shutterstock_130105307.jpg

Værsgo – her får du opskriften på den perfekte onsite-service

Dagen er kommet.

Din konference åbner dørene lige om lidt.

Deltagerne er på trapperne.

Og du står klar til at tage imod, byde velkommen og udlevere navneskilte. Du har selvfølgelig tænkt alle mulige situationer igennem. For du ved, at en on-site-service der kører på skinner, er med til at give deltagerne en oplevelse af et topsmurt arrangement. Og det nytter ikke noget, at man står og fifler med navneskilte og HDMI kabler, når deltagerne melder deres ankomst.

Men hvis du ikke har så meget erfaring udi onsite-service, så læs med her. Bagefter ved du, hvad du skal have styr på og har brug for, når du gerne vil give dine deltagere en god start på din konference.

  • Parkeringstilladdelser: Hav dem klar, som det første (hvis relevant for stedet). Ligeledes information om parkeringssteder og -regler.
  • Udlevering af navneskilte: Sortér altid de trykte navneskilte hjemmefra, fx alfabetisk. Så kan du hurtigt hjælpe deltagerne med at få det rigtige navneskilt på. Hav også ekstra med, hvis der er pludselige ændringer. Husk også at beregne tid til at lægge navneskiltene klar (det kan godt tage lidt tid).
  • Tilmeldingen i overblik: Hav lister, enten online eller på tryk, så du lynhurtigt kan svare på de mest gængse spørgsmål fra deltagerne. Hvilket hotel var det jeg skulle på bo? Hvilken workshop har jeg tilmeldt mig? Og hav mulighed for at registrere ændringer til tilmeldingen – fx i forbindelse med særlige kostbehov eller tilmeldinger til sideevents, udflugter osv. I den forbindelse er det også smart at kunne modtage betalinger.
  • Program: Hav altid ekstra programmer klar.  Eller vær som minimum klar til at vise dine deltagere, hvordan de finder det på din event-hjemmeside eller i din event app. Du skal også være klar til at vejlede om hvordan appen virker og downloades.
  • Wifi adgang: I samme ombæring har dine deltagere naturligvis behov for at vide, hvordan de kommer på wifi.
  • Busplaner, by- og venuekort: Orientér dig om området på forhånd, og hav styr på praktik som: Hvor går tog og bus fra? Og hvordan finder man frem til diverse. Både på venue og i det omkringliggende område eller by.
  • Printer: Hvis du ikke ligefrem slæber din egen printer med, så sørg for kunne koble på en printer på venue, hvis en deltager får brug for assistance med print af et boarding card eller lignende.
  • Survival-kit: Afhængig at typen af venue og afstanden til fornødenheder, så hav gerne et kit af tape, kuglepenne, plaster og panodil med. Kittet kan, af og til, redde dagen for en af dine deltagere – eller dig selv.

Og hvis du skulle få brug for mere assistance eller sparring, så ringer du bare til OrgaNicer.

De bedste hilsner,

Tina Biel

Projektleder i OrgaNicer

 


Ps. Kunne du lide dette blogindlæg?

Få mere som dette = viden, værktøjer, trends og tips til dit arbejde med at planlægge og designe møder og events. Alt sammen (plus super gode tilbud) sendt direkte til din indbakke hver mandag.

Ja tak – send guldkornene direkte til mig