Matchmaking starter i registreringsskemaet
God matchmaking kan være alfa-omega i dine deltageres oplevelse af at mødedeltagelsen er en værdifuld investering. Med god matchmaking, hjælper du dine deltagerne til at udvide netværket, og finde præcis de kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv. som i sidste ende gør at tiden og pengene brugt på eventen var det hele værd.
Og faktisk behøver det ikke være vildt tidskrævende for dig som mødeplanlægger. Hvis bare du gør dit forarbejde godt.
Udover at bruge et registreringsskema til, ja, registrering af dine deltagere, kan du bruge registreringsskemaet som et effektivt første step i matchmakingen af kunder, udstillere, leverandører, sponsorer osv.
Få informationEN
Når du designer dit registreringsskema, skal du allerførst sikre dig, at du får præcis den information fra dine deltagere, som du skal bruge.
Start med at se på dine deltageres behov.
Stil dem så forskellige spørgsmål om interesseområder, produktudvalg, demografi, geografi osv.
Er dine deltagere på udkig efter helt specifikke services eller produkter?
Og hvordan ser den ideelle kunde ud i dine udstillerne og sponsorers øjne?
Jo bedre du kan få dine deltagere til at udpensle deres interessekriterier, jo bedre kan du, bagefter, matche dem.
Brug informationen
Svarene fra registreringsskemaet bruger du, i bedste Kirsten Giftekniv stil, til at matche dine forskellige deltagere, når du laver seating plan, tildeler hotel, inddeler workshopgrupper osv. osv.
God matchmaking handler ikke kun om at parre mulige forretnings- og samarbejdsforbindelser, men hjælper også til at snakken (og evt. sparringen) glider bedre og at deltagerne hygger sig undervejs. Når man har noget tilfælles, falder man som regel hurtigere i snak.
A match made in heaven
Når dine matchmaking efforts i registreringsdelen er klaret, kan du bagefter hjælpe deltagerene med deres forarbejde til ”a match made in heaven”.
Giv dem mulighed for at researche lidt på de andre deltagere – både før, under, og efter eventen via en tilgængelig og fyldestgørende deltagerliste (husk lige at spørge om lov først). Ofte har deltagerne meget bedre tid inden arrangementet – og er også tit nysgerrige for at finde ud af hvem de kan møde.
På samme måde kan en mulighed for messaging mellem dine deltagere, fx gennem en event app, bruges som et værktøj til at lette dine deltageres mulighed for at kontakte hinanden på en meget mindre tidskrævende måde end at finde hoved og hale i stakken af visitkort.
Husk endelig at lade beskederne i fx en event app være tilgængelige længe efter eventen.
Såeh. Når du har styr på dit benarbejde omkring matchmaking, så er der meget større sandsynlighed for, at det krudt du lægger i at planlægge de gode rammer for selve eventen, bærer frugt.
En vellykket møde, som giver dine deltagere værdi – sådan rent ROI wise – giver lyst til at deltage en anden gang – og fortælle om oplevelsen til andre. Det er ren win win.
De bedste hilsner,
Annette Bang Nielsen
Bookingchef i OrgaNicer
