• OrgaNicer
  • Quickguide – sådan bruger du mødets lokation som huskekage

Quickguide – sådan bruger du mødets lokation som huskekage

Planlægning af forretningsmøder er ofte en meget praktisk affære. Hvor det skal foregå, er en hurtig beslutning – for det er jo indholdet, der er det vigtige! Men når du planlægger dit forretningsmøde, er stedet omkring mødet dog ikke helt ligegyldigt.

Af Jeanne Harboe

I denne artikel ser OrgaNicer nærmere på hvordan du kan bruge stedets potentiale til at gøre mødet til en oplevelse, der kan huskes og som understøtter mødets formål, og som i sidste ende giver en højere ROI for mødets deltagere.

Hvad er formålet med dit møde?

Når du planlægger et møde, er formålet det første, du skal gøre dig klart. Formålet skal understøttes i alle de beslutninger, du tager i løbet af planlægningen, da det kan afgøre mødets succes. Mødets beliggenhed er et af de områder, hvor formålet kan bruges aktivt til at løfte mødeformen.

Hvordan indtager mennesker viden?

Alle mennesker lærer bedst på forskellige måder [1]. Mennesket sanser, erfarer, oplever og fortolker steder og information igennem kroppen i bevægelse[2]. Det vil sige, at når et menneske bevæger sig på et sted, indtager kroppen stedet igennem lugt, smag, berøring, hørelse og syn.

For at den information, der overleveres på mødet, kan føres fra deltagernes korttidshukommelse til langtidshukommelsen, kræver det opmærksomhed, sammenhæng og gentagelse.[3] Her kan sammenhæng mellem sted og formål medvirke til, at deltagerne husker og lærer bedre. Lugtesansen er fx en af de hurtigste indgange til hukommelsen, og ved at bringe denne og andre sanser i spil, bliver læringen derved nemmere at indtage og optage.[4]

Hvordan opfatter mennesker steder?

Menneskers personlige følelser og erfaringsgrundlag er et vigtigt element i dannelsen af et steds følelse. Opfattelsen af et sted bliver skabt af individet eller i sociale grupper ud fra nærværende situation og det følelsesmæssige behov, de har.[5] Mennesker opfatter verden i forhold til dem selv, og eksempelvist en trappe kan derfor blive opfattet som enten en forhindring eller en trappe ud fra det enkelte menneskes eget kropslige sansebillede[6].

De fysiske rammer er præget af historie, tradition, symbolske værdier, idealer osv.[7] Sammenholdt med sansernes input giver dette en gensidig påvirkning steder og mennesker imellem. I og med at menneskers sanser påvirker hukommelsen, er stedet derfor med til at påvirke den måde, et mødes budskab bliver opfattet.[8]

Hvad kan jeg bruge denne viden til, når jeg vælger mødelokation?

Som arrangør kan du undersøge og justere de associationer, som et sted giver og derigennem skabe de optimale rammer for mødet og den oplevelse, du vil give deltagerne.

Hvis der ikke er sammenhæng mellem den fysiske og sansemæssige oplevelse og den information, som deltagerne skal modtage, bliver den måske fejlmodtaget og dermed ikke optaget i langtidshukommelsen.

Integrerer du derimod læringen på mødet ind i selve den fysiske oplevelse omkring rummet og stedet, bliver læringen i meget højere grad indlagt i hukommelsen på deltagerne. Netop fordi læring, for mange mennesker, nemmere indlæres, hvis flere af sanserne er sat i spil. Den enkelte mødedeltagers ROI er altså ikke kun påvirket af mødets indhold, men er også influeret af mødets omgivelser.

Kreativt møde eller fokus på beslutninger?

Skal du afholde et kreativt planlægningsmøde, kan omgivelserne hjælpe med at stimulere kreativiteten og en gåtur i området kan eksempelvis give inspiration til nye idéer. Omvendt, skal du afholde et møde, hvor der skal træffes hurtige beslutninger, kan det være, at mødets omgivelser skal nedtones for stimuli. Et fysisk rum, der er for distraherende, fordi det afviger fra dit generelle budskab, kan forhindre dine deltagere i at optage læringen eller fuldføre en opgave. Hvis du afholder et møde, en konference eller et seminar, hvor tilegnelse af ny viden, idéudvikling eller lignende er formålet, er du netop interesseret i, at deltagerne kan huske, hvad de har lært samt at mødet foregår under de bedste omstændigheder. Så hvorfor ikke bruge alle de virkemidler, du har?

Planlægger du dit møde omkring kreativ konceptudvikling, men afholder det i et lokale uden stimuli, bliver deltagernes sanser ikke sat i spil og kan dermed ikke bidrage positivt til at understøtte kreativiteten.

Hvis du i stedet indlægger betydning fra området i dit møde, skabes en helt anden sammenhæng og kreativ stimuli i mødet. På ethvert sted er der et helt specielt liv, et individuelt særpræg og en følelse, der kan være med til at skabe et meget stærkere indtryk af selve mødeoplevelsen.

Hvor kan du læse mere

Hvis du er interesseret i at læse mere om hvordan de fysiske omgivelser kan påvirke udbyttet og intensisteten af en oplevelse, kan vi anbefale læsning af:

  • Michael Haldrup: ”Materialitet og praksis i skabelsen af oplevelsesrum”
  • Jonas Frykman og Niels Gilje: “Being there”
  • Howard Gardner: “Frames of Mind: The Theory of Multiple Intelligences”
  • Marshall McLuhan ”the medium is the message”
  • Karen E. Till: ”Hauntings, Memory, Place”
  • Thomas Szulevicz og Klaus Nielsen: ”Den topografiske vending og læring i praksis”

 

Kildehenvisninger

[1] Howard Gardner

[2] Michael Haldrup

[3] http://www.dr.dk/DR2/VidenOm/Temaer/Hjernen/20070131170657.htm

[4] http://www.dr.dk/DR2/VidenOm/Temaer/Hjernen/20070206154525.htm

[5] Jonas Frykman og Niels Gilje: “Being there”

[6] Thomas Szulevicz og Klaus Nielsen

[7] Thomas Szulevicz og Klaus Nielsen

[8] Karen E. Till

Skal vi hjælpe dig til dit næste arrangement?

JA TAK! – Kontakt mig

Skal vi kontakte dig?


Indtast dine oplysninger herunder – så kontakter vi dig hurtigst muligt!