ganske vist er formen, teknologien antager, foranderlig og flygtig. At følge 100% med er umuligt for de fleste. Man kan hurtigt fortabe sig ud i de mange muligheder. Og dermed miste blik for, hvad der er det væsentlige: nemlig at bruge teknologi til at forbedre oplevelsen mellem mennesker der mødes.

"Normalt tager vores blog MeetingMondays afsæt i vores faglighed. I dét, at arrangere og komponere gode møder, events og oplevelser for vores kunder, gæster eller kolleger. Den her gang er det lidt anderledes… Jeg har nemlig lyst til at fortælle jer, om de verdensmestre, som på vores kontor i Herning, er i gang med den største event, vi har håndteret hidtil.", skriver Søren Juul Baunsgaard, CEO i OrgaNicer.

Udfordringer. De dukker op i tide og utide. Også når du har allermest travlt. Og det er mødeplanlæggerens lod, at være den, der finder en god løsning på udfordringerne. En løsning, der fungerer – og som ikke sprænger budgettet. Sådan som det fx skete for Michael, der er projektleder på Danske Parkdage, der er en stor konference for folk, der arbejder med udvikling og vedligeholdelse af nutidens og fremtidens grønne rum - parker, landskab og natur.

Du har lige sendt regninger ud i forbindelse med en konference, der skal holdes om et par måneder. En klassisk faktureringsopgave. Ingen større udfordringer. Bare lidt småkedeligt og så tog det desværre alt, alt for lang tid. For der var mange deltagere. Og du har rigtig mange andre opgaver på dit bord, du også skal have set på. Men nu er du færdig. Tjek. Done. Videre på to-do-listen, der som sædvanlig er alt for lang. Og fyldt med mere komplicerede opgaver, der kræver lidt mere af dig (og som faktisk også er noget mere spændende). Men så er det, at telefonen ringer... Og det viste sig at fakturering er den type opgave, der bare ikke vil krydses af på en to-do-liste.. Arrrhhhg! What to do?

Facebook er danskernes absolut foretrukne app. Danskerne bruger facebook hele tiden. Både unge og gamle – og dem midt i mellem. Derfor giver det rigtig god mening, at din event er synlig på facebook. Derudover kræver facebook ikke et kæmpe budget. Du kan, med få kneb, få utrolig stor synlighed for meget få (måske endda ingen) penge.

Hvorfor bestiller vi altid den bus? Og hvorfor skal hotel og konferencested altid ligge så tæt på hinanden som muligt? Bliv klogere på hvordan du med fordel kan inddrage naturen, når du skal lave virkelig fede arrangementer.

Forskellen på en simpel tilmelding og en registrering – og forklaring på hvornår, du skal bruge det ene frem for det andet til dit arrangement

Hvad har de store DR-programmer tilfælles med konferencer og events? Hammerslag, Gintberg, Bagedyst og alle de der? Det handler om at finde et godt grundkoncept. Og forny det. Med måde, vel at mærke. Læs mere om hvordan i denne uges blogindlæg.

Det kan være en tidsrøver af en anden verden at besvare de mange mails med spørgsmål, deltagerne ofte har. De ringer eller skriver med spørgsmål om stort og småt. Men der findes en (simpel) måde, der sparer dig for de mange timers arbejde med at besvare mails. Tjek den ud, i denne uges MeetingMondays indlæg.

Hvad skal der til, for at læring rent faktisk bliver en realitet? For at den viden, du gerne vil have frem under din konference, rent faktisk sidder fast i deltagernes hoved?

Der er ikke noget som et stramt budget, der kan spænde ben for at finde det perfekte venue. Og hvis du ikke har uanede økonomiske midler til din rådighed, når du laver events, har vi her 3 (ultravigtige) ting, du skal huske, når du booker venue.

Du ved det godt – og vi ved det godt. Det kræver en kæmpe indsats at arrangere en konference eller en event. En indsats, som skaber en stor forskel for din arbejdsgiver, fordi det betyder, jeres arrangementer lykkes. Men vi ved også, at du og mange andre mødeplanlæggere slet ikke får den ros og den anerkendelse, som I fortjener. Men det betyder ikke nødvendigvis, din chef er et fjols. Ved du hvorfor? Se med her.

