shutterstock_181390730.jpg

De 7 ting, selv professionelle eventarrangører ofte glemmer…

Der ER mange ting at holde styr på, når man planlægger en event. Og derfor er der også en række klassiske fælder, som selv de mest hardcore eventarrangører går i, fra tid til anden.

Og selvom det ikke er en udfordring for lige præcis dig , så tjek listen herunder ud – måske kan den bruges som huskeliste fra tid til anden.


Eventarrangører glemmer…

 

1. At nærlæse det med småt

Og misser derfor de enkelte hotellers regler for afbestilling og reducering af værelser. Og det er en svipser, som kan ende med at koste. Dyrt!
Selvom det kan være uoverskueligt at huske de forskellige tidsfrister (især hvis du jonglerer med mere end ét hotel ad gangen) er det super vigtigt, at du noterer dig disse datoer og agerer i god tid inden fristen løber ud.

2. At afklare budgettet

Og have en plan B, hvis der kommer færre deltagere end beregnet. Ofte er arrangementer nemlig afhængige af et bestemt antal deltagere for at kunne løbe rundt.

3. At booke nok værelser

Ikke fordi eventarrangører ikke kan tælle. Men især ved gruppereserveringer, er der altid nogen, der ikke kan beslutte sig for, om de rent faktisk skal deltage eller ej. Og så kan det være super svært at finde værelser til disse ekstra personer på samme hotel som resten af gruppen. Derfor kan det være en fordel at reservere lidt flere værelser, end du egentligt skal bruge. Vær dog fortsat opmærksom på afbestillingsregler, hvis du ender med ikke at få brug for værelserne.

4. At give deltagerne tid til at tale sammen

Et alt for presset program, hvor pauser bare er noget der skal overstås, kan virkelig give bagslag. Rigtig mange deltagere finder stor gevinst i tid til at netværke. Så hav altid plads i programmet til smalltalk.

5. At indlæg ikke må være for lange

Ligesom for korte og få pauser, er laaange indlæg en sikker måde at miste sine deltagere på. Hvis et indlæg kræver meget tid, så sørg for at indlægge en strække-ben-pause, så deltagerne kan få lidt frisk luft.

6. At komme i god tid – og teste teknikken

Især hvis man selv er med som “vært”. Brug tiden til at orientere dig om hvor toiletter, garderobe, restaurant, grupperum m.m. befinder sig. Husk også at teste teknikken! Der skal ikke mere end én oprydnings-vanvittig medarbejder til at fjerne HDMI kablet fra talerstolen.

7. At sortere navneskilte

Denne her kan virkelig koste dyrt på hvor-professionelle-er-vi-lige-kontoen – især hvis man samtidig har lavet brøleren med ikke at være i god tid. Sorter navneskiltene på forhånd (fx alfabetisk) og læg dem op, så det giver mening for deltagerne. Sørg også for at have ekstra blanke navneskilte med.

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

Tilmelding og Registrering
sådan hjælper OrgaNicer

Tilmelding og Registrering

Sådan hjælper vi dig med at styre tilmelding og registrering til din konference på en nem måde. Og når du lader os hjælpe med registrering og tilmelding, sparer du tid. Meget tid.

Projektledelse
sådan hjælper OrgaNicer

Projektledelse

Brug for nogen, der sørger for styring og planlægning? Vi er med dig hele vejen og hjælper med at sikre, at arrangementet når sine fastsatte mål. Du kan også bare få hjælp i opstartsfasen til at lave din egen projektplan. Det er helt op til dig.