Håndtering af EM Ultimate

OrgaNicer håndterer ikke blot møder og konferencer, men også større events såsom sports-mesterskaber.

Måske du også sidder i en virksomhed, hvor du skal håndtere opgaver af større og mindre størrelsesorden, hvor du til tider finder det udfordrende at have de samme værktøjer til at klare en opgave med 25 deltagere som til en event med 250. Hvis ja, så er der her et par tips til, hvordan du kan benytte dine eksisterende programmer og kompetencer til begge type events.

For et par uger siden samarbejdede vi med European Ultimate Indoor Championships. Der var 44 hold og 16 lande repræsenteret i kampen for at blive Europas bedste hold i Ultimate Frisbee. Det var første gang dette skulle foregå indenfor, og vi fik lov til at sørge for, at de praktiske og logistiske elementer fungerede.

 

Vi stod vi bl.a. for:

  • Indkvartering af teams og officials
  • Tryk af akkrediteringskort
  • Transferkørsel til og fra lufthavnen
  • Shuttle-kørsel

Indkvarteringen blev håndteret via et af vores registreringssystemer, hvor deltagerne selv kunne vælge mellem udvalgte hoteller. Via forbundets (EUCCI) egen side, registrerede holdene deres ankomst og afrejsetider. Ud fra disse oplysninger lavede vi transferlister t/r lufthavnen, og kampprogrammet lagde rammen for selve shuttlekørslen mellem hotellerne og venue.

Normalt når der afholdes store mesterskaber, har forbundene egne akkrediteringssystemer, hvorfra der også printes adgangskort m.m. Dette har EUCCI ikke, da Ultimate stadig er en forholdsvis lille sportsgren, hvorfor arrangørerne lod os håndtere denne opgave. Vi tog udgangspunkt i de navneskilte, som vi ofte leverer til møder og konferencer. Derudover fik vi specialtrykt keyhangers med turneringslogo.

 

Sommetider handler det om at benytte de faglige kompetencer og softwareløsninger, du har til rådighed for at nå i mål med eventen. Ofte er de faglige løsninger i bund og grund de samme, der bare skal benyttes med overvejelser omkring den varierende størrelsesorden. Så grib du bare frisbeen, hvis den lander til en større event – du skal nok klare den 🙂

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

 

Tilmelding og Registrering
sådan hjælper OrgaNicer

Tilmelding og Registrering

Sådan hjælper vi dig med at styre tilmelding og registrering til din konference på en nem måde. Og når du lader os hjælpe med registrering og tilmelding, sparer du tid. Meget tid.

Fakturering
sådan hjælper OrgaNicer

Fakturering

Det burde være simpelt, men der er altid udfordringer, når man skal indkræve betaling for deltagelse på et arrangement. Selvom det forekommer, er det sjældent fordi dine deltagere ikke vil betale. De glemmer det bare, eller har indbetalt forkert, eller …

Hotelhåndtering
sådan hjælper OrgaNicer

Hotelhåndtering

Det kan være uoverskueligt med de mange opgaver forbundet med at arrangere overnatning til dine deltagere. Og en dyr affære, hvis du misser hotellets deadlines. Vores bookingeksperter er nemlig 100-meter-mestre i hotelhåndtering - og de hjælper dig gerne.