De har et dårligt ry. Ugedagenes underdogs. Men hvert år har vi ca. 52 af dem. Det er alligevel mange dage bare sådan at henslæbe lidt og drømme om weekend. Hvis du, eller hele kontoret, savner lidt arbejdsglæde, så har mandagene virkelig potentiale til at levere ny energi. Mandag kommer nemlig fra en ”underskudsposition” og kan brillere som ugens højdepunkt uden den store indsats!

Alt er forandret – og så alligevel ikke... Sidste år meddelte Apple, at de ville ændre den måde de vurderer, godkender og afviser nye apps i App store. Det betyder, at vi, der arrangerer events og benytter os af event apps, skal vænne os til en ny virkelighed. Flere af vores kolleger i mødebranchen har udtrykt bekymring for, om det nu blev helt umuligt at lave event apps. Om Apples nye ændringer virkelig betyder, at det er slut med at lave event apps? Og det betyder det selvfølgelig ikke. Men vores tankesæt omkring event apps er nødt til at ændre sig. Markedet for event apps kan være svært gennemskueligt, hvis man ikke færdes i app-verdenen på daglig basis. Derfor har vi prøvet at forenkle de nye regler, og ridse op, hvad det kommer til at betyde for os, der gerne vil have en event app til vores arrangement. 

Selvom det kræver et godt overblik og en del tid, at koordinere shuttle for dine deltagere, er det alligevel rigtig godt givet ud. Der er nemlig flere åbenlyse fordele ved at du selv har fod på logistikken. Både for dig og dine deltagere. Se hvilke i dette blogindlæg.

Lige på kanten af året, der er gået, havde vores direktør Søren fornøjelsen af at aflægge den store IBTM messe i Barcelona et lynvisit. Hvis nogen er i tvivl, så er mødebranchen i vild udvikling. Mulighederne er enorme – og konkurrencen om dig, der planlægger events og arrangementer, er drønhård! Søren noterede sig tre varme trends på messen, som har givet stof til eftertanke. Dem deler han med dig i dette blogindlæg.

Traditionen tro indleder vi det nye år med at lægge hovedet i blød. Vi giver jer 5 bud på hvilke trends og tendenser, vi ser, kommer til at dominere møde- og eventmarkedet i 2018.

Nu er der kun 6 dage til juleaften… Og jeg tør væde med, du knokler som en gal, for at få styr på alle de løse tråde inden du går på juleferie. For arbejdet med events – møder, konferencer, kurser, messer, kongresser, generalforsamlinger, årsmøder – you name it – holder ikke op, bare fordi det er jul. Tværtimod kræver det ofte, at du arbejder ekstra hårdt op til jul, før du kan tillade dig at holde en lille juleferie. Det er godt gået! Og du fortjener en ekstra pakke under juletræet som tak for din store indsats. Derfor har vi lavet en lille liste med 5 gaveønsker, alle mødeplanlæggere burde få opfyldt til jul. Se listen her.

Seating er et genialt værktøj. GENIALT. Og det er der én altoverskyggende grund til. Netværk. Som med al anden mødedesign, skal det selvfølgelig gennemtænkes og struktureres ordentligt. For ellers kan det nemt falde til jorden. Men når det er gjort rigtigt – så løfter det kvaliteten og deltageroplevelsen betragteligt. Læs mere om hvordan i dette blogindlæg.

Miljø og klima betyder rigtig meget. Særligt for nogle virksomheder og kunder. Fokus på at drive en bæredygtig virksomhed bliver større og større. Og det smitter naturligvis også af på de konferencer og møder, der afholdes rundt omkring i det danske land. Men hvad betyder det for dig, der planlægger events?

Hvorfor overhovedet måle ROI (Return on Investment) på møder og konferencer? Formålet med en ROI-metode er at planlægge møder og events, så de leverer det bedst mulige resultat. Så enkelt er det. Og så vanskeligt er det. For hvad er det bedst mulige resultat? Og hvordan påviser du det overfor dine stakeholders?

Der er én gennemgående misforståelse, som en anseelig del af første-gangs-event-app-ejere bøvler med. Den vil vi gerne dele med dig. For når du ved hvilken fejl, det er, er du allerede kommet et godt stykke på vejen mod din første, succesfulde, event app.

