Japanese-business-710x235.jpg

Udenlandske mødedeltagere kommer ALTID for sent

Hvis du har det sådan – så er det (nok) din egen skyld. Når du arrangerer møder, som involverer mennesker fra mange forskellige lande, så er det en rigtig god idé at have styr på kulturelle forskelligheder. Det kan du læse meget mere om i dette blogindlæg. Og mind you. Nedenstående er baseret på egne erfaringer, så der er måske en generalisering eller to.

 

Lav en flydende start. I Skandinavien møder man som udgangspunkt til den inviterede tid, måske endda lidt før. Andet opfattes ubehøvlet. Mens tid i lande – fx i det sydlige Europa og Amerika – er en mere fluffy størrelse. Det kan du heldigvis planlægge dig ud af. Fx ved at have lidt fyldstof i mødets begyndelse, så alle mødedeltagere er tilstede til den rigtige start.

Vælg venue med omtanke. Hvis der kommer udenlandske gæster, som flyver ind, er det ofte smartere at afholde arrangementet tæt på en storby eller lufthavn end i et sommerhus i Nordthy.
Det samme gælder for programmet. Start ikke alt for tidligt, hvis der er gæster, som ankommer enten sent dagen før, eller tidligt samme dag. Og på samme måde, når de skal retur.

Vær ude i god tid. Især, hvis du ønsker at have gæster med fra lande, hvor der skal ansøges om visum. I nogle lande er visumprocessen meget langsommelig. Husk også, at ved visumansøgning kræver det ofte en officiel invitation til arrangementet – samt evt. hotelbekræftelse m.m.

Fordeling af hotel.  Hvis du står for hotelfordelingen, er det godt at tage hensyn til særlige præferencer og ønsker fra de udenlandske mødedeltagere. Fx vil asiater især nyde at have badekar på værelset – og amerikanere vil gerne have store senge.

Find vej. Det kan være svært at finde rundt, når man er i en ny by. Har de udenlandske mødedeltagere brug for hjælp til at booke flybilletter, lejebil, indkvartering o.l.? Skal de informeres om hvilken lufthavn de kommer til? Og hvad de derefter skal gøre for at finde frem? Hvad med seværdigheder og attraktioner uden for mødet?

Tal sproget.  Overvej om der er brug for tolke under arrangementet. Sørg for at al kommunikation findes på engelsk – både på hjemmeside, i tryksager, event-apps osv.

Lav mad til alle. Sørg for at mødedeltagerne har mulighed for at indgive kostønsker. Både i forhold til allergier, men også i forhold til religion.

Tag passende tøj på. Udenlandske mødedeltagere er ofte klædt pænt på, mens danskere er mere casual klædt. Husk desuden at informere dine udenlandske gæster om, at det kan være koldt i Danmark. Jeg har før oplevet messedeltagere (mest fra Mellemøsten og Afrika), som kom til Danmark i november måned iklædt tynde vindjakker… :-/

Giv hånd eller kindkys? Mennesker fra især asiatiske lande, er noget mere formelle i deres kommunikationsform end vi danskere er vant til – og titulerer ofte hinanden som Mr/Mrs og Sir/Madam. På samme måde, giver langt fra alle kulturer hånd som hilsen. Asiater starter med at bukke og udveksler herefter visitkort.

 

Sidst men ikke mindst. Man skal ikke være “bange” for at invitere internationale gæster fordi det kan give lidt ekstra arbejde. Danmark hitter i udlandet. Hygge er in og derfor vil mange udenlandske gæster gerne opleve de danske “traditioner”.

Vil du vide mere eller har du brug for hjælp? Så tjek vores praktik og logistik ud lige her.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig

 

Tilmelding og Registrering
sådan hjælper OrgaNicer

Tilmelding og Registrering

Sådan hjælper vi dig med at styre tilmelding og registrering til din konference på en nem måde. Og når du lader os hjælpe med registrering og tilmelding, sparer du tid. Meget tid.

Hotelhåndtering
sådan hjælper OrgaNicer

Hotelhåndtering

Det kan være uoverskueligt med de mange opgaver forbundet med at arrangere overnatning til dine deltagere. Og en dyr affære, hvis du misser hotellets deadlines. Vores bookingeksperter er nemlig 100-meter-mestre i hotelhåndtering – og de hjælper dig gerne.