Sådan vælger du den perfekte dato til dit arrangement

Har du nogensinde koordineret et familiearrangement for din familie ud i syvende led?

Hvis man ikke har dem i forvejen, de grå hår, så kommer de! Der er nemlig et væld af hensyn at tage, når det kommer til at finde en dato, hvor alle kan.
Sommerferier, studentergilder, forretningsrejser, lejrskoler og din mors moster Jyttes planlagte knæoperation. Det er skruen uden ende.

Forestil dig så, at du skal finde den perfekte dato (som passer flest muligt) til et erhvervsrettet arrangement – men med 20 landes forskellige helligdage at tage med i ligningen!

Medminde du har Mission Impossible evner, som en anden Tom Cruise, så nærmer vi os mødeplanlæggerens hade-task nummer 1. Især hvis arrangementet, udover at have deltagere fra mange forskellige lande, også har mange andre sæsonmæssige hensyn at tage.

 

For at hjælpe dig lidt på vej, har vi samlet en liste med 9 gode råd, når det kommer til at finde den perfekte dato: 

  1. Marts, maj, september, oktober og november er højsæsonmånederne for konferenceafholdelse – overvej om det giver mening at styre udenom disse måneder.

  2. Tag hensyn til helligdage (også de udenlandske, hvis du forventer internationale gæster). Og ikke kun selve helligdagene, men også dagene op til og efter, hvor mange planlægger fridage.

  3. Hav skoleferierne in mente. Der er masser af forskelle fra land til land, og endda forskelle på nationalt plan mellem regioner.

  4. Ugedagen er vigtig. Mandag er aldrig rigtig god, for her vil folk gerne omkring kontoret og have ryddet indbakken inden de drager på konference. Det samme er tilfældet for folk, der kommer langvejs fra (transportmulighederne kan være ringere på en søndag). Fredag er også svær, for man kan risikere at folk går mentalt på weekend omkring middagstid – ja, nogle allerede torsdag aften…

  5. Vær opmærksom på om andre konferencer/messer kan “forstyrre” dit arrangement. Hvis dine deltagere lige har været afsted på en anden konference, så kommer de næppe til din også. Så sørg for at der er lidt luft både før og efter arrangementer henvendt til samme målgruppe.

  6. Tjek hotelkapaciteten på den givne dato – hvis dit arrangement kræver overnatning? Undersøg ”lokationens” kalender for andre arrangementer.

  7. Vinter- eller sommerarrangement? Hvis du satser på udendørsaktiviteter, så kan Danmarks våde efterår virkelig være en nitte.

  8. Tjek vigtige nøglepersoners kalendere. Her tænker jeg på keynote speakers, konferencier osv. I hvert fald, hvis disse er afgørende for dit arrangement.

  9. Det samme gælder naturligvis venue, hvis arrangementet SKAL afholdes på et bestemt sted.

     

Og hvis du ikke rammer hovedet på sømmet, sådan rent dato-wise. Så husk at få dato-input fra dine deltagere i arrangementets evaluering. Så bliver det hele nemlig meget nemmere – næste gang.

 

God fornøjelse!

 

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

 

 

 

 

 

Projektledelse
sådan hjælper OrgaNicer

Projektledelse

Brug for nogen, der sørger for styring og planlægning? Vi er med dig hele vejen og hjælper med at sikre, at arrangementet når sine fastsatte mål. Du kan også bare få hjælp i opstartsfasen til at lave din egen projektplan. Det er helt op til dig.