3 metoder du skal se nærmere på, hvis du planlægger events og ikke har et stort markedsføringsbudget.

Selvfølgelig er hovedprogrammet og det faglige indhold det vigtigste. Ellers er der noget riv-rav-ruskende galt med dit arrangement. Men faktisk, er alt det rundt om konferencens faglige indhold også ret vigtigt. Og side events er ingen undtagelse. Læs mere om hvorfor side events er vigtige og få inspiration til hvordan, du kan arbejde med side events til dit næste arrangement.

Involvering i oplevelsen er en forudsætning for læring. Og dermed også for at gøre noget andet i morgen, end jeg gjorde i dag. Er du ikke involveret, er du ikke gearet til at lære og tage imod. Men hvordan sikrer man så optimale rammer for god involvering ved fx en konference?

De findes på dit arbejde, blandt dine venner og ude i resten af verden. De findes sågar i mødebranchen. Se de 3 typer af løgne her.

Det er fedt at være med! Især når der er god stemning, begejstring og inspiration til et arrangement. Vi mødeplanlæggere arbejder på at skabe netop denne stemning. At stå i hjørnet og opleve hvordan det hele går op i en højere enhed. Når mødested, de sociale events, oplægsholdere, netværksaktiviteter, transport osv. bare virker! Meetovation giver os mulighed for at øge chancen for at skabe netop den gode oplevelse. De fleste kender de 5 grundprincipper i Meetovation, men hvordan kan vi i praksis arbejde med dem?

Instagram er et stærkt værktøj, der lader dig fortælle historier til din målgruppe via billeder. Instagram har pt. mere end 1 mio. danske brugere. Det er mange! Derfor er det relevant at overveje, om Instagram er et medie, der vil give markedsføringen af dit arrangement et velkomment boost. Bliv klogere på hvordan i dette blogindlæg.

Har du brug for sparring på, hvordan du bedst griber opgaven an, med at tage godt imod deltagerne til din konference, så læs med. Her kommer nemlig 3 klassiske eksempler på hvad du helst skal styre uden om, hvis du gerne vil give dine deltagere en god start på din konference.

Der var engang, hvor man altid fik en mulepose med hjem fra møderne. Sådan en lidt ubestemmelig, stiv kanvas-sag, som man stolt bar rundt på i årene efter. Så kunne man stå der i bybussen, og se kanvasposer med logoer fra Dansk Sygeplejeråd, 3-Stjernet og den lokale maskinstation. Muleposerne, og det de repræsenterer, er ikke nødvendigvis vejen at gå, hvis du vil sikre dig en plads i deltagernes bevidsthed.

Når vi går til møde, er vi generelt interesserede i 3 ting. Derfor er der nogle emner, du bør tænke over, næste gang du designer et program til fx en konference, en kongres eller en generalforsamling.

Der er nogle helt klassiske fejl, som mange af dine kolleger i branchen begår, når de laver navneskilte til deres deltagere. Fejl, der enten skaber forvirring hos deltagerne, giver mere arbejde til dig, eller giver indtryk af, at du som arrangør ikke har styr på tingene. Se dem her.

Alle os, der laver arrangementer, kurser, konferencer, årsmøder eller hvilen som helst anden form for mødeaktivitet, som en del af vores job, er vant til at have fart over feltet. Der er altid mange bolde i luften og 1000 løse ender, vi skal tage os af. Vi er 100-meter-mestre i at have travlt. Men… husker du at give din hjerne en velfortjent pause ind i mellem?

Er rammen om jeres møder udviklende? Måske endda innovativ? Er I parate til at bryde måden, I plejer at holde møder på? Og har jeres møder den kvalitet, som gør, at de er tiden værd?

En trang til forandring kan godt forenes med stram organisering og administration.

Med årene har vi løbende finjusteret metoder, fundet nye IT-systemer, effektiviseret arbejdsgange, osv. Men én af de små ting, der måske nok virker ubetydelige for dem, der ikke selv har haft fingrene nede i maskinen, men som jeg er MEGET taknemmelig for, at vi har indført, er vores system til håndtering af fakturaer.

