Når evaluering er ligegyldigt
Nogensinde siddet der på stolen og klikket lidt med kuglepennen, mens du overvejede, hvad det egentlig er du evaluerer på i alle de skemaer, du sender ud til deltagerne?
Jeg tror, der er mange der sidder der ligesom dig. For vi laver mange skuffe-evalueringer i det her land. Og hvis der ikke fra din eller ledelsens side er et ønske om at følge op og forbedre jeres møder, så bare stop med at lave dem. Så er det ligegyldigt hvad deltagerne synes.
Men hvis I gerne vil blive bedre, så er der en masse du bør overveje.
Simpel evaluering
Ved simpel evaluering spørger du ind til deltagernes tilfredshed med undervisningen, forplejningen osv.
Forskningen viser, at tilfredse deltagere lærer mere og læring er første skridt i retning af at få deltagerne til at gøre noget andet end de gjorde før. Og det er sædvanligvis formålet med alle møder. At informere andre, så de kan gøre noget andet i morgen end de gjorde i går.
Udvidet evaluering
Har du brug for at blive klogere på om I afholder og organiserer møder på den mest hensigtsmæssige måde, så er det den udvidede version der skal til.
Inddel mødet i mindre dele. Fx mødekoncept, deltagerrelationer, mødets interessenter og mødets praktik og finasiering. Formuler så spørgsmål til udvalgte eller alle dele.
Mødekoncept
- Formål – Hvordan oplevede deltagerne formålet med mødet og synes de at mødet leverede ift. formålet
- Udbytte – Fik vi produceret det vi skulle under mødet fx en ny strategi.
- Fysiske rammer og set-up – Hvordan vurderer deltagerne kvaliteten og relevansen af sted og rammer og blev stedet en aktiv del af mødet?
- ROI – Vurderer deltagerne at deres investerede tid matcher med mødets kvalitet og output.
Og videre derudaf… (husk desuden at supplere deltagernes vurderinger med underviserens/oplægsholderens og dine og chefernes).
Deltagerrelationer
- Netværk – Vurderer deltagerne at de havde mulighed for at udvide og pleje deres netværk ifm. mødet.
- Kommunikation – Oplevede deltagerne den forudgående kommunikation inden mødet som hensigtsmæssig og fyldestgørende.
- Sociale aktiviteter – Hvordan oplevede deltagerne muligheden for at pleje social omgang med de andre deltagere.
Mødets interessenter
- Ejere/bestyrelse – Vurderer ledelsen at de var tilstrækkeligt informerede under forløbet (på langt sigt: hvordan oplever de at investeringen modsvarer resultaterne)
- Samarbejdspartnere – Hvordan vurderer dine samarbejdspartnere kvaliteten af deres eksponering.
- Undervisere/oplægsholdere – Hvordan oplevede de forløbet.
Mødets praktik og finansiering
Her kan du spørge ind til emner som IT-systemer, faciliteter, registrering og eventuel pris.
Og så skal du huske selv at holde det op mod det praktiske i hele projektledelsen af mødet. Fx når budgettet lægges, og der skal laves finansiering og fundraising.
Som supplement kan du, efter endt arrangement, indkalde nogle af deltagerne til en workshop. Her kan du fremlægge resultaterne fra de online evalueringer, så I kan drøfte svarene og hvad der kan forbedres til næste gang.
Uanset hvad du gerne vil have dine deltagere til at evaluere på, så er det vigtigste, når du skal designe din evalueringsproces, at du holder dig for øje hvad du præcist ønsker at få svar på. Evalueringer skal have mål og mening.
Så – før du starter din evaluering, så skriv det eller de mål op du har med evalueringen. Og når du så har lavet skemaet, planlagt workshoppen osv. så sammenlign igen – passer de sammen? Får du svar på det, du ønsker? Ellers er det tilbage til tegnebrættet.
Giv input til et smart system
Her i OrgaNicer glæder vi os over, at vi har en del gode venner. En af dem er Stefan. Stefan har lavet et smart system til evaluering. Lige nu er det mest målrettet efterskoler. Det vil han gerne lave om, fordi han tror, at mange andre kunne have glæde af et enkelt system, som besvarer komplekse spørgsmål.
Vi håber, at du har lyst til at hjælpe Stefan. Han er ved at udvikle platformen, så hvis dit nuværende evalueringssystem mangler en bestemt funktion, så skriv til Stefan og giv dit input (stefan@smartevaluering.dk). Forhåbentligt får du så mulighed for at bruge systemet i jeres evalueringsarbejde!
På forhånd tak for hjælpen:)
De bedste hilsner,
Stine Nybo
Projektchef i OrgaNicer
