Livet er for kort til lange møder

Kender du det. Det ene supereffektive møde afløser det andet. Alle deltagere kommer til tiden, topforberedte med papir og pen og slukkede mobiltelefoner. Det hele kører på skinner, en opdateret handlingsplan er hurtigt på plads. Og mødet slutter ti minutter før planlagt.

 

Nå, ikke.

 

Hvad så med. En række af endeløse og ineffektive møder. Masser af afstikkere undervejs. Small-talk om YouTube-klip, kageopskrifter eller koordinering af helt andre opgaver, som gør det umuligt at skrive referat og holde tidsplanen.

 

Få en god mødekultur

Nogle gange kan det være nødvendigt at tage en afstikker.

Men møder kan også blive for tidslugende. Med sideløbende telefontjek, manglende dagsorden, side-track-samtaler og jeg skal komme efter dig.

Godt som næste flok skal overtage mødelokalet, har man – langt om længe –  snakket sig frem til essensen af mødet.

SÅ.

Hvordan kan du hjælpe til at konstruere møder, som forløber så effektivt som overhovedet muligt? Og som bidrager til en god mødekultur.

 

Mødeindkaldelsen

Hvis du er ansvarlig for at indkalde til mødet, så kan du starte her. Simpelthen ved at skrive en klasse mødeindkaldelse. Og sørge for at sende den ud i god tid

 

Formål. Start med at motivere deltagerne. Hvorfor skal mødet afholdes? Hvilke punkter skal drøftes? Hvad skal der tages beslutning om? Og hvad skal deltagerne selv gøre inden og under mødet?

 

Punkter. List mødets emner et efter et – og start altid med det vigtige først. Formulér en dækkende overskrift for hvert dagsordenpunkt. Sæt gerne varighed på, så tiden ikke skrider. Og udnævn en ansvarlig for hvert emne.

 

Forventning. Sæt tid af til at gennemgå dagsordenen. Så er der mulighed for at forventningsafstemme inden mødet starter for alvor.

 

Deltagere. Sørg for at invitere de rigtige mennesker, så du ikke spilder nogens tid.

 

Referat. Få referentrollen på plads allerede inden mødet – så går der nemlig ikke tid med det.

 

Praktik. Inkluder – selvfølgelig – dato, tid, sted og andre praktiske oplysninger.

Når jeg afholder workshops eller møder, så starter jeg ofte mødet med at foreslå, at vi laver et par spilleregler. Så melder folk sig, sjovt nok, hurtigt på banen med idéer som ”mobiltelefoner på lydløs”, ”ingen afbrydelser” osv. Det fungerer nærmest som en skriftlig kontrakt, som deltagerne selv har givet input til.

Hos OrgaNicer har vi samlet nogle konkrete mødefifs i en infografik.  Du kan se den lige her.

 

De bedste hilsner

Annette Bang Nielsen

Bookingchef i OrgaNicer