Hvem er det egentlig, der beslutter, hvor du er hvornår? Er det dig selv? Er det dine kolleger? Eller er det den der lille pop-up på skærmen – lille eller stor – der fortæller dig, at dit næste møde starter om et kvarter?

At skabe gode, flydende mødeoplevelser handler om at lytte. Og om at se på andre mennesker, at fornemme deres behov og aflure hvordan du, indenfor de rammer du nu engang har, kan opbygge gode oplevelser hver gang. Om at skabe den rigtige rytme i programmet.

Er du én af dem? Som sveder over tilmeldinger og registreringer i et Excel-ark? Så skal du vide, at du langt fra er den eneste. For der er mange (RIGTIG MANGE) andre, som også styrer al tilmelding og dertilhørende korrespondance i Excel og Outlook. Her kommer imidlertid 5 grunde til, at du ikke skal bruge Excel til at styre tilmeldinger og registreringer.

Ofte er det startet helt uskyldigt. Med et arrangement, der skulle planlægges. Folk skulle meldes til. Og så tænkte man (i al sin uskyld) ”Dét laver jeg lige i et Excel-ark” – for så er der jo orden på sagerne...

Kære mødeplanlægger. Har du tænkt over hvor stor magt, du har? De valg, du tager for jeres møde, er i den grad afgørende for, om det bliver en succes. Det er dine beslutninger og din erfaring, som skal gøre deltagerne i stand til at levere det, som I håber på.

3 fejl dine kolleger i mødebranchen begår, når de booker hotelværelser til deres deltagere

De begynder at stå af kl. ca. 13.00… Dine deltagere kan ikke mere. De er begyndt at tjekke deres telefoner. Ikke for mails og sådan. Nej mere opdatering af indkøbssedler, fødselsdagslykønskninger på Facebook til fjerne bekendte, fange Pokemons og lignende. Om lidt begynder de første at gå. Og når den sidste speaker går på kl. 15.30 er der under halvdelen af deltagerne tilbage. Lyder det bekendt?

Engang var kreativitet sådan noget, som var forbeholdt de få. De kreative kræfter var parkeret i udviklingsafdelingen og så var det ellers dér, det nye skulle skabes. ”Kig ud, når I har styr på fremtiden”. Sådan er det heldigvis ikke længere. Eller hvad?…

Vi har gransket branchen for dig og fundet frem til de 5 trends, vi tror bliver toneangivende i 2017.

Er du i tvivl om hvorvidt, du skal have en eventhjemmeside til dit næste arrangement? Her kommer 5 grunde til, at du skal have en eventhjemmeside til dit næste arrangement.

Idag går alt hurtigt. Også nogle gange hurtigere end vi kan følge med. Vi mister forbindelsen til fortiden, er altid på udkig efter det, der venter forude og glemmer måske at nyde øjeblikket.

Vi elsker møder i OrgaNicer! Men kun møder, der giver mening. Du har sikkert også deltaget i mange af dem, der burde have været konverteret til, i bedste fald, en email og i værste fald verbale øretæver til mødearrangør.

Det er naturligvis altid rart at vide, om frokosten var god, om temperaturen var i orden og om deltagerne på dine møder var tilfredse. Men tilfredshed er en ting – effekt en hel anden. Har det virket? Har I nået det, I ville? Går deltagerne hjem og agerer anderledes eller var det bare en hyggelig samling, der kostede en del penge?

Hvis der er noget, jeg elsker, når jeg er til møder, så er det pauserne. Ikke fordi indholdet ikke er godt, men ofte er det i pauserne, at man lige får vendt indholdet med de andre deltagere, får netværket og mødt nogle nye mennesker. For mig er det ofte her, at det hele begynder at give mening.

Du kender dem sikkert. De er super irriterende. De mener noget andet end dig, de har en anderledes humor og de kan bedre lide en helt anden type møder, end dem du foretrækker. Altså: super irriterende.

Møder kan jo have mange former. Et af dem der ofte gøres meget ud af, er kundearrangementer. Jeg bliver tit inviteret til forskellige events som enten direkte eller indirekte gerne vil sælge noget til mig og jeg kommer generelt aldrig! Til gengæld bliver jeg også inviteret til arrangementer og events, hvor jeg får mulighed for at møde interessante mennesker eller opleve et eller andet interessant. Der kommer jeg ofte!