Registrer deltagere med bare ét klik…
Lyder det for godt til at være sandt? Det er det også…
Her hos OrgaNicer har vi for længe siden fravalgt det ’klassiske’ excel-ark til registrering af deltagere. Det kan være okay at benytte til mindre og ukomplicerede møder, men laver du arrangementer med mange deltagere, er Excel som ”tilmeldings- og registreringssystem” en tidsrøver af en anden verden. Du kan læse 5 grunde til, hvorfor vi ikke mener Excel skal benyttes til tilmelding og registrering her.
Valg af registreringssystem
Nu til dags er der mange muligheder for automatisering og nedbringelse af manuelt arbejde gennem diverse it-systemer. Det gælder (heldigvis) også for registreringssystemer. Fedt nok, tænker du nok. Det kræver bare, at du som mødeplanlægger, holder tungen lige i munden allerede inden du begynder at undersøge hvilke systemer, der er på markedet. Automatiseringen stiller nemlig øgede krav til din evne til at gennemtænke og identificere din virksomheds specifikke behov i forhold til registrering fordi de forskellige registreringssystemer på markedet, har hver deres forskellige features og fordele. Har du fx behov for at systemet kan håndtere brugerbetaling, valg af sideevents, booking af hotel, matchmaking m.m., så vil jeg klart anbefale at du leder efter et registreringssystem, som kan opfylde netop de behov, i stedet for et mere allround registreringssystem.
Hos OrgaNicer har vi valgt at benytte et stort amerikansk registreringssystem, for at kunne håndtere så mange forskellige events og imødekomme så mange forskellige slags kunder, som muligt. En af fordelene ved systemet er, at vi kan sætte det op til automatisk at sende tilmeldingsbekræftelser, betalingsrykkere og individuelle programmer ud til deltagerne, og derved spare en masse tid. Det kan også opsættes automatisk matchmaking, seating og mulighed for mødebooking mellem deltagerne og eventuelle udstillere.
Jeg vil ikke altid anbefale at man som mødeplanlægger farer ud og investerer i et så stort registreringssystem – så risikerer man at skyde gråspurve med kanoner. I bund og grund handler det om at finde ud af, hvad din virksomheds behov er og hvilke af disse der er vigtigst. For det er ikke altid sikkert, at de mindre registreringssystemer kan opfylde alle behov.
Vil du gerne høre mere om, hvordan vi hos OrgaNicer kan lette arbejdsbyrden omkring dine events og møder ved hjælp af vores registreringssystem, så er du selvfølgelig mere end velkommen til at give mig et kald.
De bedste hilsner,
Annette Bang Nielsen
Bookingchef i OrgaNicer
